公文写作常见问题和易犯错误汇总
本帖最后由 老秘书 于 2011-9-29 21:48 编辑一、常见错误
1、发文机关名称与落款名称不一致。
例：公文标题是：中共××镇委员会关于先进性教育活动转入第三阶段的请示
正文后的落款是： ××镇先进性教育活动办公室
2010年9月9日
2、附件放在公文尾条后。
公文尾条包括主题词、印发机关名称、印发时间及份数等，应放在印制公文最后一页的尾部。附件应在公文尾条之前。
3、请示等上行文中，公文尾条中标注“2010年9月9日印发”。
因为是上行文，所以应标注“2010年9月9日印”而不是“印发”
4、□□妥否，请批复 后没有标点符号。
应为：□□妥否，请批复。 （特此请示。特此报告。同）
5、《中共房山区委组织部关于印发〈××××意见〉的通知》。
应直接以意见形式印发。其为党委系统法定公文，可直接印发。党委系统法定公文共有十四种：决议、决定、指示、意见、通报、公报、通知、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。
二、常用规范性要求
1、附件在正文之后（一般是正文后空一行）、发文机关署名之前标注。正确的标注方法是：
□□附1：《中共北京市房山区委办公室关于印发〈房山区党委系统公文格式规范化标准〉的通知》
附2：《中共北京市房山区委办公室关于房山区党委系统公文处理工作的规定》
几点注意的问题：
（1）“附”字前空两格
（2）只有一个附件时，用单字“附：”就可以了
（3）附件名称后没有标点
（4）附件名称一行放不下时，第二行与上一行名称头对齐
★附件页样式：附件首页左上角标明“附件：”（多个附件应按顺序标明“附件×:”）,空一行为附件标题，再空一行为附件内容。附件标题前后必须相一致。
2、要求反馈或有其他相关事项的公文应标注联系人和联系电话，标注位置在发文机关署名和时间后。
例： 中共北京市房山区委组织部
2010年9月9日
□□联系 人：李 海 燕
□□联系电话：89350306
3、正式公文不能省略主题词、发文单位。
4、结构层次序数：第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。
5、字号要求。发文字号用四号仿宋。文件标题用二号标宋（即：宋体加粗）。正文用三号字，其中，标题用黑体，二层标题用楷体，其他用仿宋。“附件：”用三号黑体，附件标题用二号标宋，附件内容与正文要求相同。“主题词”用三号黑体，主题词内容字体用三号标宋。印发机关名称和日期用四号仿宋。份数用五号宋体。页码用五号宋体。
6、落款日期用阿拉伯数字，并与单位署名错开，（署名与行尾空四个字，日期空两个）公章压日期。如有多个单位落款，应对齐。
例： 中共房山区委组织部□□□□
房 山 区 民 政 局 □□□□
2010年9月9日□□
7、公文中所提到的单位一律用全称或规范化简称。
8、正文中引用其它文件应加括号注明原文字号。如后面再次出现，可标明“以下简称××” 字样。
9、决定、意见、规定在标题下应加发文日期。例：
中共北京市房山区委组织部
关于表彰××××××××××的决定
（2005年9月9日）
10、上行文应有签发人。版头如下：
中 共北 京 市 房 山 区 委 组 织 部（请示）
□发文字号 签发人：×××□
★
如无签发人，发文字号居中。
11、转发其他单位的文件，应去掉原文版头及尾条。
12、印发和转发文件，附件标注可省略。
13、应以党委（组）名义向上级党委行文。不能向领导个人行文。
14、文件标题尽量不用标点符号（书名号除外）。正文中的标题，单独一段，不用标点符号。
15、主题词不能随意标引，查阅《公文主题词表》，自由标引词后要加▲，并控制在2个以内。
公文写作常见错误16种
一、行文中的常见错误
1、滥发文件。主要表现：（1）所发公文属可发可不发之列；（2）所发公文只是照抄照转上级的公文（翻印即可，不必转发）；（3）所发公文内容空洞，无具体措施，不解决问题；（4）行文所涉及的问题可用口头请示、汇报或开会等形式解决；（5）行文所涉及的内容已在报上全文公布过；（6）在部门之间意见分歧，未经协商取得一致时就行文。
2、行文关系混乱。主要表现：（1）应该党政分开行文的未分开行文；（2）应该一个机关单独行文的搞成几个机关联合行文；（3）该职能部门行文的“升格”为领导机关行文；（4）该领导机关行文的“降格”为职能部门行文。
二、文种使用中的常见错误
1、自制文种。在正式文种之外，随心所欲，生造公文文种并俨然以正式公文行文。常见的有：“请示报告”、“工作思路”、“情况”、“汇报”、“申请”、“郑重声明”等。
2、误用文种。把属于机关其他应用文，特别是事务文书中的文种，误作为正式公文文种使用的情况。常见的有：把计划类文种“要点”、“打算”、“安排”、“设想”等作为公文文种直接使用，如《××市委××××年工作要点》。把属于总结类的文种“小结”、“总结”，以及把属于规章制度类的文种“办法”、“规程”、“须知”、“实施细则”等作为正式文种直接使用。但是，如果将上述应用文用转发或印发通知的形式发布，则是规范用法。如“××市人民政府关于印发市政府1997年工作要点的通知”。
3、混用文种。不按文种的功能和适用范围去选用文种，而造成临近文种相互混用，导致行文关系不清，行文目的不明，行文性质混淆。常见的有：“公告”与“通知”、“决议”与“决定”、“请示”与“报告”、“请示”与“函”混用。主要表现为将通告误用为通知，将通知误用为通告，将请示误用为报告，将报告误用为请示，将“请示”、“报告”合用为“请示报告”，“请示”和“报告”本身是两个文种，将决定误用为决议，将决议误用为决定，将函误用为请示或报告，将复函误用为批复。
4、越权使用文种。超出本机关的权限行文，如随意制定“条例”。实际上“条例”只能用于党的中央组织制定规范党组织的工作、活动和党员行为的规章制度；按照国务院办公厅发布的《行政规范制定程序暂行条例》的规定，在行政机关公文中，“条例”只能应用于特定国家机关制定的法规中，即全国人大常委会制定的法规，国务院制定的行政法规，地方人大及其常委会制定或通过（批准）的地方性法规。如：《中华人民共和国城市道路管理条例》。基层单位制定有关规章制度时可用“规定”或者用“细则”、“办法”等应用文种，并用转发或印发通知的形式发布。
5、降格使用文种。应该用命令、指示发布的公文而用通知发布，如一些省、自治区、直辖市人民政府发布重要行政规章，不是用令发布而用通知发布。这种降格使用，必然影响行文的权威和效力。
三、版头使用中的常见错误
1、版头混用。将下行文版头用于上行文；使用“××文件”式样的版头用于向上级报告、请示工作、任免干部或批复等；使用不带“文件”字样的版头用于发布党的方针、政策，重要工作部署或批转下级的重要报告、请示。
2、使用非标准版头。使用设计或印刷不标准的版头。常见的是：格式不对、尺寸不标准、非红色印刷、发文机关字体不庄重等。
3、使用没有版头的白纸印发文件
四、发文字号中的常见错误
1、年号不全。如：将“1997”省略为“97”。
2、括弧不对。《国家机关公文格式》规定发文年度用方括弧“〔〕”括入。错用成圆括弧“（）”、六角括弧“〔〕”、方头括弧“【】”。
3、位置不当。将发文年度位置提前到了机关代字前面。如：将×校字第×号错为×校字第×号。
4、序号累赘。发文顺序号中多加了“0”变成“0×”。
5、一文多字号。联合发文时并用了几个单位的发文字号。
6、一字号多文。用同一发文字号制作两份不同的文件。
7、跳号。没有按自然数的顺序依次排列，中间出现跳号现象。
8、字第搭配不当。正确的是“字”在年号之前，“第”在年号之后；前面用“字”，后面用“第”；前面无“字”，后面就不应有“第”。常见的错误是：有“字”无“第”或有“第”无“字”。但“字”、“第”均省去是正确用法，如：×委×号。
9、滥用“发”字。只有重要文件才采用“××发”字样。
10、自制发文字号。未按规定要求编制发文字号。
五、签发人标注中的常见错误
1、上行文未标注签发人姓名
2、下行文也标注了签发人姓名
3、标注不规范签发人标注位置远离发文字号（正确的是它们之间空两个字）；签发人标注的字体字号与发文字号的字体字号不一致；“签发人”与签发者姓名之间未加冒号。
六、公文标题中的常见错误
1、缺少发文机关或通过决议、决定的会议名称“决议”、“决定”等文种的标题不能省略发文机关或通过决议、决定的会议名称。如：“第八届全国人民代表大会第五次会议关于批准设立重庆直辖市的决定”不能简写为“关于批准设立重庆直辖市的决定”。
2、用发文字号代替文件名称如：“关于××字〔1997〕第×号文的批复”，这类标题的事由，除极少数熟悉标题中所述文件的内容的人外，其他人是不能明白的。
3、文字累赘如：《××××人民政府关于认真贯彻落实×政发[××××]××号文件精神，积极动员群众大力开展抗旱播种保苗，保证今年农业夺取丰收的情况的报告》，发文机关可省略，所引文件的发文字号应删掉，事由可概括，改为《关于春耕播种情况的报告》就简明了。此外，在标题中常出现文字或词义重复的现象，如《关于贯彻××××通知的通知的通知》，应为《关于贯彻××××通知的通知》；又如《关于请求解决××××的请示》，应为《关于解决××××的请示》，后面有请示，前面用请求就是多余的。
4、滥用标点符号除批转法规性文件外，公文标题中一般不加书名号。常见非法规、规章名称用了书名号，如《关于认真贯彻〈×××决定〉的通知》、《关于批转〈××××报告〉的通知》、《关于〈××××请示〉的批复》，标题中加书名号是错的。
5、缺少文种如《××市人民政府批转市教委关于建立高等院校学习基地的报告》，误把被转发部门的“报告”当作本公文的文种，应在其后补上“通知”这一文种。另外，在公布事项、工作要点的公文中也常缺少文种，如：《××大学一九九×年重点抓的八件实事》就缺少“决定”这一文种。
6、发文机关简称不规范如：《××市计委二〇〇×年工作计划》，“计委”容易引起歧义，如果是“计划经济委员会”应简称为“计经委”，如果是“计划生育委员会”应简称为“计生委”。
七、主送机关中的常见错误
1、缺主送机关除公布性文件外，一般文件都必须标明主送机关。但有的文种如会议纪要等，主送机关一般放在文尾末页下端。
2、主送机关表述不规范未按党委、人大、政府、政协、法院、检察院、军队、有关部门的顺序排列；未用全称或规范化简称，如“市府”应为“××市人民政府”；分类排列时未按类内用顿号、类间用逗号的原则办理；随意使用统称，如“市内各单位”。
3、多头主送主送机关不止一个。向上级机关行文，只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应当用抄送的形式，但不得同时抄送下级机关。
4、主送个人公文不得主送领导者个人。
5、越级主送一般不得越级请示，特别情况下必须越级请示时，应当抄送被越过的机关。
八、正文中的常见错误
1、错别字主要表现：（1）因粗心大意，将“宏观”错成“客观”，“拨款”错成“拔款”，“突击”错成“突出”……；（2）因辨析不准，将“淡薄”错成“淡簿”，“渎职”错成“赎职”，“严厉”错成“严励”……
2、标点符号错误常见顿号与逗号混用，逗号与句号混用，方括号与六角括号混用，书名号与引号混用……
3、数字使用不规范应该用阿拉伯数字的用了汉字，如“20世纪90年代”错成“二十世纪九十年代”；应该用汉字的用了阿拉伯数字，如“党的十四大”错成“党的14大”。正文中的数字，部分结构层次数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须用汉字书写，其余的应当使用阿拉伯数字。
4、随意简称如将“社会主义精神文明建设”简称为“社精文建设”，“高速公路公司”简称为“高速公司”。
5、引文标注错误未按所引用公文的发文时间、标题的发文字号的顺序引用。如“你校×校字〔1997〕第×号文件（关于×××的请示）收悉。”
6、随意使用字体字号正确的是使用3号或4号仿宋体。
7、随意设定字距行距正确的字距为0点距（电脑打字点距下同）；行距为24点距。
九、无正文说明标识中的常见错误
常见错误是落款和发文时间已正好排满一页，而在另一页的文尾部分的抄送机关等之上标明“此页无正文”。这种情况无须注明“此页无正文”，因为公文的正文是指主送机关以下，生效标识以上具体反映公文内容的部分。
十、附件标识中的错误
1、有附件不标注
2、附件名未标全称
3、标注不规范“附件”二字顶格标注（正确的是顶格空一字）；只标了一个“附”字（正确的是标“附件”二字）；附件未全部标注；附件标题末用了标点符号。
4、内容不适在印发、转发、批转公文的通知中，错将所印发、转发、批转的公文作为附件特殊说明。印发、转发、批转通知和所印发、转发、批转件是共同组成一件公文的，且已在标题中说明，无需作附件标注。
十一、发文机关标识中的错误
1、未标发文机关名称，用印章代替
2、发文机关未用全称或规范化简称
3、位置不当常见的错误是居中标识或靠右边顶格标识。正确位置一般是从全页垂直中线起向右书写，而且发文机关最后一个字比正文缩四个字或与成文日期标识协调（成文日期的最后一个字比正文缩两个字）。在下列两种情况下发文机关标识可越过中线：一是发文机关全称字数多，从中线向右写，一行写不下时；二是联合发文单位多，竖列太长影响美观时。
十二、成文日期标识中的常见错误
1、将拟稿日期作为成文日期
2、将打印日期作为成文日期
3、汉字和阿拉伯数字乱用在发文机关署名后标识成文日期时，用阿拉伯数字书写，如：“2005年3月20日”，在题注域内标识时用汉字标识。
4、标识不全只署月日不署年份，如：“三月二十日”，只署月日不署年份。正式公文成文时期必须将年月日标示完整。
5、位置不当或与落款不协调常见错误是成文日期第一个字向左越过发文机关第一个字或直接向左靠齐。正确位置一般应是成文日期第一个字与发文机关第三个字（或中间）对齐，向右排印。当发文机关最后一个字比正文缩四个字排印时，成文日期的最后一个字比正文缩两个字。总的原则是，成文日期的标识是与发文机关标识协调，以保持文面的美观。
6、将月日写成“分子式”如把一月一日写成“1/元”或“1/1”。
十三、机关印章使用中的常见错误
1、当用不用干部任免通知等重要文件应该用印而未用印。
2、不当用却用了印制的有特定版头的一般普发性文件也用了印。
3、位置不当用印既不压发文机关也不压成文日期或只压其中一个。
4、模糊不清未及时清洗印章，使印记模糊不清。
十四、主题词标识中的常见错误
1、不标引主题词
2、将标题简单切后分当主题词标引主题词的主要作用是反映公文的类别、主题和表现形式，为检索查询提供方便，由范围（类别词）+内容（类属词）+文种（文件形式）组成，其中的类别词反映公文内容所涉及的范围和应归属的类别，标题中一般不会出现；标题的主要作用是概括公文的性质和要求，由发文机关+事由+文种组成，其中的发文机关一般不宜作为主题词标引。因此，标引主题词时不能简单地切分标题，而应根据公文内容进行分析，弄清公文的类别、主题和表现形式后，再按主题词标引的规范进行标引。
3、任意生造主题词不在中共中央办公厅、国务院办公厅或上级主管部门统一制发的《主题词表》中选用主题词，而是任意生造。这将导致不能用计算机对公文进行主题检索，完全失去标引主题词的意义。
4、未先标类别词
5、任意组配
6、乱用标点符号两个主题词之间应该用一个空格符分开，错为在主题词间使用了顿号或逗号（但组配标引时可用顿号分开）。
十五、抄送机关标识中的常见错误
1、使用已废除了的“抄报”或“报”、“送”、“发”
2、抄送个人公文不能抄送个人，需要送某位领导阅否由收文机关秘书部门决定。
3、抄送主送机关既然是主送机关就不必再抄送了。
4、滥抄滥送将向上级机关的“请示”同时抄送平级机关或下级机关；将公文抄送给与公文内容无关的机关。
5、标识不规范抄送机关未分类或标点符号使用不当。
十六、公文处理的误区
造成公文处理不规范的一个重要原因，是在部分文秘人员的思想认识上存在一些误区，其对公文规范化的危害不小。为推进公文规范化建设，必须提高认识，走出误区。常见的有以下8种：
1、按老一套办法办文《中国共产党机关公文处理条例》、《国家行政机关公文处理办法》、《国家机关公文格式》、《发文稿纸格式》、《出版物上数字用法的规定》、《标号符号用法》、《出版物汉字使用管理规定》等，都是公文制作的法规性文件，并构成了公文规范的完整体系。同时，公文规范处在不断变化和完善之中，任何标准和规范都可能被修订。广大文秘人员要加强学习和研究，跟踪公文发展的动态，在公文实践中力求使用最新的标准和规范，尽量准确地理解和掌握公文规范的完整体系，不要在新的公文法规颁布很长一段时间后还抱着老一套不放。
2、不加分析地把上级来文作为范文由于有的领导机关存在对公文规范化的重视程度不够的现象，其所制发的公文难免也有时出现不合规范的地方，而有的基层单位的文秘人员往往认为上级秘书部门水平高，他们制发的公文都是正确的，即使有时发现了与公文规范不一致的地方，也认为上级那样做总是有道理的，于是上行下效，造成不规范公文泛滥。所以，每一个文秘人员都要努力学习，把思想认识统一到公文规范上来，选择范文时要按公文规范进行判断，不能认为发文单位的级别越高其所制发的公文规范化程度就越高。同时，要求级别越高的领导机关越要重视公文处理的规范化。
3、发往国外的函件用外文汉语是联合国使用的6种语言之一，为世界通用语言，我们在国际交往中完全可以理直气壮地使用汉语。使用中文不仅符合国际惯例，而且也体现了对中国主权、中国文化的尊重。外国人就不会因为你不懂外文而改用你国的文字。
4、发往港澳台的函件用繁体汉字国际上以简化字为汉语的标准用字，尽港澳台等地仍使用繁体字，但根据《出版物汉字使用管理规定》：“向台湾、香港、澳门地区及海外发行报纸、期刊、图书、音像制品等出版物，可以使用简化字的一律用简化字”。人民日报海外版也早从1992年起就改为简化汉字印刷了。
5、将被批转、转发、印发的文件当成附件被批转、转发、印发的文件是主体的有机组成部分，不得视为附件。在这种情况下，正文之后，发文机关署名前不得标注被批转、转发、印发的文件顺序和名称，而被批转、转发、印发的文件则标印在公文署名及成文日期之后，文尾部分之前。
总体上公文起草质量不断提高。
公文起草修改必须“毫”不含糊，一“丝”不苟。
要下功夫探索把握工作规律和诀窍，自觉不断地总结经验教训，并切实指导工作实际，使错误失误不一而再、再而三地出现，使错误失误总量不断减少。
公文起草修改的关口不在多而在精。重要的关口不能有依赖心理：“后边还有人把关。”部门真正负责地起草、科室第一次把关（第一次握手）很重要，这是部门较为专业的层次与办公室较为综合的层次有机结合的重要机会。
应在所了解的工作、政策等范围内，对内容是否符合国家法律法规政策和我市工作实际审核把关，力争内容准确无误。为此，必须多学、多知、多会。
要力争形式正确并“出彩”：框架、结构、层次安排是否妥当，文字是否简练通畅，标点符号、公文格式是否正确规范。起码不能有错别字、啰嗦话、不顺句、模棱意。
常见的问题可以概括为：不准确、不明白、不到位、不规范、不简练。
（一）不准确
有的与有关部门、县区没有沟通或者沟通不够，内容不准确、不严密、不便于操作。运转的不是最终修改稿。已经改过、应该修改的内容没有改正（改对的一定要修改，修改不对的地方请告知修改者，以避下次再犯），或者没有跟部门沟通就“臆改”，产生新的错误。领导改动的地方，个别相关内容未做相应改动，没有做好“后把关”。涉及经费、编制、人员等重要问题，没有严格把关、慎重修改。有的甚至运转、上网的不是正式稿、最终稿。有的分不清主题，语言较为拉杂。
应“上看一级”：看修改的文稿领导怎么修改了，以不断改进提高。加强对部门有关工作人员的传帮带，同时探索实行对部门公文起草人员责任心的激励约束办法，使之不敢、不能马虎应付，通过提高别人以解放自己，提高文稿质量和工作水平。
1．文种及文种特定语言等的使用不准确
函、请示、报告，方案、意见混用。通报与决定混用：前者不写号召其他单位、个人向先进单位、先进工作者学习，重要性、规格也不及后者。决定最后一部分：希望各级各部门要向***单位（个人）学习…，文字太单薄，应该增加内容。应该规范的文种尽力规范。
印发语：请认真贯彻实施（落实），请遵照执行，请认真组织实施（落实），含义不尽相同。
请示的结束语不准确。明确请求批准的请示，可以用“如无不妥，请批复实施”；有的用“妥否，请批示”。
函的结尾漏掉：此函。
批复。首句“你单位”漏掉。首句第一行“市建设局”应为“你局”。批复后没有工作要求性的话：请认真抓好落实，你单位要…等。行文权限、语气不对：“···公司要提高管理服务水平”。
通知的承上启下语：经研究，决定（应为：现将有关事宜通知）如下。
市政府办关于启用印章的通知。“起用”应为“启用”。 启用新印章一定要同时作废老印章。印章名称要写清并加引号。全文一个逗号到底不合适。删去文尾“特此通知”几个字。
给个人、集体记功的决定。个人与集体的内容不要重复，对集体可以定量表述，个人定性概述。给个人记功首先要有基本情况简介。市政府关于为淇滨区付国庆和杨士新同志记（增加：个人）二等功的决定。
省政府使用办公厅的文件印发、转发，我们却用市政府的文件。
应该引用的是省政府、省政府办公厅《关于···的通知》，却引用了省直厅局《关于···的实施方案》。
并列引用多个文件，应该先集中引用上级的，再顺序引用我市的。
转发的实施（工作）方案等，实施（工作）方案标题下边未落款承办单位和制订时间，或者遗漏了有关单位。
有些文件领导明确要求用什么文种；有些是上级单位起草的，动一个字都要征求其意见。在做出应有的、必要的说明前提下，公文的规范性可以让步于领导要求和工作实际，委曲（形式）求全（实效），形式服从内容。有些内容明显不合适，起草单位又不让改，要在不影响工作和与相关单位关系的前提下据理力争，尽量不作迁就，防止带来更大的被动。不要盲从上级。
2．发文权限、范围不当
很重要的工作内容、很严肃的公文，该上会未上有关会议就运转：市政府关于印发重大食品安全事故应急预案的通知，总体预案中有“专项预案由市政府常务会决定”，故没有让直接发文，要求按程序上常务会。
政府文件对党委或其部门提要求。（上边的文件这样讲了、有出处，成立领导小组也可以这样行文，但一般不宜。）
两办的文件通报市“五大班子”（市委、市人大、市政府、市政协和军分区）。
各县（区）要根据省、市下达的任务。对间隔层级的下级，比如市直部门的下属科室、二级机构，县（区）的部门、乡（镇）、村提要求（极少数情况除外），有的文件要求“各行政村也要制定实施意见”。应该是层级负责，不宜越级。同理，被市直部门比如团市委命名的荣誉称号、被县（区）政府记功的事情等，也不宜写入市政府、市府办的公文。
抬头“市人民政府各部门”、“市人民政府有关部门”不分。文件抬头是“有关部门”，正文中的内容却对“各部门”都提出要求；或者文件抬头是“各部门”，正文中内容却是对“有关部门”提出的要求。有些只是对某个县（区）的文件，抬头还有“市人民政府各部门、有关部门”等字样。市政府文件内容比如工资套改，即使针对和适用于市直各机关，抬头也只能对“市政府各部门”，不能对“市直各单位”。因为还要抄送，不影响文件在市直各部门的贯彻执行。有的抬头对开发区管委会、鹤煤集团等企业 【抬头的规范用法是：各县、区人民政府（或者具体的县区），市人民政府各部门（或者有关部门、具体部门）。有些虽然不是普发公文但有普遍告知作用，也用“市人民政府各部门”。】
该定密级的未定。
3．行文语气、角度不当
请省政府协调我市争取国家资金支持。（请省里帮助、协调等表述、用语要准确，应该是：请省政府帮助我市···，请省政府协调省直部门···）。恳请省政府帮助解决我市消防特勤站建设配套费：我们的配套费用能让省里解决？
对政府管不了、不该管的事情，对企业直接提要求不合适，改为“引导”、“鼓励”、“支持”等好些。
“可与”、“应”等词语语气柔弱，不是通告、通知等公文应有的肯定不疑的语言。同类的还有：要公正裁决，不搞（改为“能”）姑息迁就。希（语气太弱，改为希望好些。）浚县政府认真组织···；你（角度不合适，改为“浚”）县政府···
市国土资源局制定了···方案（主语应是“市政府”。改为“市国土资源局拟订了···方案，已经市政府同意”），请省政府审批。类此还有：同意淇县国土资源局（增加：代表县政府）拟订的农用地转用方案；代表市政府向上报告工作时，“市建设系统开展了···活动”应为“市政府组织开展了···”；市人事局要综合协调政府的奖励表彰工作。
4．生搬硬套
抄用上级的内容要结合实际“意抄”、“改抄”、“抄好”，不要“直抄”、“硬抄”，或者该抄的不抄，与上级的要求变味走调。比如：污染源普查包括：茶果、民用核技术利用、电解铝。重要基础设施安全隐患排查，包括水运码头、渡口和库区···立交桥、高架桥、人行天桥等···城市所有铁路隧道及其他长度30米（含30米）以上的隧道。按照全省（应该为：市）…集中整治行动方案。各县（市）区的“市”应删去。市以下人民政府（含市级）及其部门，原则上不再保留自行设置的评比达标表彰项目。“各地”、“各级各部门”，改为“各县（区）”、“市政府各部门”。各县区要逐级建立由地方人民政府分管领导挂帅···。每年夏秋两季秸秆焚烧都造成大气污染（不符合近年我市实际）。加强对事业单位人事制度改革（删掉的字词是省里文件没有的，该扣上级文件的要扣紧扣准）管理。水利、河务、南水北调等部门。
较为具体的工作也有“指导思想”，有点八股文味道。
动则就要求各县（区）也要成立相应的机构···，主要领导亲自抓···，无论什么工作都成立督导组。有必要、可能吗？
市安监局、煤管局并列，应为：市安监局（煤管局）。
省里说完善补贴政策，我们无权制定的应该说落实。
属暖温带半（找不到权威资料就从网上下载，很容易出现这样的问题）大陆性季风气候。
5．大而无当
不论什么文件、工作内容重要性怎样，有的明显从网站下载，讲意义无限上纲，“小人说大话”：一般性的工作也说成是贯彻“三个代表”重要思想、落实科学发展观、构建和谐社会的具体体现；以党的十六大和“三个代表”重要思想为指导（如果需要这样的语言，改为“认真落实科学发展观”好些）。···工作要实现“国际化”。超越我市实际的工作内容、权限（结合我市实际是公文起草第一任务）：要加强和改善宏观调控。要确保党和国家的各项方针政策的落实。为认真贯彻落实中央…文件（说到省一级就行了）。完善促进高新技术企业发展的税收政策，推进高新技术企业增值税转型改革。确保不发生经济安全事件、国家安全事件。加强城市公共交通和轻轨交通建设。健全法规规章和标准体系。坚决查处买卖“书号、刊号”的行为。建立···体系建设（有些不是我市的工作范畴。标准体系、技术规范等，是我市制定的还是执行上级的，应表述清楚）。
把···作为重要的目标考核内容（不要把什么都作为目标考核的一项重要工作，有些纳入目标考核就行了）。自己认为需要讲的就列入文件内容，不管有无法律法规政策依据：实行消防工作行政首长问责制；对发生重特大亡人火灾事故的，（漏掉：消防工作）实行一票否决；将消防工作纳入政府工作报告。实施方案中，把上报报表及文字材料也作为“工作任务”的一项重要内容，有些小题大做。县城以上城市，就我市来讲改为：“县城、市区”。一些一般性的工作也要追究县（区）主要领导和分管领导的责任。科长当领导小组成员。村级也要成立领导小组。全力（单纯一项工作这样讲不太合适，改为“切实”、“扎实”等好些）推进···专项治理工作。
（具体的工作）要逐步建立健全公众参与、专家论证和政府决定的行政决策机制。积极实施标语工程。强扭词句，华而不实：严格党政领导现场劝返机制，建立依法处理机制；建立年终验收制，改为“年终进行验收”好些。
给省里的报告、请示，讲意义的话应删去。
6．语言、文字的逻辑顺序、搭配不当
领导小组成员单位、责任单位等，要根据责任大小、承担任务轻重、考核成绩得分多少（表彰类）、约定俗成【特别是县（区）】等先后排序，不能随意。市直单位，按照先市委、后市政府的顺序，再按上述逻辑排序。
成员单位、责任单位等在一个文件不同位置出现，前后顺序应一致。
内容表述应该先总述全市情况、再说县区情况，不能全市情况、县区情况交叉杂糅。
认真贯彻落实国家和省、市关于加快林业生态建设的意见和要求，以科学发展观为指导，改为“以科学发展观为指导，认真贯彻落实国家和省、市关于加快林业生态建设的意见和要求”好些。认识到位、机制到位、责任到位、领导到位，改为“认识到位、领导到位、责任到位、机制到位”好些。增强行政复议的透明度、公信力和工作效率，改为“透明度、工作效率和公信力”好些。资金和物资的拨付、发放、使用、管理（同一个文件中几个词语前后顺序不一）。
社会经济发展，改为“经济社会发展”。确保人民群众生命和国家财产的安全，改为“确保国家和人民群众生命财产安全”。为了社会稳定大局，改为“为了社会大局稳定”好些。土地管理有关法律法规的规定，改为“土地管理法律法规的有关规定”。采取进一步（改为：进一步采取）有力措施。贯彻…规章的实施，改为“贯彻实施…规章”。
拟作为商业、普通商品住宅、延河路、金山路、黄河路（改为：道路）、民兵训练基地（改为：军事）、教育、卫河变电站（改为：电力）、汽车模具（改为：工业）等（增加：方面）14个项目建设用地（同类才可列举）。
列举同一类事务比如多个水库名称时，同一个省的水库未归类在一起，而是交叉列举：陕西省···水库，河南省···水库，山西省···水库，陕西省···水库。同一个省的合并列举好些。
国家电网公司和省电力公司根据…要求，先后下发文件，决定启动全省新农村电气化建设。深入开展了···行为（活动）。完善提高刘庄木材检查站（改为：完善刘庄木材检查站设施，提高检查服务水平）。划定了重点地区、重点矿种和重点问题。达到“查处一案、震慑一方、教育一片”的氛围（改为：效果）。大力推进（改为：行）矿产资源有偿使用制度。加快城乡一体化、循环经济（增加：发展）及新农村建设进程。县（区）已经把经费纳入县、乡预算。各区人民政府、…为第一责任人（前边是单位，后边的“第一责任人”改为“第一责任单位”好些）。
市公安局、市工商局、人行鹤壁支行、市国税局，改为：市公安局、工商局、国税局、人行鹤壁支行。
拟在土地利用总体规划范确定的城市建设（范）围内农用地…。COD和SO2排放量的考核（应该：考核的）是…。
7．用字、词错误或不准确（遣字用词不准确情况之一）
督察（应为：查）。“规划”误为“计划”。“灯谜”误为
灯迷”。“选拔”误为“选拨”。“划拨”误为“划拔”。“评先”误为“评选”。“会同”误为“合同”。发该（应为：改）委。柴草乱跺（应为：垛）。“张贴”误为“张帖”。“图板”误为“图版”。快速“反应”误为“反映”。“改革”误为“改草”。“科技”误为“科枝”。“九州路”误为“九洲路”。“审判庭”误为“审判厅”。“遵照”误为“准照”。扩大开发（应为：放）。“不再”误为“不在”。“汇总”误为“会总”。“蓬莱路”误为“逢来路”。“良种”误为“粮种”。“法定代表人”误为“法人代表”。“垃圾处理场”误为“垃圾处理厂”。欧（应为：殴）打。“电器”误为“电气”。“碳素”误为“炭素”。河南省邮政案（应为：条）例。必须（应为：需）配套设施。案卷普查（应为：评查）。先（应为：现）将有关批复转发如下。锁闭安全出品（应为：口）。基（应为：机）构。部们（应为：门）。爱（应为：艾）滋病。了（应为：瞭）望台。副（应为：辐）射。大丕（应为：伾）山。云蒙（应为：梦）山。户（应为：扈）堂村。大来（应为：赉）店。天籁（应为：赉）渠。奢（应为：屠）宰。山植（应为：药）。电力、电信等部门（应改为：单位。公司、工厂、企业、单位、部门、机关要分清）。“市农信办”误为“市农村信用社联合社”。
为全市经济社会发展做出了突出（积极、新的、重要···，定性要准确，不夸大不缩小）贡献。全市6个县（区）（应表述为：两县三区和开发区）。全市24个乡（镇）（庞村镇改为金山办事处）仍说成25个乡（镇）。把大赉店镇说成浚县管辖的镇。“石林工业集中区”误为“石林化工集中区”。
经济社会快速发展、经济社会可持续发展（表述为：经济社会又好又快发展。形势发展要求不再使用过去的、不合时宜的概念，而要与时俱进，使用约定俗成的、最新最准确的表述）。全面（改为：深入，十七大报告就是这样讲的）贯彻落实科学发展观。
对···违法行为，根据情节轻重处理，或按照法律从快从严查处（改为“要依法查处”好些，体现了依法行政要求）。32个（量词使用不准确，改为：名）先进工作者。
“未经批准，擅自（批准了就可以上这样的项目？）建设、投产违反环保法律法规和国家产业政策，对环境产生重大影响的重污染项目。”应删去“未经批准，擅自”。
从论述成绩转向分析问题时，用“同时···”，用词、语气不对，改为“但是···”。文尾叙述问题时，又拐过来说起了成绩，显得层次不清，把此处论述成绩的内容（一般都与前边的重复）提到前文与有关内容合并或删去。
市政府委托（改为：责成）市国土资源局。
河南省各地市。根据…通知的批复。现将有关材料呈上，请审查。妥否，请批示。***局常务副局长（目前，邢涛组织部常务副部长、王峰公安局常务副局长的“常务”应该有，因为市委下了文件，其余市直单位的副职职务不加“常务”）。政协委员提案。特此函告。做好保护、开发、管理规划（增加：工作）。工业产业层次低。发挥支农惠农政策在促进农村基层和谐稳定发展、推动社会主义新农村建设中的支撑（改为：重要）作用。保持严惩违法违章行为的高压态势。开展多种形式的文化活动，如座谈会、茶话会···小型群众体育竞赛（改为：活动）等。认真贯彻（增加：落实）市委经济工作会议精神（改为：、市政府的决策部署）。为贯彻执行（改为：落实）国家惠农政策。对达到国家规定规模（常年存栏500头以上的猪，改为：常年存栏猪500头以上）。在会前充分撮合衔接的基础上。广播、电视、网络、报刊等新闻媒体，改为：“广播、电视、报刊、网络等新闻媒体”。
占地约50.12亩、实际完成投资约4490万元（数字已经很精确了）。
2008年还说“全面实行新型农村合作制度”，我市2007年已实现全覆盖。改为“扩大新型农村合作医疗覆盖面”。
应使用2007年却用2006年的数字。
8．用字、词混淆（遣字用词不准确情况之二）
年、年度（年：时间概念；年度：专业用语，强调时间段、周期）处罚、处理。全面、全部。建设、发展。主体、主题。汇报、报告。规划、计划。设计、涉及，设计、设置。报、送、报送、上报。监察、检查。投入、投资。随即、随机。人事局、编办。信访局、信访办。单位、组织。农业部门、农业行政主管部门。移民部门、移民主管部门。供电局、供电公司。市政府各部门、市直各部门、各级各部门、各县区各部门。淇滨经济技术开发区、鹤壁经济开发区（此为规范全称）、开发区、新区。鹤煤、鹤煤集团、鹤煤（集团）公司。城市、市区、城镇。辖区、行政区。各县（区）、各县（区）政府。自然村、行政村。负责人、负责同志、领导同志；主管（应为：要）领导、分管领导；市领导，县（区）、部门领导（改为：负责同志）。年度、年、年内，今年、2007年。及时、按时。刑事责任、行政责任。法律、法规、政策、文件。政策措施、规章制度。农产品加工、畜禽产品加工、食品加工。的、地。颗、棵。沙石、砂石。连接、链接。国营、国有。严厉、严肃。生产安全、安全生产。安乐、欢乐。限额以上（餐饮、住宿企业）、规模以上（工业企业）。公路铁路项目、南水北调工程分类时交叉混合。地质灾害“点”、“区段”。二氧化硫写成“SO2”。矿井单位的“处”、“个”，土地的公顷和亩、文件的份和件等量词混用。一个（改为：项）工作。
要、应（后者语气较弱，公文中很少使用）。引进项目所（改为：应，语气准确些，“所”为完成时态）具备的条件。台账、台帐（有时通用。表示财物比如“账本”、“账单” 用“账”）。通信（利用电波、光波等信号传送文字、图像等；用书信互通消息、反映情况等。）、通讯（利用电讯设备传递消息；详细而生动地报道客观事物或典型人物的文章）。配合、会同（牵头某项工作称为“会同”）。标志（表明特征的记号，名词；表明某种特征，动词。）、标识（同“标志”。标志更常用）、标示（标明、显示，动词）。事项、事宜(在“现将有关事宜通知如下”中，使用“事宜”更规范)。增幅（增加、增长的幅度）、增速（增长的速度）。截至（用于一年中的月份、季度概念）、截止（用于年度概念）。做出、作出（使用后者更多些）。其间（那中间，其中；指某一段时间）、期间（某个时期里面，只指时间）。拟定、拟订。有力、有利。急需（强调时间）、亟需（强调重要性）。 部署（工作总体思路、大的方面）、安排（相对具体的工作）。分管（分工管理某方面工作，比如分管领导）、主管（负主要责任管理某一方面，主管的人员） 工程（与“工作”通用时，泛指某项需要投入巨大人力和物力的工作）、工作。区域（地区范围）、地区（较大范围的地方）、辖区（所管辖的地区，强调行政管辖职能。各县区要对“本辖区”···好些，“本地区”、“本区域”不太合适）。制定（侧重确定的事情）、制订（侧重修订完善）。职责（职务和责任）、职能（人、事物、机构应有的作用，功能）、责任（分内应做的事，没有做好分内应做的事因而应当承担的过失）。机构（泛指机关、团体或其他工作单位，机关、团体等的内部组织）、机关（办理事务的部门）、组织（按照一定的宗旨和系统建立起来的集体）。学者（社会科学领域）、专家（自然科学、工程领域）。储存（常用）、贮存（同“储存”，不常用）。其他、其它( 都正确，注意前后一致。“其他”更常用)。实行（用行动来实现纲领、政策、计划等）、施行（法令、规章等公布后从某时起发生效力，执行）、实施（实行法令、政策等）。 提升（提高职位、等级等，向高处运送矿物、材料等）、提高（使位置、程度、水平、数量、质量等方面比原来高）。 保障（保护生命、财产、权利等，使不受侵犯和破坏；起保障作用的事物）、保证（担保，担保做到；确保既定的要求和标准，不打折扣；作为担保的事物） 先进集体、先进个人（内涵、适用范围更宽泛），先进单位、先进工作者。 违纪违法（更规范）、违法违纪。贯彻实施、组织实施（强调执行）。市政府纠风办、市纠风办（市纠正行业不正之风领导小组办公室的简称）。县区主管农业的副书记（2006年市、县区党委换届后，“主管农业的副书记”已成为历史名词）。类似的还有（注后者为规范化名称）：助理调研员、副调研员，国家计委、国家发改委，京珠高速、京港澳高速，淇滨经济技术开发区、鹤壁经济开发区，农业户口、农村居民户口，庞村镇、金山办事处。
“我市”等“第一人称”慎用或少用，改为“全市”好些。“我市”、“全市”同一个文件中一般不宜混用。我市（改为：市政府）建立···联席会议制度。
解释名词时，有的“···是指”，有的“···指”，应统一。
市政府办公室研究决定（用于市政府办公室系统的工作，比如全市政府系统工作的表彰决定等），秘书长（主任）办公会议研究决定（用于政府办公室内部的工作）。
“其中”所述内容前后是包含关系，当成并列关系行文。
9．概念、表述、用词等前后不一致
发文稿纸内容和正文不一致。题、文不对应，标题与其下的内容不符。首段概述顺序跟后边同样内容的顺序不一致。正文引用的标题和后边相应的实施方案、意见等的标题不一致。有的单位有工作任务，但领导小组、方案制定单位中却漏掉了这些单位。有关单位、部门的职责表述用词“组织、指导、监督、管理”等前后不一致。第一职责部门排名没有排在第一位。前边列举的单位与后边列举的同样单位顺序不一致。同样的文件名称、名词、内容等，在同一个文件的不同之处出现却不相同。相关的几个文件，同样的内容表述却不同。同为二级标题，有的单句有的双句（能一致尽量一致）。
印发时间、正文内容时间要求矛盾，比如7月份的文件还安排6月份的工作（特殊情况除外），这样情况可以把已经过去的时间模糊处理，改为“已进行”，比如动员部署阶段（已进行）。工作简历的年限、工作安排的时间，年、月、日有的相互交叉，有的衔接不住。
表彰的先进单位又细分为县区、市直单位、乡镇街道办事处的先进单位，上年同类文件中没有这样细分。两个同样的批复，结构安排、内容表述不同：一个简单，一个较复杂。附件没有按照前边叙述、说明的顺序排列。附件：鹤壁市……整体方案，实际附的是表格。文字叙述与表格、表格与表格中的分数、总数之间矛盾，表格中合计、小计、计混用。
希望受到表彰的先进单位（删掉：和先进个人，因为表彰决定中没有先进个人）要珍惜荣誉。前边总述浚县9个乡镇，后边例举的“其中善堂镇”，却不包含在前边的乡镇中。责任单位中包括“计生专干”。前边说是表格，后边是“卡”。负责人（改为：责任人）、责任单位。责任单位、配合部门（改为：牵头单位、配合单位）。发现火灾隐患2640处，整改26000处。八大优势特色产业包括煤炭、电力、食品（从行业类型角度分类）等和新兴产业（从时间、历史角度分类），。
项目进度、名称前后表述不一致。两个指挥部同一个人，却是“石油公司经理”、“副经理”两个职务。同一个文件中，重组矿井、重组技改矿井；专项治理工作、专项治理； 物业管理、物业管理服务、物业服务，物业管理部门、物业管理办事机构；住宅专项维修资金、住宅维修基金；工程项目、项目工程，管道工程、管道，工程指挥部、工程项目部；邮政信报箱群（间）、信报箱群（间）、邮政信报箱群，邮政部门、邮政企业并用。表示面积的数字，有的前边有“面积为”，有的没有。
深鹤（改为：山城，与后边的一样从区域角度命名）、淇滨两（增加：个）污水处理厂。
先后开展了…活动，“先后”两字要慎用，防止活动的时间不是按先后排列。
10．漏（衍）内容、字词
省委省政府、市委市政府等概念有遗漏，比如应该讲“在
市委、市政府的正确领导下···”，却没有“市委”。列举提工作要求时漏掉相关部门。表述我市获得的称号时只讲到“中国优秀旅游城市”，其他均未讲到。生活垃圾交费缴纳，只写到单位没有提到个人。主语、谓语或宾语不全。没有抬头或落款。引用文件不全面：没有发文单位、文号，或者引用不准确,比如鹤政( 增加：办)〔2000〕69号。漏掉“现将有关事宜通知如下”。正文要求认真填写《…》等报表，却没有附件。漏掉准备公布的电话号码。
王菊梅副省长的“副”不能省略。王明德（增加：常务）副市长。浚县县长李（增加：彦）军。秘书长（增加：主任）办公会（增加：议）研究。“鹤壁市”的“市”字漏掉。报请当（增加：地）政府挂牌督办。市政府各部门前没有“市”字，有的公司名称后没有“公司”。由黄（增加：河）、海河冲击而来。联席办公会议下设办公室，（增加：办公室）设在…。现将（增加：领导小组成员）名单通知如下。创建全国、（增加：全）省…示范县活动。省（漏掉：级）、市级…。劳动（增加：和社会）保障局。国土（增加：资源）局。市食品药品监督（增加：管理）局。质量技术监督（增加：局）副局长。县区党政（增加：主要、主管或每位）领导每周下访不得少于1个工作日。鹤煤（集团）公司（增加：党委）副书记。办公室设在市政府纠风办，市（增加：政府）纠风办（增加：副）主任艾振军（艾振军是市纠风领导小组办公室、市纪委纠风室主任）任办公室主任。领导小组的主要职责是：组织、指导全市非法集资（增加：处置）工作。
列入（常年，改为年度）财政（增加：一般）预算。（增加：一般预算）支出。（增加：加快）建设新鹤壁、中原崛起争先锋。租赁（增加：房）屋。落实国家有关知识产权（增加：法律）法规。积极推进汽车及零部件产（增加：业）发展。扩大工业（增加：区）规模用地。（增加：播）发公益广告。盘石头（增加：水库）下闸蓄水。不得私自改变（增加：土地）用途。以不低于（增加：每亩）25.43万元办理出让手续。鹤壁国土资听告字〔2007〕38（增加：号）、39（增加：号）、40号。交（增加：由）干部主管部门依照…。取消已获得的综合性以及（增加：与）节能减排工作有关的荣誉称号。各项贷款增长（改为：加）9.17亿元，各项贷款（增加：余额）增加7.64亿元。具有重要（漏掉：的）现实意义和深远的战略意义。
农民80万人写成80万人。项目单位量词“个”漏掉。表格中没有“万元”等单位名词。完成2005—2006年（应增加：度）任务的92%。（增加：新）培育河南省名牌农产品3个以上。依法责令停产停业，可（增加：并）处3000元以上3万元以下罚款。
说到城市的街道，其前边应加上“新区”或者“老区”字样。（增加：老区、县城）一些居住区还存在建筑防火间距严重不足问题。村庄有的用“村”，有的未用。
园满完成了全国（增加：春季）农业（增加：生产工作）会议安全保卫工作，会议名称必须“一字不苟”。
5万千瓦级及以下。“工业业”。市派出所督查组。对鹤壁市新鹤壁市烟草专卖局。分别与于2008年。关闭5000号吨/年。减少常规化石能源使用。第2页。
11．段略划分不合适，层次序号不连贯甚至重复等
段落、层次划分，要把方便阅读作为重要依据。分段过多显得琐碎、不紧密，能跟上则跟上。段落冗长堆砌，层次不清晰。多个层次的几段话，尽量避免有的用领句有的不用。特别短的段落，不必加领句。
一、二、三，（一）、（二）、（三），1.2.3.,(1)、(2)、(3)，没有按照规范要求，顺次使用。
有些序号隔过：一、二、四，漏掉“三”。可以用“溜题法”解决：最后一次审核时，浏览一下序号对不对。
二级标题只有两个层次，不必用序数词一是、二是。一是···二是等序数词能不用尽量不用。
意见、办法、方案等最后两段：本意见（办法、方案）自发文之日起执行；本意见（办法、方案）解释权归···，应该加序数词没有加。
12．标点符号
标点符号使用的原则应该是准确、规范、精简。
标点符号使用随意。一两行两三行甚至很长一段话，没有使用标点符号，太长不便于阅读，可以拆解化为短句子。较长一段文字，一个“，”到底。两个名字中间有的有、有的没有，能不用不用。
常识性的问题要努力避免。括号、引号有前半部、没后半部。引用法律法规、规范性文件名称不加“《》”。印发、转发关于···的通知中，印发、转发一段说明性文字中，引用后边的意见、方案、办法等名称，没有用书名号“《》”。橡树（漏掉：、）黄连木。
（二）不明白
晓畅明白是公文的基本要求。
标题拟制不准确、凝练，不能准确概括文件的主题。
行文突兀，缺乏铺垫，没有承上启下的衔接语言。语句生涩，语言混乱，内容杂糅，虚空难解。有的句子太短，似乎半句，表述不完善。对于年度营造林计划、奖励标准、各项目实施方案的审查及批复结果、自查报告、核查结果、工程奖励资金、育苗补助办法和补助费发放情况等一律在全市公开，各个环节均在政府门户网站和鹤壁林业信息网公开。根据自然区域特征及决定区域分异的主导因素、林业建设现状。建立一批显示度高、辐射面广的科技示范区。为迈向好银行打下了基础。各项存款、贷款增长幅度和盈利能效？
领导小组、协调小组、联席会议及其办公室等交叉出现，其工作职责和要求分不清。责任主体、工作承担单位表述不清楚、不严密：市、县区的工作混杂叙述，一项工作是市里还是县（区）、哪个单位哪个县区承担等，较为费解。
各县区要成立（如果原来已有领导小组，应该是“健全”、“加强领导”的问题。要弄清情况、表述清楚）···行动领导小组。
绝对数字、增速交叉,数字及其相应表述乱，分不清彼此关系：新增贷款近4亿元，累计投放超过15亿元，增幅35.17%，占新增贷款总量的42.5%。全市一般预算收入完成14亿元，为年预算的114.7%，增长31.8%，增收3.4亿元，增幅居全省前列，是收入增加最多的一年(改为：全市一般预算收入完成14亿元，为年预算的114.7%，增长31.8%，增幅居全省前列，增收3.4亿元，是收入增加最多的一年)。
语言时态不准确：分不清是已做的还是准备做的工作。
工作向谁报告、怎么报告等没有表述具体、准确。
上级有些文件的用语“先天性”费解，比如火灾隐患普查“三合一”，“五苗”接种率，优化生产（文件虽然印发了，但现在还难以理解）、在城市乡镇出入口、优免、培智、无避炮硐（“硐”可用“洞”代替，不会造成歧义，也符合公文通俗明白的要求）等。可增加解释性的语言，或者改为容易理解的语言，使专业化的语言通俗化。
需要注解的内容，应该在第一次出现时就交代、解释清楚，让下个环节的“读者”一看就懂。
有数字、计算公式等，专业论文一般。有疑问等打问号的地方，有的是不理解，有的是感觉不合适又拿不准改不改、怎么改，最好给修改者反馈、说明一下具体、准确情况。
整改期限：10月30日（增加：前，这样表述才是时间段的“期限”概念，10月30日是“时间点”概念）。
要于每季度末15日前（有歧义）将…。及时（改为：15日内）到…。
有的工作指标、任务有时限，有的却没有，不便于操作。
完成城镇（县）（实际上是“县城”）集中式饮用水水源地基础设施环境调查。
苟简：推行了保（安）、消（防）一体化。确（增加：
实）无法分隔的···。政府（增加：办公）楼。实现商（增加：业银）行挂牌开业。举办各种展（增加：览）、演（增加：出）、笔会等活动。浚县王庄乡（什么？）支局。固（增加：体）废（增加：弃物）。对缠访、闹访、非（增加：法上）访群众。群（增加：众）工（增加：作）。呈报省（应增加具体名称）厅。铁通（漏掉：公司）。国(增加：有)控(增加：股)企业。六种税号。具体事务（加上：性）工作。检疫率维持（增加：在）。万（漏掉：元）。煤（增加：矿）安（增加：全）标志。油库周围（增加：是）居民区。大海线桑园（增加：村）段。不得强行使用被征（增加：收土）地。使畜禽粪（增加：便）污（增加：水）实现资源化利用，促进秸秆和粪（增加：便）污水资源化利用。根据《（增加：鹤壁市）国民经济…纲要》。
文件全称、简称、半简称混用，有的直接引用文件简称，有的后边使用简称但第一次出现时不说明。
（三）不到位
通过修改，使本质上容易枯燥的公文更精练、更准确、更严密，努力增加公文的“个性”，使之锦上添花，尽力避免泛泛而谈、千篇一律。
有些修饰语要用，使文句不显得干巴，比如要（积极）提出建议，无蜘蛛浮尘改为“蛛网浮尘”。欢迎词等文体的祝颂语言，用得再多些、丰富些，使表达更有气势、更具文采；除老同志外，一般别说“身体健康”，可用其他词代替。人均公共绿地面积达到（强调目标完成、成绩突出等含义时使用，客观陈述时可以不用）9平方米。
印发…领导小组的通知，应该有“办公室设在***单位，***兼任主任。”
向上级当面汇报或报告工作时，不宜写明党委、政府主要领导姓名时别写，可以概括为“市（县）委、市（县）政府主要领导…”。
结构上，主要工作成绩放在首段，重点突出，开门见山，比分散在各处甚至置于文尾效果要好。
说省定等目标完成情况时，没有比较，缺乏定性升华的提炼表述。
落脚点、煞尾的表述，过于狭窄、宽泛或者累赘。要少用、慎用、用好。
搞好、收集好、整理好，“好”字连用，适当修改避开。
包括农村居民住宅建设、乡村企业建设（“、”改为“及”，这样语气更连贯。“、”号过多显得零散琐碎）乡村公共设施。
（10台落后设备）7台已拆除，其余3台正在拆除（应补写清楚何时能全部拆除）。
建设（改为：构建）和谐鹤壁。予以（改为：给予）党纪政纪处分。所有制属性（改为：性质）。乡（镇、街道办事处）、县（区）、市政府之间要层层递交（改为：逐级呈报）承诺书。要以文字（改为：纸质）和电子版。信息互（改为“共”好些）享。有害作业人员未（改为：无）健康档案。实施（改为：落实）鼓励自主创新的税收政策。
根据（改为“按照”好些）省政府办公厅《关于···的通知》要求。学习领会中央（改为“国家”好些）、省和市有关文件。认真学习（增加：贯彻）土地宏观调控政策。增强了抵御干旱、（增加“大”好些）风、水（改为：洪涝）、干热风、冰雹、霜冻等自然灾害的能力。主要业务增速居全省和全市（改为“全市乃至全省”好些）同行业前列。我市拟在已建（增加“新型干法”好些）水泥一、二、三期的基础上。发挥支农惠农政策在促进农村基层和谐稳定发展、推动社会主义新农村建设中的支撑（改为“重要”好些）作用。···问题还未根本扭转（改为“解决”好些）。排第四名（口语化，改为“名列第四位”好些）。出土文物1500余件，一些文物举世罕见、价值连城（改为“具有很高的价值”好些）。高处作业人员必须佩戴（改为“系”好些）安全绳。把宣传动员工作贯彻（改为“穿”好些）污染源普查工作始终。印发（改为“出台”好些）了《鹤壁市人民政府关于印发···的通知》。安排好被征地单位（改为“村庄”好些）群众的生产生活。针对该厂（改为“企业”好些）在···。
***立即安排有关部门进行调查处理（增加：并多次过问处理情况）。接到…督查通知后，我市高度重视，***、***先后作出批示，（增加：并到现场进行督促）。
（四）不规范
不违背上级明文规定（有时也可以突破）和行文基本原则，从实际出发作出的努力探索，就可以叫规范。不规范从一定意义上讲也是不准确。
总体上不规范的地方越来越少。对内容、文字、基本格式等的修改，都要增强规范意识。
1．文件签填写
发文稿纸签未填写标题。拟稿单位填写不规范甚至张冠李戴（对此，李市长打过问号）。拟稿事由不准确、不简练，甚至引用的文件、领导小组、单位、印章等名称与正文中的不一致。
2．文件抬头、结尾
向省里的请示、报告等，抬头“省人民政府”未使用规范简称“省政府”。抬头“市人民政府各部门”有的漏掉“人民”。
有的通知文尾有“特此通知”，应该删去。特定的法律文书格式除外。
前边有印发通知，印发文件最后有“本规定自下发之日起施行”、“本办法由***负责解释”，除规范性文件外一般没必要。
行文落款，日期不按领导签发时间写（领导签发前可以暂时空缺运转），用阿拉伯数字，位置不规范。落款有“鹤壁市人民政府”。二00（应为：“〇〇”）七年**月**日。二〇〇八年元（改为：一）月十七日。
3．标题拟制
标题是文章的“眼睛”，拟好了事半功倍。
标题排列畸长畸短，没有按约定俗成的宝塔形、倒宝塔形、纺锤形等形式拟制，不美观。
正文标题为了排比、有气势而强求句式一致，导致语句不顺、因文害意。
正文一级、二级标题后用“。”
正文二级标题用楷体字、仿宋加黑等。
市政府对市监察局关于给予***行政记过处分请示的批复。
4．段落层次
有的公文一两页不分段落，显得臃肿、僵滞（分开段落层次更清晰，更便于阅读）。
有的层次划分较多，或者不同段落的内容交叉，应尽量合并。
规范性文件的每章中间可加大行距，使之清晰、美观。
“（一）、（二）”…做二级、三级标题并且内容只有一个段落时，后边的内容可以跟上，不必另行。
5．格式
送领导签发时，字体字号、格式等能规范的尚未规范。
未按22行、28字排版。
附件、表格等是公文不可分割的部分，要在语言表述、字体字号、数字居于表格中间（美观）、标点符号使用等方面加以规范。表格中的字号（3号以下）如果统一起来，会导致表格中的文字拐行过多、影响美观时，字号可以不统一。
附表没有页码。
数字表格有投资、面积、人数等多个栏目，表头后边的“单位：万元”跟在“总投资”后边加括号好些，这样与其他数字的单位标注更一致些。表格转页应增加表头文字，便于阅读。一个表格有多页应该加“续表**”，不能有的加有的不加。数字有的横排，有的竖排，有的多位数中一个两个数字另行。没有具体数字时，有的表格栏目中填“0”，有的不填。
领导小组成员姓名后边的单位、职务没有加括号，作为注释性的内容应该加括号。表彰的先进工作者、获奖者后边的单位、职务不加括号。介绍职务时，李培育（市政府市长），李彦军（浚县政府县长）。
注释性内容的位置不合适，应该紧跟需要注释的文字。
附件题目字体、字号等不规范；句首没有空格；另行排列标题，题目文字上下对齐好看些：
附件：··········································
·········································段落首行没有空格，文字中间却有空格。
6．句式、遣词用字、字体
并列的几个层次的标题、领句、相邻的语气、句式或词语，主谓式、动宾式、祈使式和平铺直叙式并用：充分认识……，贯彻施行《条例》的主要任务。水质自动监测站已建成投运，正在建设（放在本句句末好些）环境监察监控中心。
印发、转发的公文，“已经市政府常务会（市长办公会）研究通过”印发、转发语不一致，规范为“已经市政府同意”。
“政府令”仍使用“《···》已经**年**月**日市政府第**次常务会议通过”。
景区、景点、景区（点）、景区景点并用。“2005、2006年度”、“2005-2006年度”并用，用后者好些。工业集聚区，改为“工业集中区”更常用。
市直单位名称前，有的有“鹤壁”二字，有的没有。
***副市长、副市长***，根据不同情况妥当使用。
国土资源局、国土局，市规划管理局、市规划局，劳动和社会保障局、劳动保障局，质量技术监督局、质监局，发展改革委、发改委，县（区）人民政府、县（区）政府，动员会议、动员会等全称、半全称和简称，同一个文件中并用。
字体字号选用、加黑不加黑等不规范。同类别的句字，字体不一致。
7．数字使用
表示计数要用阿拉伯数字。不表示具体的计数、作为汉语词素（比如三言两语）除外。
同一个文件，小数点后边保留的数字位数不一致。
出动警力4千5百余人次。亡0人，改为：死亡为零。
40米～50米（改为：40—50米）；小学生15元生/年；112元/平方米；123Km；2＃；2×135MW（改为：2×13.5万千瓦）；S 215（省道215）；坡面大于80□（应为“°”）等，属专业文章用法，防汛、部分应急预案、附件等除外，文中一般不这样使用。
09月17日。2007.9.12。
8．标点符号
文件简称中的年度，应该用六角括号〔〕误为四角括号。“1 ”后的“.”误为“、”。县区的“区”不加（），或者有的加有的不加。正文中“具体见附件”没有加（）。专用、特指词语有的加“”，有的不加“”。“市委市政府”中间有的有逗号、有的没有，用与不用根据具体的语言环境确定。百分号与数字分置两行。制定如下意见、工作方案后的“：”改为“。”好些。
表彰奖励的先进工作者姓名后的单位职务不应加括号。
《》中的文字用标点。
能不用括号（）注释的内容尽量不用（）：引荐人引进的与市属企业（地方税收全部留市级的）合作的项目，改为：引荐人引进的与市属企业（地方税收全部留市级的）合作且地方税收全部留市级的项目。
“三加强（加强···，加强···，加强···）”，改为“三加强”（加强···，加强···，加强···）好些。精心组织开展“千家社区十万家庭千万群众参与的消防安全大行动”，应为：“千家社区十万家庭千万群众”参与的消防安全大行动。
并列层次“；”和“。”混用，比如6个分号这样使用：“；；；；。；”。较长的段落用“。”好些。有的一页全是“；”号，不便于其它标点符号的使用。
“和”“、”“及”用法不同。不用占补平衡，（改为：、）补充耕地，否则意义相反。较长的句子中间也可以使用“、”，只要共用一个谓语。“化肥和石油等物资”，改为“化肥、石油等物资”好些。
“其中”后边的“，”用与不用根据语气、语句长短等确定，一般情况下可不用。有时使用了，语气、表达等显得散漫。
两个以上市政府部门和两个以上县区同时列举时，“、”“，”混用。应该是：市发改委、商务局、卫生局，浚县、淇县。
表格中的句子，有的最后一句有“。”有的没有。用上好些。
“。”拐行，真没法可以另行一个或几个字。
华韵-（改为·）贝塞尔新型建材公司。
9. 修改稿双面打印或左侧装订，有的兼而有之，不方便。
（五）不简练
简练是才能的姊妹。公文文字尽可能简明扼要。
可有可无的“垃圾文件”是最大的不简练。
省里文件已发到县里，能不行文则不行文，必要的话转发一下就行，能简别繁。长达几十页的关于印发防汛预案、秸秆禁烧的通知等常规性工作，如果基本内容不变，可否不再年年全文印发，或者发个简要的通知即可？
1．可有可无的字词、句子、标点符号未删掉
穿靴戴帽的话过多，行文松散拖沓。以邓小平理论和“三个代表”重要思想及党的十七大精神为指导。为落实争取用两年时间创建成国家森林城市和用三年时间创建成林业生态市的目标。切实把专项行动工作摆上重要议事日程，亲自（增加：来）抓专项行动。涉嫌构成犯罪的，严格按照有关法律和规定，移送司法机关依法追究其刑事责任。对情节严重构成犯罪的，依法追究刑事责任。对于整改不到位的，要停业整顿。赶紧跑过去用左胳膊搂住***的头部。对查办案件不力的地方，（增加：通过）在一定范围内通报和新闻媒体上披露公开曝光督办等办法，加大督办力度。市、县（区）所有涉农单位首先要进行自查，认真检（改为：自）查。通过排查，发现安全隐患一条，即：鹤大铁路DK＋934公路桥立交桥下沉。列入重要议事日程，作为（改为：实行）责任目标管理的重要内容。
“要”字太多，有的删掉也不影响表达。“等”字能不用则不用。过多的“我市”、“全市”。
删掉前边的字词：形成了严惩消防违法行为的高压态势（掐头去尾修改法）。党中央有关加强民主法制建设的重要方针政策。使全市的节能减排工作也取得了显著成效。相对较小。共梳理共用法律。特制定如下方案。凡完不成···取消其评先资格。以及（有时可删掉）。地区财政收入。市辖各县区。农村行政村。…一览表。
删掉中间的字词：浚县人民政府等8个先进单位。法律、法规。两县、三区。经济和社会事业发展。关于进一步加强浚大公路新区两侧土地利用和各项建设规划管理的通知。确保该预案…。报送市政府办公室。我市政府拟转用…。鹤壁市是全国统筹城乡就业试点市。做好全市城乡各电影院。市政府将对所辖县（区）。新老区间快速通道。市级重点项目。县城区农贸市场。城镇居民家庭人居可支配收入。南关外村村集体耕地。按照市政府…3号文件的标准执行。根据省政府文件的要求。按照省政府通知要求。在开征范围之内。30年以来。投入使用。总量合计。发现2家违规生产矿井。全面贯彻落实科学发展观。在全市范围内开展了…。更容易造成…。对于以上提到的重点隐患点。浚县县政府。解决存在的矛盾和问题。为实现经济社会又好又快发展。建立起…体系。电线有点乱。及时给予制止。凡可以合并的项目要一律予以合并。成立我市领导小组。各县区要结合各自的实际。提高对这项工作的认识。对所有的建议、提案要做到···。减负比例87%。总投资为30473万元 。推动专项行动继续深入开展。市监察局、国土资源局制定的《关于···实施方案》。出让给淇县张近加油站，作为其加油站建设用地。粉尘、噪声检测过，但无记录资料。联系电话：3391579，或391575。墙体已裂缝，且屋顶逢雨即漏。
删掉结尾的字词：呈现出、涌现出、培育出、体现出、涉及到（有时为了强调和语音响亮也可以保留）。但是（有时可以删掉）。妥善处理好。建设成为。10月份。完善···设施建设。城区内。加快···建设进程。严格矿产资源开采准入行为。各县区政府。87.90%。并就此事。抓紧时间。积极推进…规范化管理工作。影响考核成绩的···。纳入最低生活保障体系，领取最低生活保障金。根据鹤壁（改为：我）市实际状况和社会需求。依照国家及省内有关文件标准（改为：规定）。
2．重复、交叉的字词、句子未删掉
大结构使用条块结合办法，容易导致重复。
不善用代词、概述，句子较长。比如：列举国家、省、市有些名称很长的文件，可以概述为“国家、省、市有关文件”。“党中央、国务院和省委、省政府”可以用“上级”代替。“大中型水库农村移民后期扶持人口核定登记”后边再次出现时，可用“这项工作”代替。各县区要做好“本县区、本部门”（可用“各自”代替）的工作。前边已经引用的公文标题，可以承前使用文号、简称（行政复议决定书除外）。原公路立交桥停止使用，在公路立交桥（改为：其）北侧新建道路，采用平交道口连接牟山大道和东大线（改为：代替之）。
印发、转发实施方案、意见等，实施方案、意见中有的表述，印发、转发通知中不必重复。表彰通报、决定等，前边总结性表述与后边希望性表述重复。正文中已加（）注明“见附件”，文末又写“附件…”。市安委会、百日安全活动领导小组的职责重复。
再接再厉，再创佳绩；发扬成绩，再接再厉；制定和出台；健全完善；紧密配合，共同行动；一直长期；好做法、好经验；预计…将。可删掉其中的一个词。
发文单位与其后标题中“鹤壁市人民政府”、“鹤壁市人民政府办公室”重复，有时可把后者删去。比如：“鹤壁市人民政府办公室关于印发鹤壁市人民政府办公室创建省级文明单位工作规划的通知”。
浚县人民政府：浚县《浚县人民政府关于…》。移交公安司法机关依法处理。交通和公路部门。严厉打击处理强迫他人劳动···。牵头负责。要求各部门要按照···。正在建设中的。希望各县区各单位要高度重视这项工作。 整体合力。尤其要着力。积极主动配合。土地使用用途。使省对市下达的各项责任目标。…检察院等单位作为成员单位。
3．可用可不用的虚词、连词、标点符号等未删掉
虚词要用实功夫抠好。了、的、地、但、也、于、由、在、对、以、等···，能删掉的则删掉，但必要时又必须有。已收悉（收悉，是上级对下级、长辈对晚辈的用词？）。而且也是、因此要···。但如果。此外对···也可。但为…除外。所涉及…。同意将省政府以豫土字〔2005〕318号文件。认真的讨论。在2005年的基础上。农业和农村、开发和经营、表彰和奖励。从2007年1月开始。自2007年3月份开始。人员应由招聘产生。转让给。按照您在信中。今后仍请您对我市的卫生等工作多多给予指导。这对…。到2010年…。以下同。公路上。14日晚上。按照省政府关于盘石头水库在6月底前下闸蓄水的要求。全市…领导小组。全面、协调、可持续发展。
4．承前、“承后（共用）”的字词、句子未删掉
承前省略，包括同一个文件内容的借用，相关文件的彼此借用。
管理水平和服务水平。2007年12月10日——2007年12月31日。市税务局圆满完成任务，市政府决定对市税务局予以通报表彰。九州路办事处、长江路办事处、黎阳路办事处等3个办事处。
5．修饰字词过度
强力确保…目标的圆满完成。大力加强。切实建立。
6．能压缩合并的未压缩合并
很短的文字没必要立标题分部分。没必要分行别分行，不必用序数词的别用。有些比较简单的工作，也仿照省里每项工作都分为工作任务、工作时限和工作责任，显得机械、琐碎，应合并。
公文大标题太长，可以提炼。但正文中引用某一文件标题时，必须与原文件标题一致，不能压缩。
一句能表述清楚的一定不要分成两句，能简省一个字就简省一个字。购置了1部消防指挥车、1部抢险救援车、1部举高消防车，可概括为：购置消防指挥车、抢险救援车、举高消防车各1部。一是要在制度上抓落实，二是要在载体上抓落实，三是要在投入上抓落实，可合并为：要在制度、载体、投入上抓落实。对事故多发的重点路段，一时无法整改的，可合并为：对事故多发且一时无法整改的重点路段。为了深入贯彻党的十七大精神，落实科学发展观，可合并为：为深入贯彻落实党的十七大精神。利用业余时间，坚持自学，可精简为：坚持利用业余时间自学。达到15%以上，可改为：超过15%。增长率为120%，可改为：增长120%。农用地5.3737公顷（耕地5.3737公顷），可改为：农用地（耕地）5.3737公顷。小火电机组在一定历史时期（改为：曾）为缓解我市电力供需矛盾。物质文明、精神文明、政治文明，可改为：经济社会发展。表（样式），可改为：样表。
用语行文像流水帐。市长批给副市长：···，副市长批给主管秘书长：···，主管秘书长批给有关部门和县区：···，典型的公文旅行，且有些内容不宜写入文件。
用好“和”、“及”、“、”号，把冗长的句子分割得简练些。
很短一段文字：《鹤壁市2008年住房建设计划》不用注释（以下简称《计划》），直接用“计划”代替即可。
7．工作要点、工作重点等表述得过细。
8．未使用规范的简称
以邓小平理论和“三个代表”重要思想及党的十七大精神为指导。人民代表大会常务委员会。市发展和改革委员会，发展改革委。组织委员会。行业作风。淇河开发办（应为：淇河保护与开发办）
公文写作常见问题十解
一、公文的文面结构主要有哪些要素？
公文的文面结构是个公文格式问题，是公文规范性的重要体现。最常用的有以下8个要素构成：
1、版头
①“红头文件”。文件的首页上端，印有“×××文件”字样的红色大字。政府公文版头下面有一道红线，党的公文在红线中间另加一红五星。
②“白头文件”。即不用版头的文件，一般用于印发领导人的讲话等文字材料。
2、发文字号
机关代字 +〔年份〕+顺序号
机关代字是发文机关的简化代称，一经确定，不得随意改动。年份用公元纪年标记，使用阿拉伯数字，并用六角方括号括住。位置居中略下（纵向）或左下。顺序号，使用阿拉伯数字，如“58号”。写作“第58号”或“058号”均不规范。
3、标题
发文机关 +（关于）事由 +（的）文种
4、主送机关
顶格，后加冒号。少数直接面向社会或全体的文件可省略主送机关。
该要素要注意主送机关之间的排列顺序和标点符号的使用。从系统的角度说，应按党→政→军→群的顺序排列，县四大家领导班子排序应为：县委、人大、政府、政协；从级别的角度说，应按由高至低的顺序排列。不同系统、不同级别的主送机关之间用逗号隔开，同一系统、同一级别的主送机关之间用顿号隔开。如：以县委和县委办向下行文的主送机关为“各乡镇党委，县委各部委，县直机关各单位和各人民团体党委（党组、总支、支部），汤泉池管理处党委”各主送机关间用逗号而不是用顿号隔开是因为它们虽处于同一级别但分属于不同系统。
当公文的主送机关为平级机关时，可按公文的内容与主送机关关系的密切程度安排先后顺序。
5、正文。
排印正文时，标点符号应尾随文后，即点号不能打头，标号不要拆开。数字、年份也不能拆开回行。
6、附件
写在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识。格式为：
附件：序号 + 标题 + 件数
附件的标题不加书名号，标题与件数空一字距，其末尾不加标点符号。写作“附件如文”、“附件×份”是错误的。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。
附件不是“副件”，有的对正件起说明、解释和证实作用，有的则用于向上级机关报送或向下级机关批转的附件，此类附件实际是主件。
7、发文机关（落款）
政府机关仅以版头和印章为标志，不写落款。
党的文件一般写落款，并必须写全称。
8、成文日期
会议通过的决定、决议等以会议通过日期为准。领导签发的，以签发日期为准。联合行文，以最后签发机关的领导签发日期为准。法规性文件以批准日期为准或者在正文最后专门规定具体生效和开始执行的日期。特殊情况署印发日期，如电报。
发文日期必须写明年月日。政府公文用汉字，党的公文用阿拉伯数字。
二、容易用错写错的字词如何区辨？
1、“二”与“两”
使用“二”的地方：①自然数。②序数、小数、分数。
使用“两”的地方：①一位数的基数。如“两台机器”。②概数。如“三两天”。
2、“倍”的运用
“倍”虽是一个比较简单的词，但在公文写作中误用的情况却是多见的。一是与“增加了”合用时的误用。“增加了”是在原数基础上，向上增加若干个原数。二是与“增加到”合用时的误用。“增加到”是包括底数，指增加后的总数。三是把“倍”用在降低、减少上。如有的公文中出现“降低×倍”或“减少×倍”的提法，这是不妥的。因为“倍”只能用于增加，不能用于降低或减少。如果说用于减少，就应该加“负”字。
3、“以上”与“以下”的运用
“以上”、“以下”等词与前面的数字连用，这种表达方法的数目概念，习惯上应包括前面的本数在内，百人以上即含百人、千人以下即含千人，不应把本数排除在外。但是，为了使界限的划分清晰准确，应注明本数是否包含在内。如：“十四岁、十四岁以上儿童不得入内。”或“十四岁以下（包括十四岁在内）儿童不得入内。”
4、“制定”与“制订”的运用
“制定”即制作、定出。公文中习惯用在较大场合，以制定党和国家的路线、方针、政策、法律和法令等，如：“党的第十六次代表大会，为我们制定了全面进入小康社会的总任务和政治路线。”
“制订”即制作、订立。公文中习惯用于具体规章制度的订立。如：“我们单位相继制订了防火、门卫等安全管理制度。”
5、“物质”与“物资”的运用
“物质”即能触及、能见到的客观存在的东西。该词多用于哲学和物理学上的抽象概念。
“物资”即指具体的财物资源。
6、“需要”与“须要”的运用
“需要”即对“缺乏”而言，还有“要求”的意思。词性为及物动词，后可带宾语。
“须要”即说明“应当”、“必须”的意思。词性为能愿动词，修饰限制动词。
7、“权力”与“权利”的运用
“权力”即可以管辖、统治、支配别人的权柄，受其管辖者必须服从。
“权利”即指一定的人被规定赋予的可以享受的权益。如：“公民有监督公共权力正确行使的权利。”
8、“截止”与“截至”的运用
“截止”即到期停止。
“截至”即到……为止。
9、“违反”与“违犯”的运用
“违反”即不遵照，反着方向做。
“违犯”即违背，触犯。
10、“以至”与“以致”的运用
“以至”即到，直到。用于时间、数量、范围的延伸或扩大。
“以致”即弄得，由此而造成，用于下半句的开头，表示结果。
11、“象”与“像”的运用
在公文写作中重点要注意，当“像”作为比喻词或作为其它系动词时不能写作“象”。
12、“的”、“地”与“得”的运用
“的”、“地”、“得”是结构助词，在口语里都念“de”。“的”用在名词前，是定语的标志；“地”用在动词和形容词前，是状语的标志；“得”用在动词和形容词后，是补语的标志。
13、“部署”与“布置”的运用
“部署”即指全局重大工作的安排。
“布置”即指全局具体工作和事项的安排。
14、“既”与“即”的运用
“既”是并列连词，通常与“又”配对使用。
“即”相当于判断词“是”的用法。另有“即使”的含义。
15、“和”、“与”、“及”的运用
“和”口语色彩比较浓；“与”带一些文言色彩，常用于比较郑重的场合；“及”连接的成分虽然也是并列，但表达的意思上有轻重的分别，即前重后轻。
三、如何处理公文标题制作中的几个棘手问题
1、解决转发性通知标题冗长繁琐问题
层层转发公文，由于“过桥”机关多，很容易造成该类公文标题冗长繁琐，如“裹脚布”似的，解决此问题办法有四：
①只写转发第一次转发机关的通知；
②直接转发原文件；
③在标题中只出现上一级机关转发通知的文号；
④只用本机关发文的标题，而将其它机关的标题概括为文件。
2、标题中标点符号的运用
为了保持标题简炼和整洁大方，一般地尽量不用标点符号的尽可能的不用。非用不可的有下面几种情况：
①可用书名号。主要用于法规、规章名称和被批转、转发的公文标题等。
②可用问号。如：《人的正确思想是从哪里来的？》
③可用引号。如：《中共中央关于坚持“少宣传个人”的几个问题的指示》
3、长标题的排列
根据标题长短，分一行、二行、三行均可，注意分割合理，布局匀称、美观，不可割裂题意，即一个词不可断开分在两行。
四、结构层次序数是如何规范的？
第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。在一段文字内部常使用“ 一是、二是、三是……”，“首先、其次、第三……”。
五、公文中的数字运用有哪些规范要求？
公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
党的公文用阿拉伯数字书写成文日期。不标明主送机关的普发式公文（决议、决定、条例、意见、规章等）加括号标注于标题下方居中位置。
年份一律使用公历年份的全称，如1978年、2003年不能略为78年、03年。
同一文件中同类数量的表示方法应前后一致。
六、公文字体和字数有哪些规范要求？
主标题字号一般应为二号标宋字体，副标题的字号应小于主标题字，大于或同于正文字。正文用三号仿宋字体。以16K纸型编排，每页文字20行，每行25个字。
以A4纸型编排，每页文字22行，每行28字。公文主题词用三号标宋字体，“主题词”三字应用三号黑体。
公文中的页码用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字。空白页和空白页以后的页不标识页码。
七、正确使用标点符号有哪些讲究？
1、并列短语中的顿号、逗号的使用。
并列短语中各成分之间如果没有显著的停顿，当中便不用顿号。如“工农业生产”不写成“工、农业生产”，“五六个”不写成“五、六个”，“各乡镇”不写成“各乡、镇”，“青红皂白”不写成“青、红、皂、白”。
并列短语各项之间有比较长的短语或有较大的停顿，中间应用逗号。如“刀子，叉子，玻璃酒杯，大大小小的花瓷盘子，都放出晃眼的光。”
2、破折号、省略号同点号连用。
破折号和省略号都是标号。用在有停顿的地方，不论是句中或句末，如果本来应该用点号的，可以用了点号再加破折号或者省略号。
3、引号同点号连用
凡是完整地照录别人的话，末了的点号（多为句终号）放在引号之内。如：俗话说：“到什么山上唱什么歌。”又说：“看菜吃饭，量体裁衣。”
凡是把引文作为作者一句话的一部分，末了的点号放在引号的外面。如：我们有些同志喜欢写长文章，但是没有什么内容，真是“懒婆娘的裹脚，又长又臭”。
4、句内括号与句外括号的使用。
句内括号（即注释句中某一部分的）紧贴在被注释部分之后，倘若正文在这里该用点号，点号应放在括号之后，括号内部可以有逗号或分号，但不能有句号，尽管已经是一个句子。如：这就是说，将群众的意见（分散的无系统的意见）集中起来（经过研究，化为集中的系统的意见），又到群众中去作宣传解释，化为群众的意见，使群众坚持下去，见之于行动，并在群众行动中考验这些意见是否正确。
句外括号（即注释全句的）前边正文的点号用在括号之前。括号内部如果是句子，可以用句号。如：全国各族人民间的大团结万岁！（长时间的鼓掌）伟大的、光荣的、正确的中国共产党万岁！（全场起立。热烈的经久不息的鼓掌，转为欢呼。）
八、加盖印章应注意哪些问题？
发文机关印章是证明公文效力的重要表现形式。总的要求是“上不压正文，下骑年盖月”。区别不同情况有以下具体要求：
单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。成文日期右空4字；加盖印章应上距正文1行之内，端正、居中下压成文时间，印章用红色。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。
当联合行文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文日期，印章用红色。只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm。
当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）按加盖印章顺序排列在相应位置，并使印章加盖或套印在其上。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。
当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。
九、怎样提炼公文的主题词？
撰写文稿时应在文中标明主题词，具体要求和做法是：
1、全面审读公文，确认公文的主题内容，即确认公文涉及了哪些事物和具体对象及问题。
2、认真进行主题分析，找出公文涉及的主要对象。弄清其性质，弄清其归属哪方面问题，形成主题概念，对关键性语句准确、精炼地进行主题概括。
3、在有关机关正式制发的《公文主题词表》中选取与公文主题概念相对应的最专指的主题词，其词形务必与词表中规定的词形相一致。
4、如在词表中没有与公文主题相对应、专指性强的主题词时，要在词表中选取与公文主题直接相关，最相邻的主题词进行相配。组配后有多义性时，应放弃组配，直接采用反映公文主题上位概念的上位词。不能进行组配时，也采用最直接的上位词。
5、应有效把握对公文主题的标引深度，一份公文的主题词除类别词外一般不超过5个。
6、主题词的排列次序应科学合理。一般应按主题词的含义，从内容到形式排列，进行组配时应按以下次序：
主体因素，即反映公文主题的关键性概念，如对象、材料、方法、过程、条件等，文中有几个并列的主体因素时，一般按语法关系和逻辑顺序排列；
通用因素，即描述主题的一些通用概念，在主题中居次要地位，对主题起细分的作用；
位置因素，即公文所涉及的事物、对象和问题所处的空间位置属性方面的概念，包括国家名、地区名、地名以及机构名称等方面的主题词；
时间因素，即公文所涉及的事物、对象和问题存左的时间范围属性方面的概念，包括具体年份等方面的主题词；
公文类型因素，即公文种类方面的概念，如命令、指令、报告等。
十、公文版记如何标识？
公文版记主要内容与标识规范如下：
“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号标宋体字；词目之间空1字。
公文如有抄送机关，在主题词下1行；左右各空1字，用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。
印发机关和印发日期位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位置；用3号仿体字。印发机关左空1字。印发日期右空1字。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉拍数字标识。
版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。
版记应置于公文最后一面（封四），版记的最后一个要素置于最后一行。
一、行文中的常见错误
1、滥发文件。主要表现：（1）所发公文属可发可不发之列；（2）所发公文只是照抄照转上级的公文（翻印即可，不必转发）；（3）所发公文内容空洞，无具体措施，不解决问题；（4）行文所涉及的问题可用口头请示、汇报或开会等形式解决；（5）行文所涉及的内容已在报上全文公布过；（6）在部门之间意见分歧，未经协商取得一致时就行文。
2、行文关系混乱 。 主要表现：（1）应该党政分开行文的未分开行文；（2）应该一个机关单独行文的搞成几个机关联合行文；（3）该职能部门行文的“升格”为领导机关行文；（4）该领导机关行文的“降格”为职能部门行文。
二、文种使用中的常见错误
1、自制文种。在正式文种之外，随心所欲，生造公文文种并俨然以正式公文行文。常见的有：“请示报告”、“工作思路”、“情况”、“汇报”、“申请”、“郑重声明”等。
2、误用文种。把属于机关其他应用文，特别是事务文书中的文种，误作为正式公文文种使用的情况。常见的有：把计划类文种“要点”、“打算”、“安排”、“设想”等作为公文文种直接使用，如《××市委××××年工作要点》。把属于总结类的文种“小结”、“总结”，以及把属于规章制度类的文种“办法”、“规程”、“须知”、“实施细则”等作为正式文种直接使用。但是，如果将上述应用文用转发或印发通知的形式发布，则是规范用法。如“××市人民政府关于印发市政府1997年工作要点的通知”。
3、混用文种 。 不按文种的功能和适用范围去选用文种，而造成临近文种相互混用，导致行文关系不清，行文目的不明，行文性质混淆。常见的有：“公告”与“通知”、“决议”与“决定”、“请示”与“报告”、“请示”与“函”混用。主要表现为将通告误用为通知，将通知误用为通告，将请示误用为报告，将报告误用为请示，将“请示”、“报告”合用为“请示报告”，“请示”和“报告”本身是两个文种，将决定误用为决议，将决议误用为决定，将函误用为请示或报告，将复函误用为批复。
4、越权使用文种。超出本机关的权限行文，如随意制定“条例”。实际上“条例”只能用于党的中央组织制定规范党组织的工作、活动和党员行为的规章制度；按照国务院办公厅发布的《行政规范制定程序暂行条例》的规定，在行政机关公文中，“条例”只能应用于特定国家机关制定的法规中，即全国人大常委会制定的法规，国务院制定的行政法规，地方人大及其常委会制定或通过（批准）的地方性法规。如：《中华人民共和国城市道路管理条例》。基层单位制定有关规章制度时可用“规定”或者用“细则”、“办法”等应用文种，并用转发或印发通知的形式发布。
5、降格使用文种。应该用命令、指示发布的公文而用通知发布，如一些省、自治区、直辖市人民政府发布重要行政规章，不是用令发布而用通知发布。这种降格使用，必然影响行文的权威和效力。
三、版头使用中的常见错误
1、版头混用。将下行文版头用于上行文；使用“××文件”式样的版头用于向上级报告、请示工作、任免干部或批复等；使用不带“文件”字样的版头用于发布党的方针、政策，重要工作部署或批转下级的重要报告、请示。
2、使用非标准版头。使用设计或印刷不标准的版头。常见的是：格式不对、尺寸不标准、非红色印刷、发文机关字体不庄重等。
3、使用没有版头的白纸印发文件
四、发文字号中的常见错误
1、年号不全 。 如：将“1997”省略为“97”。
2、括弧不对。《国家机关公文格式》规定发文年度用六角括弧“〔〕”括入。错用成圆括弧“（）”、方括弧“［］”、方头括弧“【】”。
3、位置不当。将发文年度位置提前到了机关代字前面。如：将×校字第×号错为×校字第×号。
4、序号累赘。发文顺序号中多加了“0”变成“0×”。
5、一文多字号。联合发文时并用了几个单位的发文字号。
6、一字号多文。用同一发文字号制作两份不同的文件。
7、跳号。没有按自然数的顺序依次排列，中间出现跳号现象。
8、字第搭配不当。正确的是“字”在年号之前，“第”在年号之后；前面用“字”，后面用“第”；前面无“字”，后面就不应有“第”。常见的错误是：有“字”无“第”或有“第”无“字”。但“字”、“第”均省去是正确用法，如：×委 ×号。
9、滥用“发”字。只有重要文件才采用“××发”字样。
10、自制发文字号。 未按规定要求编制发文字号。
五、签发人标注中的常见错误
1、上行文未标注签发人姓名
2、下行文也标注了签发人姓名
3、标注不规范签发人标注位置远离发文字号（正确的是它们之间空两个字）；签发人标注的字体字号与发文字号的字体字号不一致；“签发人”与签发者姓名之间未加冒号。
六、公文标题中的常见错误
1、缺少发文机关或通过决议、决定的会议名称“决议”、“决定”等文种的标题不能省略发文机关或通过决议、决定的会议名称。如：“第八届全国人民代表大会第五次会议关于批准设立重庆直辖市的决定”不能简写为“关于批准设立重庆直辖市的决定”。
2、用发文字号代替文件名称如：“关于××字〔1997〕第×号文的批复”，这类标题的事由，除极少数熟悉标题中所述文件的内容的人外，其他人是不能明白的。
3、文字累赘如：《××××人民政府关于认真贯彻落实×政发[××××]××号文件精神，积极动员群众大力开展抗旱播种保苗，保证今年农业夺取丰收的情况的报告》，发文机关可省略，所引文件的发文字号应删掉，事由可概括，改为《关于春耕播种情况的报告》就简明了。此外，在标题中常出现文字或词义重复的现象，如《关于贯彻××××通知的通知的通知》，应为《关于贯彻××××通知的通知》；又如《关于请求解决××××的请示》，应为《关于解决××××的请示》，后面有请示，前面用请求就是多余的。
4、滥用标点符号除批转法规性文件外，公文标题中一般不加书名号。常见非法规、规章名称用了书名号，如《关于认真贯彻〈×××决定〉的通知》、《关于批转〈××××报告〉的通知》、《关于〈××××请示〉的批复》，标题中加书名号是错的。
5、缺少文种如《××市人民政府批转市教委关于建立高等院校学习基地的报告》，误把被转发部门的“报告”当作本公文的文种，应在其后补上“通知”这一文种。另外，在公布事项、工作要点的公文中也常缺少文种，如：《××大学一九九×年重点抓的八件实事》就缺少“决定”这一文种。
6、发文机关简称不规范如：《××市计委二〇〇×年工作计划》，“计委”容易引起歧义，如果是“计划经济委员会”应简称为“计经委”，如果是“计划生育委员会”应简称为“计生委”。
七、主送机关中的常见错误
1、缺主送机关除公布性文件外，一般文件都必须标明主送机关。但有的文种如会议纪要等，主送机关一般放在文尾末页下端。
2、主送机关表述不规范未按党委、人大、政府、政协、法院、检察院、军队、有关部门的顺序排列；未用全称或规范化简称，如“市府”应为“××市人民政府”；分类排列时未按类内用顿号、类间用逗号的原则办理；随意使用统称，如“市内各单位”。
3、多头主送主送机关不止一个。向上级机关行文，只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应当用抄送的形式，但不得同时抄送下级机关。
4、主送个人公文不得主送领导者个人。
5、越级主送一般不得越级请示，特别情况下必须越级请示时，应当抄送被越过的机关。
八、正文中的常见错误
1、错别字主要表现：（1）因粗心大意，将“宏观”错成“客观”，“拨款”错成“拔款”，“突击”错成“突出”……；（2）因辨析不准，将“淡薄”错成“淡簿”，“渎职”错成“赎职”，“严厉”错成“严励”……
2、标点符号错误常见顿号与逗号混用，逗号与句号混用，方括号与六角括号混用，书名号与引号混用……
3、数字使用不规范应该用阿拉伯数字的用了汉字，如“20世纪90年代”错成“二十世纪九十年代”；应该用汉字的用了阿拉伯数字，如“党的十四大”错成“党的14大”。正文中的数字，部分结构层次数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须用汉字书写，其余的应当使用阿拉伯数字。
4、随意简称如将“社会主义精神文明建设”简称为“社精文建设”，“高速公路公司”简称为“高速公司”。
5、引文标注错误未按所引用公文的发文时间、标题的发文字号的顺序引用。如“你校×校字［1997］第×号文件（关于×××的请示）收悉。”
6、随意使用字体字号正确的是使用3号或4号仿宋体。
7、随意设定字距行距正确的字距为0点距（电脑打字点距下同）；行距为24点距。
九、无正文说明标识中的常见错误
常见错误是落款和发文时间已正好排满一页，而在另一页的文尾部分的抄送机关等之上标明“此页无正文”。这种情况无须注明“此页无正文”，因为公文的正文是指主送机关以下，生效标识以上具体反映公文内容的部分。
十、附件标识中的错误
1、有附件不标注
2、附件名未标全称
3、标注不规范“附件”二字顶格标注（正确的是顶格空一字）；只标了一个“附”字（正确的是标“附件”二字）；附件未全部标注；附件标题末用了标点符号。
4、内容不适在印发、转发、批转公文的通知中，错将所印发、转发、批转的公文作为附件特殊说明。印发、转发、批转通知和所印发、转发、批转件是共同组成一件公文的，且已在标题中说明，无需作附件标注。
十一、发文机关标识中的错误
1、未标发文机关名称，用印章代替
2、发文机关未用全称或规范化简称
3、位置不当常见的错误是居中标识或靠右边顶格标识。正确位置一般是从全页垂直中线起向右书写，而且发文机关最后一个字比正文缩四个字或与成文日期标识协调（成文日期的最后一个字比正文缩两个字）。在下列两种情况下发文机关标识可越过中线：一是发文机关全称字数多，从中线向右写，一行写不下时；二是联合发文单位多，竖列太长影响美观时。
十二、成文日期标识中的常见错误
1、将拟稿日期作为成文日期
2、将打印日期作为成文日期
3、汉字和阿拉伯数字乱用在发文机关署名后标识成文日期时，用阿拉伯数字书写，如：“2005年3月20日”，在题注域内标识时用汉字标识。
4、标识不全只署月日不署年份，如：“三月二十日”，只署月日不署年份。正式公文成文时期必须将年月日标示完整。
5、位置不当或与落款不协调常见错误是成文日期第一个字向左越过发文机关第一个字或直接向左靠齐。正确位置一般应是成文日期第一个字与发文机关第三个字（或中间）对齐，向右排印。当发文机关最后一个字比正文缩四个字排印时，成文日期的最后一个字比正文缩两个字。总的原则是，成文日期的标识是与发文机关标识协调，以保持文面的美观。
6、将月日写成“分子式”如把一月一日写成“1/元”或“1/1”。
十三、机关印章使用中的常见错误
1、当用不用干部任免通知等重要文件应该用印而未用印。
2、不当用却用了印制的有特定版头的一般普发性文件也用了印。
3、位置不当用印既不压发文机关也不压成文日期或只压其中一个。
4、模糊不清未及时清洗印章，使印记模糊不清。
十四、主题词标识中的常见错误
1、不标引主题词
2、将标题简单切后分当主题词标引主题词的主要作用是反映公文的类别、主题和表现形式，为检索查询提供方便，由范围（类别词）+内容（类属词）+文种（文件形式）组成，其中的类别词反映公文内容所涉及的范围和应归属的类别，标题中一般不会出现；标题的主要作用是概括公文的性质和要求，由发文机关+事由+文种组成，其中的发文机关一般不宜作为主题词标引。因此，标引主题词时不能简单地切分标题，而应根据公文内容进行分析，弄清公文的类别、主题和表现形式后，再按主题词标引的规范进行标引。
3、任意生造主题词不在中共中央办公厅、国务院办公厅或上级主管部门统一制发的《主题词表》中选用主题词，而是任意生造。这将导致不能用计算机对公文进行主题检索，完全失去标引主题词的意义。
4、未先标类别词
5、任意组配
6、乱用标点符号两个主题词之间应该用一个空格符分开，错为在主题词间使用了顿号或逗号（但组配标引时可用顿号分开）。
十五、抄送机关标识中的常见错误
1、使用已废除了的“抄报”或“报”、“送”、“发”
2、抄送个人公文不能抄送个人，需要送某位领导阅否由收文机关秘书部门决定。
3、抄送主送机关既然是主送机关就不必再抄送了。
4、滥抄滥送将向上级机关的“请示”同时抄送平级机关或下级机关；将公文抄送给与公文内容无关的机关。
5、标识不规范抄送机关未分类或标点符号使用不当。
十六、公文处理的误区
造成公文处理不规范的一个重要原因，是在部分文秘人员的思想认识上存在一些误区，其对公文规范化的危害不小。为推进公文规范化建设，必须提高认识，走出误区。常见的有以下8种：
1、按老一套办法办文《中国共产党机关公文处理条例》、《国家行政机关公文处理办法》、《国家机关公文格式》、《发文稿纸格式》、《出版物上数字用法的规定》、《标号符号用法》、《出版物汉字使用管理规定》等，都是公文制作的法规性文件，并构成了公文规范的完整体系。同时，公文规范处在不断变化和完善之中，任何标准和规范都可能被修订。广大文秘人员要加强学习和研究，跟踪公文发展的动态，在公文实践中力求使用最新的标准和规范，尽量准确地理解和掌握公文规范的完整体系，不要在新的公文法规颁布很长一段时间后还抱着老一套不放。
2、不加分析地把上级来文作为范文由于有的领导机关存在对公文规范化的重视程度不够的现象，其所制发的公文难免也有时出现不合规范的地方，而有的基层单位的文秘人员往往认为上级秘书部门水平高，他们制发的公文都是正确的，即使有时发现了与公文规范不一致的地方，也认为上级那样做总是有道理的，于是上行下效，造成不规范公文泛滥。所以，每一个文秘人员都要努力学习，把思想认识统一到公文规范上来，选择范文时要按公文规范进行判断，不能认为发文单位的级别越高其所制发的公文规范化程度就越高。同时，要求级别越高的领导机关越要重视公文处理的规范化。
3、发往国外的函件用外文汉语是联合国使用的6种语言之一，为世界通用语言，我们在国际交往中完全可以理直气壮地使用汉语。使用中文不仅符合国际惯例，而且也体现了对中国主权、中国文化的尊重。外国人就不会因为你不懂外文而改用你国的文字。
4、发往港澳台的函件用繁体汉字国际上以简化字为汉语的标准用字，尽港澳台等地仍使用繁体字，但根据《出版物汉字使用管理规定》：“向台湾、香港、澳门地区及海外发行报纸、期刊、图书、音像制品等出版物，可以使用简化字的一律用简化字”。人民日报海外版也早从1992年起就改为简化汉字印刷了。
5、将被批转、转发、印发的文件当成附件被批转、转发、印发的文件是主体的有机组成部分，不得视为附件。在这种情况下，正文之后，发文机关署名前不得标注被批转、转发、印发的文件顺序和名称，而被批转、转发、印发的文件则标印在公文署名及成文日期之后，文尾部分之前。
6、以领导人签发代替办公（厅）室核稿有的单位的职能部门办事人员不按办文程序办事，越过办公（厅）室将公文直接送领导签发，并以领导已签发为由拒绝办公（厅）室的核稿和核发。《条例》和《办法》规定，公文在送领导人签发之前，应当由办公厅（室）进行校核。公文核稿的基本任务是协助机关领导人保证公文的质量。就是在领导审批后，正式印发前，还应由办公厅（室）进行核发。
7、用计算机起草公文时仅将定稿归档由于办公自动化的发展，许多文秘人员直接在计算机上起草文稿，各次修改过程也直接在机上进行，最后打印和归档的是定稿。由于定稿无法体现修改过程，对于非常重要的文稿，一旦出现问题，难以分清责任，档案的借鉴作用就要大打折扣。正确的方法，是在原始稿上反复修改，把经领导签字的修改后的定稿，作为归档的真实原件。
8、用传真件代替正式文件发文或归档传真件不能代替正式公文，因此，对于重要的公文，虽然紧急情况下可用传真件发文，但发出传真件后要及时补寄正式公文。另外，由于传真件纸张材料的特殊性，保存不久字迹就会全部退尽，如果直接将其归档，时间长了就会失去其档案意义，正确的方法是将传真件复印后归档。由于复印件也容易退色，这时可使用固色剂延长文档保存期限。
公文写作常见问题分析
1、文种使用不当。有的公文作者不了解或不会正确运用确切的文种，以致长期只使用通知、决定等两三个公文，其余文种一概不用；有的公告、通告、通报分不清，望文生义去应用；有的不知公文中报告与请示是两种不同的文种，经常混淆不清，使用时张冠李戴或干脆写成“请示报告”；有的不知有命令（令）、函、会议纪要等公文，遇到该使用这些公文的场合则都用通知等公文去代替。从公文写作实践来看，具体有以下公文要注意区分：
①“请示”和“报告”的适用与区别。“请示”是办件，需要回复，适用于向上级机关请求批示、批准，上级机关不批准，你还办不成。“报告”是阅件，一般不需回复，适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。文件中只要有请求事项的，就不能用“报告”来处理，否则很容易误事。如果既想汇报工作，让上级掌握，又想请示解决问题，一般可采用两种办法来解决:一是将“报告”和 “请示”分开，形成两份公文分别上报；二是以请示公文为主，将报告的内容作为附件，附在请示后面作为背景材料，让上级了解请示的充分理由。
②“决定”和 “意见”的适用与区别。“决定”、“意见”都属于决策性文件的一种，都用于安排部署重要工作。其区别是：“决定”一般用于重要决策的出台和重大活动的部署，带有较强的政策性和严肃性，这从“决定”二字的含义就可看出来，“决”是“决断”的意思，“定”是“确定”的意思。“决定”既出，必须严格执行。如《中共中央关于经济体制改革的决定》，通常情况下，人们一看文件上有“决定”二字，就知道非同小可，有“大动作”出台了。另外，“决定”一般是就较长时期的工作进行部署，比如管一年、两年甚至更长时间，短时期的工作一般不宜用“决定”。而“意见”同样用于安排部署重要工作，但相对而言，所决策的事项没有“决定”那么重大，语气没有“决定”那么严肃，进效可长可短。如《中共苍溪县委关于开展“富民惠民，改善民生”作风建设活动的意见》。需要指出的是，“意见”的刚性虽不如“决定”强，但并不意味着不重要、可执行可不执行。事实上，各级党政机关部署工作用得较多的还是“意见”而不是“决定”。这就像使用武器一样，常规武器经常要用，而尖端武器是不可随便用的。
③“请示”和 “函”的适用与区别。“函”适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。“函”和 “请示”容易混淆的主要在 “请求批准和答复审批事项”这一适用规定上。“请示”的主送机关必须是直接的上级机关，而“函”的主送机关则是不相隶属的机关，可以是上级机关，也可以是平级单位，还可以是下级单位。某一部门或单位向同级有权单位或上级不相隶属机关请求批准和答复审批事项，只能用“函”，而不能用“请示”。
④“批复”和“函”的适用与区别。“批复”适用于答复下级机关的请示事项。如下级政府或部门向上级政府或部门报送请求事项，上级政府或部门应用 “批复”给与答复，而经政府部门同意后，其办公厅 (室)则应用 “函”来答复。对不相隶属机关来函商洽工作、询问问题、请求批准事项的，受文机关也应用“函”来答复。
⑤ “公告”和 “通告”的适用与区别。 公告和通告都是告知性公文，但它们属于两个不同的文件，有着十分明显的区别。一是发布机关不同。公告一般只由国家高级领导机关及其有关职能部门发布，基层机关和企事业单位无权发布公告。通告的制发机关则非常广泛，各级国家机关、人民团体和企事业单位均可制发通告。二是内容特点不同。公告的内容大都是已经发生或确定的，是事后告知，因而具有很强的告知性特点。通告则多用于事前制定某些规定或提出某些要求，让有关方面和广大公众遵照执行，因而具有很强的强制性特点。三是使用范围不同。公告公布的范围是面向国内外的，且必须通过媒体公开发布；而通告公布的范围则限制在一定范围内，且可通过张贴的方式发布，因而公告的知晓范围比较广泛，通告的知晓范围则相对窄小。“公告”、“通告”混淆，主要是将“通告”错用成“公告”，如《ＸＸ市人民政府关于加强滨江路管理的公告》、《ＸＸ市公安局关于对ＸＸ路实行交通管制的公告》等，都不属于向国内外宣布重要事项或法定事项，应把“公告”改为“通告”。
⑥“命令”和“通知”在制定公布规章和转发规范性文件上的适用与区别。用“命令”制定公布规章，这规定适用于有制定公布规章权的行政机关，即国务院直属工作部门、省级政府、省级政府所在地的市政府以及国务院批准的较大市政府。如江苏省有规章制定公布权的是省政府、南京市政府、无锡市政府、徐州市政府、苏州市政府，其他地级市政府没有规章制定公布权，因此也就不适用以“命令”制定公布规章。在实际操作中，没有规章制定公布权的市发布规范性文件可以用“通知”进行转发或印发。
2、格式不规范 。主要有以下表现：
①公文文头不规范。一个机关发文，理所当然以本机关文头制发；若是几个机关发文，应以提起发文机关文头制发。（“联合行文”见后文）
②发文字号不规范。下行文要用“发”字；上行文要有签发人，发文字号不用“发”字。
③标题冗长、混乱、残缺不全。具体体现在：“关于”用得多、书名号多、涉及文种多的时候，不好把握。
④主送机关排列混乱。乡镇党委、政府向县委、县政府联合行文，如事由以县委为主，主送机关则为“县委、县政府”，县政府的阅知；如政府为主，党委又有必要了解，其主送机关则为“县政府并报县委。”
⑤结构层次序数混乱。（见后文）
⑥附件不符。附件标题应与文件后所附材料标题相符。
⑦文本署名不规范。以党委名义发文，文本要署名，日期用小写；以政府名义发文，文本不署名，日期用大写。
⑧抄送单位不正确。若是乡镇党委、政府向县委、政府联合行文，应抄送县委办、县政府办；若是乡镇党委向县委行文，只抄送县委办；若是乡镇政府向县政府行文，只抄送县政府办。
⑨主题词使用不当。公文主题词应包括反映公文内容的类别词、反映公文主题的词、公文文种三个词组构成，如《中共苍溪县委办公室关于做好庆祝中国共产党成立86周年纪念活动的通知》，其主题词是“党的建设、建党节、纪念活动、通知”。其中“党的建设”是类别词，“建党节、纪念活动”是反映公文主题的词，“通知”是公文文种。除了以上固定的三个词组外，有时公文还需要标引自由词，主要范围是：一是新出现的主题概念，包括新科技、新政策、新理论、新名词术语等；二是人物、时间和年代称号；三是地区、组织机构名称。其标引的方法是：在自由词后标上“△”符号，并适时将新词登记在主题词表上。这里，同时还要注意一点：选用《词表》以外的地名(组织机构名)、时间、人名、文献名称等专用名词作自由词标引时，不作“△”标记，如毛泽东思想、邓小平理论等虽然《主题词表》中未列，但已经成为了专用名词，在标引时不加 “△”符号。
以上所列只是部分表现，在实际工作中，还有其他格式上的问题，在此不一一列举。因此，各单位公文起草人员应随时加强对公文格式的学习，细心观察县委、政府公文的格式要求，弄清各自的区别。
3、行文规则混乱。主要有以下几种表现：①越级行文；②多头行文；③请示一文多事；④党政不分。在此不一一阐释。
4、词汇使用不当。这个毛病看起来似乎没有什么大不了，其实这与意思表达准确不准确、文稿质量好不好直接相关，严格说来是对工作不负责任、对文字是一种糟蹋的表现。所以，每一个文秘人员在词汇运用方面都应有一丝不苟的精神。具体说来，词汇使用不当有以下几种表现：①滥用与领导同志有关的专用词汇。如X领导的“重要指示”、“重要讲话”，这要看用于哪一级的领导，对中央领导可以用，对其他级别的领导则不能用，这是上级有明确规定的。同样的道理，地方领导到基层检查工作不能用“视察”一词，只能和“考察或检查工作”、“检查工作”、“指导工作”或“调查研究”等，中央领导同志下基层才可用“视察”。②滥用副词。不少文稿为了加重语气、强调某项工作的重要，加上一大堆副词，如“进一步坚决落实”，又是“进一步”，又是“坚决”，其实“坚决”本身就已经很确定、很有力度了，所以要么用“进一步”，要么用“坚决”，不宜将二者重叠起来使用。当然，有时可以重叠运用某些副词，但要根据需要，而且要用得恰当，比如某项工作过去要求“加强”，但进展的情况不太理想，就可以用“进一步加强”。③滥用指令词。作为公务文稿，“要”怎样这类词肯定经常会用到，但用得太多太滥也不行，如有些讲话稿、文件，满篇都是“要”字，让人觉得烦。更有甚者，有些不适宜用“要”字的文稿也没完没了地“要”，比如工作汇报中使用“要”字，就好象是向上级下指令似的；工作总结，本来是谈情况和体会的，也老是用“要”字，就好象是谈未来的打算了。④过多重复用词。同一篇文稿中多次出现公务文稿常用词是不可避免的，但我们应该而且可以做到的是，短距离内尽量不要重复，尤其是在一句话中不要重复，比如这样的句子“我们一定要认真传达和贯彻好省委和省政府关于深化改革和加快发展的一系列重要文件精神”。这句话意思是说得通的，但同一句话出现三个“和”字，显然不合适，把第一个“和”字拿掉，第二个“和”字改成顿号就可以了。⑤乱用时髦词汇。时代在前进，知识在更新，公务文稿的常用词汇也需要不断注入新鲜气息，如WTO、知识经济等都已经走进我们的公文了，但新词汇也有一个潜移默化、约定俗成的过程，不能过于“前卫”，否则就会“曲高和寡”，让人不知所云。如把“网络时代”说成“宽带时代”就不适宜，因为除了业内人士，基层干部没有多少人能懂。还有一些同志喜欢“引进”港澳台的某些词汇来改造自己的词汇，如改“提高”为“提升”、“通过”为“透过”、“本次”为“今次”等就不好了，好象他们的词汇是貌美女郎，自己用惯的词汇是丑陋的，其实又有多大必要呢？领导讲话稿写得好不好，关键不在于新词汇多不多，而在于写作功力深不深。⑥乱用助词。这方面最突出的是“的”、“地”、“得”三个字经常被混用，“的”字用于定语，“地”字用于状语，“得”字用于补语。⑦用词不当。这个毛病在许多文稿中俯拾即是，好象也“约定俗成”了。如“公开曝光”，曝光本来就是公开的意思，难道还有什么不公开的曝光？又如“严格会议纪律”，严格后边缺了睦动词，应加上“遵守”一词。还有如“强化（领导）”应为“加强”、“增进（认识）”应为“提高”或“深化”、“提高（本领）”应为“掌握”。如此等等，不一而足。
5、提法不当。 有的公文提出一些未经仔细推敲的方针、口号、任务，而这些方针、口号、任务又往往与党和国家在某一时期的工作方针相违背，从而造成一定的混乱。
6、名称表述混乱。公文中的人名、地名、单位等名称表述混乱主要有：①单位名称不准，应以公章名称为准或用规范化的简称。如“中共苍溪县委”、“县委”（规范化的简称），“中共陵江镇委员会”、“陵江镇党委”（“中共陵江镇党委”是错误的）。②同一名词在一篇公文中几次出现时表述不一致。③随意用简称。领导讲话稿中用简称可以节约词汇，但这种简称必须是符合规范、大家都已接受、一说就明白的，比如“邓小平理论”，大家都知道是“邓小平建设有中国特色社会主义理论”的简称，“三个代表”大家都知道。而有些简称只有某系统、某行业的干部职工知道，如某单位开展“学文化、学科学，比技能、比奉献”活动，简称“双学双比活动”，如果写进党委、政府文件或领导讲话中，就不能用简称了，要用就要附加说明，要不就会让人莫名其妙。还有如过去经常提到的“扫黄办”、“打拐办”等简称的运用，都要注意这个问题。有些专用名词则不能随便使用简称，如有些文稿中用的称“三代办”、“先教办”等，就显得很不严肃，要用简称，也要与上级的口径保持一致。
7、数字使用不统一 。公文使用数字概念模糊，书写形式杂乱和不准确。具体说来，公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，如三心二意，其它均应使用阿拉伯数字。
８、请示性公文应注意问题：给上级机关的“请示”性公文应注意四个问题：①“请示”应一文一事；②一般只写一个主送机关；③需要同时送其它机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关；④不得将“请示”夹带在“报告”里，因“请示”必须批复，而“报告”不必批复。
9、有双重领导关系的上下级之间行文应注意的问题：受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关，由主送机关负责办理、答复；上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送另一上级机关。
10、行政机关与党委机关在行文关系上应注意的问题：各级行政机关的公文，不得向党委机关作指示、交任务，如内容涉及党的工作，应与同级党委联合行文。
11、公文的结构层次序数应如何标注：按照《国家行政机关公文处理办法》规定，公文结构分为4个层次，具体标注法 是：第一层为“一、”，第二层为“(二)”，第三层为“1”，第四层为“(1)”。
12、联合行文应注意的问题：①联合行文有两条规则：一是必须是涉及两个以上部门职权范围内的事；二是必须明确主办部门。②两个以上部门行文要注意充分协商，尽量取得一致意见。取得一致意见后，可由一个部门行文，也可以联合行文，不得交叉重复行文。未经协商一致，不得各自向下行文，如擅自行文，上级机关应当责令纠正或撤销。③联合行文时应使主办机关名称排在前，其他机关自上至下排列，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，可能出现把正文挤出首页的情况，如果首页没有正文，是极不严肃的。发文机关过多，只能挤发文机关，不能挤正文，挤的办法是，可将发文机关标识字号缩小，行距缩小，保证公文首页留出发文字号、标题、主送机关以及最少一行正文的位置。
附：公文写作常见错误实例分析
关于邀请x校长、x书记参加“10356211”工程奠基仪式
并致辞的请示报告
校长办公室、党委办公室并呈x校长、x书记：
根据“校长办公会议决”，我院成立了专门的“10356211”工程指挥小组，在校领导的指导和指挥小组的努力下，前期准备工作已经就绪。现定于十月二十一日举行工程奠基仪式，届时想请x校长、x书记参加仪式并致辞，请校长办公室提供方便。热切盼望x校长、x书记的到来！
此致
敬礼！
附件一：讲话稿；
附件二：议程。
资环学院
2005年10月11日
一份完整的公文由文头、内文和文尾组成，内文是主体，上面展示出来的就是公文的内文部分，本文主要探究内文部分的常见错误和对策。
一、标题：标题应由“发文机关+关于+事由+文种”构成，对内发文可省略发文机关。就上文标题而言，似乎也符合这一要求，但这是最起码的格式要求，细究起来，这个标题仍存在着不少错误。
1、多用标点。标题中除书名号外一般不用标点，如：关于印发《华东师范大学公章管理办法》的通知。上文题目中的顿号、引号都是多余的，应该去掉。
2、人物模糊不清，顺序排列不当。公文里所提到的人物应使用全名，不能只用姓氏加上职务，一个学校可能会有两个王校长，不用全名会引起不必要的麻烦。对外行文尤其要注意。“党先政后”的排列顺序在我国是约定俗成的，校长和书记同时出现时应把书记排在前面。
3、项目不宜使用代号。公文应该是明晰的，应让阅读人一看便知。有些项目和工程有代号，而这些代号可能只有该领域的人知晓，一旦用代号代替项目具体内容出现在公文里，会给人一种不知所云的感觉。
4、混用文种。根据国务院2000年8月发布的《国家行政机关公文处理办法》，行政公文的种类主要有命令、议案、决定、意见、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要等十三种。请示和报告为不同文种，不能混而为一，上文应属请示。文种不能错用，也不能混用，更不要生造，如事宜、申请等都非公文文种。
二、主送机关：即受文对象，应根据公文内容选择相应的主送机关。上文中的主送机关也存在着错误。
1、多头请示。请示和报告一般只写一个主送机关，需同时送其他机关的应采用抄送形式。上文应主送党委办公室，抄送校长办公室。
2、不能送个人。公文是机关单位之间联系汇报工作、处理解决问题的载体，它只针对单位，不针对个人，所以它一般不直接送给个人审阅。
三、正文：文种不同，内容要求也有变化。请示的正文一般包括请示原因、目的和依据，应写明请示事项，并提出自己对解决问题的态度和意见。上文作为请示，虽然符合基本要求，但很多错误也是显而易见的。
1、引文不全。引用的公文要写明：发文时间+发文机关+标题+公文编号，如：根据华师（2003）17号《关于进一步做好非典型肺炎预防工作的通知》精神。上文所提到的“校长办公会议决”缺少时间和议决题目。
2、数字不规范。正文中除一些约定俗成的叫法外（如华东师范大学“十五”规划），数字应用阿拉伯数字，“十月二十一日”应为“10月21日”。
3、用词不当。公文讲究公事公办，不需要过度客气，行文应力求客观。“请校长办公室提供方便。热切盼望x校长、x书记的到来！”这些含有感情色彩的话尽量不用。
4、信息不准确。公文所涉及的时间、地点、人物应尽量做到准确具体，上文中举行奠基仪式的时间不够具体，地点也没说明，在公文写作中要注意避免。
5、结尾不当。公文有自己的结尾用词，请示一般用“以上请示，请予批复”结尾，而不用私人信件中常用的“此致敬礼”。
6、缺少联系人。请示一般应有联系人和联系电话，上文中少了这项内容。
四、附件：为了补充说明正文，公文往往要添加附件。上文的附件也存有错误之处。
1、格式不对。附件的正确格式是：
附件：1、xxxxxxxxxxxxxxxx；
2、xxxxxxxxxxxxxxxx。（党委机关公文只用“附”字）
2、附件名称过于简单。附件的名称在简洁的同时还要能概括出其具体内容，不能过分简单。上文的附件1应写明什么人在什么会议上的讲话稿，后面最好注明（代拟稿）字样。附件2应写明什么会议的议程。
五、落款与日期：正文后右下角要写上发文机关和发文日期，这看起来简单，但一不小心，可能也会像上文一样出错。
1、发文单位不能用简称。其实在整个公文里，人名、地名、单位名称、文件名称、事物名称等都忌用简称。上文中的“资环学院”，应写全称：“资源与环境科学学院”。
2、发文日期不能用阿拉伯数字。和正文要求正好相反，发文日期要用汉字，但0不能写成“零”，也不能用0，而使用插入中的符号“〇”。所以上文中的“2005年10月11日”已改为“二〇〇二年十月十一日”。注意，地方党委机关的公文，发文日期用的是阿拉伯数字，而不用汉字。
公文写作不需要小说家丰富的想象力，也不需要诗人华丽的词藻，公文要的是朴实、简洁和实用，但想写好公文却并非易事。公文对文字的要求可以说达到了“天然去雕饰”的至高境界，而公文种类繁多，每种公文的格式又各不相同，这都为写好公文增加了难度。但作为办公室工作人员，又必须度过这一难关。以上用一篇例文来说明公文写作中容易出现的错误是远远不够的，愿各位同行在工作中不断总结，不断创新，努力提高自己公文写作的能力和水平。
行政公文写作常见错误举要
国务院于2000年8月24日发布了《国家行政机关公文处理办法》（以下简称新《办法》），同时废止了1993年国务院办公厅发布的《国家行政机关公文处理办法》（以下简称旧《办法》）。新《办法》已于2001年1月1日正式施行，但有的单位在行政公文处理中尚未严格执行新规定，特别是行政公文写作中出现了一些常见的错误，影响了公文的严肃性和权威性，影响了它的法定效力，从而影响了办文的质量和效率。
一、公文眉首常见错误
公文的眉首是指公文首页红色反线（包含）以上的各个要素，它是由公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号以及签发人等构成。公文的眉首看起来很简单，内容也不多，但由于对新《办法》不够熟悉，在实际工作中，公文眉首的格式上仍存在一些问题，其中出现问题较多的当数"秘密等级和保密期限"、"紧急程度"、"发文字号"三处。
旧《办法》的公文格式规定"秘密等级"、"紧急程度"标识于公文首页左上角的相应位置，"发文字号"中的"年份"要用方括号"[]"括入；而新《办法》的公文格式中则明确规定了"秘密等级和保密期限"、"紧急程度"要标识于公文首页右上角，"发文字号"中的"年份"必须用六角括号"〔〕"括入。例如，现在有不少的单位由于受旧《办法》的影响，而将公文的"发文字号"写成"×××1号"，这是不规范的，应改为"×××〔2001〕1号"。
二、公文主体常见错误
公文的主体包括红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各个要素，它由"公文标题"、"主送机关"、"公文正文"、"附件"、"成文时间"和"附注"等构成。这一部分是公文的主体部分，也是写作中最容易出错、错误较多的地方，主要表现在：
1、由于公文文种使用不当或对公文事由表述不完整、不准确，造成公文标题中的一些常见错误。公文标题由发文机关名称、发文事由和文种三个要素组成，每个要素都有其独特的作用，一般不得随意省略。
文种是公文标题中最重要的要素，每一个文种都体现着一种严格的权限，对文种应根据公文所涉及的内容、文种的范围、发文机关的权限和隶属关系以及发文的目的和要求等进行选择，切不可混淆使用。但在实际的工作中，却出现了一些错误选择文种的现象。首先，仍按旧《办法》的规定选用文种。新《办法》撤消了"指示"文种，而增加了"意见"文种。目前，有不少单位仍在使用"指示"这一文种，而未将"意见"作为一个单独的文种使用，如"××大学关于印发《关于严格教学秩序的意见》的通知"，应该改为"××大学关于严格教学秩序的意见"。其次，文种的混用现象严重。由于某些文种行文方向相同而且文种又很相近，造成了文种的错选，比如，"请示"和"报告"、"请示"和"函"以及"公告"和"通告"等文种就经常被混用，有的该用"报告"的用"请示"，该用"请示"的用"报告"，甚至"请示报告"同时使用；有的按旧《办法》的规定将"公告"和"通告"作为同一类文种来使用，新《办法》对二者有了明确的界定；有的单位为了办事顺利，向不相隶属的有关主管部门请求批准时，故意将"函"用成"请示"，如"××县办公室关于追加2000年度办公经费的请示"（给县财政局），应改为"××县办公室关于追加2000年度办公经费的函"。再次，有少数生造文种的现象。使用规范的文种，是公文与非公文相区别的最显著的特征之一。但在实际的公文写作中，却出现了少数使用党和国家公文法规规定以外的文种，诸如"汇报"、"批示"等，这些生造文种的现象，影响了公文的规范性、严肃性和权威性，应按照党和国家公文法规规定的文种使用，决不能乱起"名称"，生造文种。如"××大学关于教学工作情况的汇报"，将"汇报"作为公文文种来使用，极不规范，应改为"报告"。
由于文秘人员对公文主题的把握不准确、不全面，对起限制、修饰和说明的时间名词、程度副词和介词结构等使用不当，从而造成了公文标题事由不清楚、不准确，如"××县工商局关于摆摊设点的决定"，此"决定"对摆摊设点究竟是"禁止"还是"准许"、摆设地点等不明确、不具体，根据该文的内容，应改为"××县工商局关于禁止在城区繁华地带随意摆摊设点的决定"。
2、由于行文规则和行文关系模糊，造成主送机关不明确。新《办法》规定"主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或规范化简称、统称"、"行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告"，从而使整个行文规则更加严密，更加具体。但在实际工作中，部门行文往往因行文关系的混乱而造成主送机关的不明确，影响了办文的效率。
主送机关应当明确，否则文件发出后，究竟由谁来主办不清楚，从而造成办文的推诿。特别是上行文时，主送机关只能有一个，如××高校车辆更新问题，按上级规定应主送市教委，抄报市财政局和市机关事务管理局，行文时，主送机关应为"××市教委"，而不能将主送机关定为"××市教委、市财政局、市机关事务管理局"。
此外，由于没有使用规范化的简称、统称，也容易造成主送机关的不明确，特别是一些办理性的文件，无人办理。主送机关应根据上级机关规定的简称确定，如 "××市城市建设综合开发管理办公室"上级规定简称为"市城建办"，不能随意简称为"市城建综开办"或其他不规范简称。
3、由于内容混杂或语言的歧义等原因，造成正文主题不明确。在日常的公文写作中，报告夹请示、请示夹报告的现象非常突出。报告夹请示，上级机关就可以不批复，请示就没有实际意义；请示夹报告，造成文字冗长，不简洁，影响了办文的效率。特别是在请示中，请示的问题必须明确、具体，必须一文一事，不能在一个请示中请示多个事项，能够批复和不能批复的事项混杂一起，或该具体的没具体，上级机关难以批复。比如××学校向县教委请示修建教学楼，在最后请示问题时，写成"特请示修建教学楼一幢"，没有教学楼的面积及经费投入，县教委就无法批复，应写成"特请示修建教学楼一幢，面积××平方米，需建设经费××万元"。
此外，公文的语言讲究精确，其每一个词、每一个句子必须保持意思的唯一性，以避免对方按各自的理解行事。但是，由于在公文写作中使用限定词语不准确、滥行省略、语序不当、错用标点符号等，出现了语言的歧义现象，从而造成对文件理解的混乱，形成了文件执行中的偏差，给工作带来了麻烦。如，"初级职称评定后，5年以上可以申报中级职称"，对这一规定究竟包不包括5年，界定不准确。
4、由于对公文的成文日期理解不同而造成公文成文日期的错误。
公文成文的日期，新《办法》明确指出"以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准"、"电报以发出日期为准"。由于不重视这一点，很多公文成文的日期是用拟稿者拟稿的日期，或用印发日期作为成文日期，从而使公文的时效性受到了影响，甚至严重影响到文件的贯彻执行。会议集体作出的决定，其成文日期是以会议决定的日期，还是领导签发的日期为准，新《办法》仍未明确。
5、几个特殊地方，也容易出现错误。新《办法》规定："当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识'此页无正文'的方法解决"，再如印章使用的规定、"请示"文件应当在"附注"处注明联系人的姓名和电话等等，这些地方都要求我们在实际的公文写作中要特别注意，以避免出现错误。
三、公文版记常见错误
公文版记由主题词、抄送机关和制文机关名称和日期组成，位于公文最后一页，版记的最后一个要素位于最后一行。在这一部分中，最容易出现错误的就是主题词了。主题词是反映公文主要内容的规范化名词或名词词组，其作用是便于计算机的管理和检索。从当前的公文写作实践看，由于文秘人员对公文内容把握不准，对主题概念提炼不准、不全或提炼过多，从而造成了在公文主题词标引上存在的标引随意性较大、错标和漏标的现象。如"动员群众禁止贩卖、吸毒经验交流"这样的主题内容，如果提炼成"动员群众"、"毒品犯罪"、"经验"这样的主题概念就不简炼了，未起到主题词的作用，应根据《国务院公文主题词表》选用主题词。
公文写作为公文处理的重要部分，其质量直接影响到本机关的管理效能和办事效率，因此，我们必须高度重视公文的规范化写作。要认真学习新《办法》，严格按新《办法》的具体规定写作和处理公文，要加大对机关负责人和文秘人员业务素质的培训力度，务必避免和切实改正行政公文写作中出现的问题，从而使公文处理工作向规范化、制度化、科学化的方向发展。
公文办理中常见错误分析及对策
公文是公务文书的简称,是处理公务,管理事务的一种书面文字工具.其重要特点就是行文的规范化,制度化和标准化.对于公文格式,国家技术监督局制定了《国家行政机关公文格式》(GB/T9704―1999,以下简称《格式》),国务院办公厅制定了《国家行政机关公文处理办法》(2001年1月1日起施行,以下简称《办法》),中央办公厅制定了《中国共产党各级领导机关文件处理条例(试行)》(以下简称《条例》).但是不少单位和部门制发文件,并没有严格按照规定,要求去做,而是各行其是,制发文件存在很大的随意性,造成公文格式的不规范,影响了公文的质量和效能,更影响了集团的行政办公效率，因此必须引起高度重视.
一、存在的问题
(一)生造文种.把没列为文种的公文种类作为文种使用.
《办法》所确定的公文文种共有13类14种,即:命令,令,决定,公告,通告,通知,通报,议案,报告,请示,批复,意见,函,会议纪要.除此之外,均不可直接行文,但可作为"附件"行文.例如,《关于××公司退休人员一次性缴纳医疗费分期缴费的具体操作规定》,《关于使用社会保障卡有关问题的说明》等,这里的"操作规定","说明"均不应作为文种使用,可以改成《××关于印发公司退休人员一次性缴纳医疗费分期缴费的具体操作规定的通知》,《××关于印发使用社会保障卡有关问题的说明的通知》,不能作为文种使用的还有“条例”,“规定”,"办法","总结","计划"等,有的甚至把"安排","要点","细则"这些既不是公文文种又不是应用文体种类的东西作为公文文种直接行文,都是错误的.
(二)混用文种
常见的是把相近的"请示"和"报告"两种文种张冠李戴.例如:《××关于批准成立××项目经理部的报告》,《××关于元旦文艺联欢会所需经费的报告》.两个标题内容十分明确,就是要求上级解决问题,应该用"请示"而不是"报告".报告是"向上级机关汇报工作,反映情况,答复上级机关的询问"的,这类报告,只要把情况汇报,反映清楚即可,目的是让上级和领导了解发展情况,掌握工作进度,做到心中有数,不需要回复;而请示是"向上级机关请求指示,批准"的,需要回复,两者在使用上有很大的区别.有时也存在"请示"和"函"混用.《办法》规定:不相隶属单位之间相互商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项是用函.可是有些单位当有求于对方(不相隶属单位)时却用了请示.
(三)文版格式乱
《格式》中就公文的格式,标准都作出了明确的规定.在具体行文中常见错误有: 1.排版不当,存在极大的随意性.公文标题应在红色长线下空2行,用2号小标宋体字,正文用3号仿宋体字,一般每页排22行,每行排28个字. 2.发文号标注不规范.主要表现在,一是错用括号.如,×川华西(2003)240号;二是用虚数.如×办〔2003〕005号;三是字体字号不标准.《格式》规定:发文字号,用3号仿宋体字,居中排布;年份,序号用阿拉伯数码标识;年份应标全称,用六角括号"〔〕"括入;序号不编虚位(即1不编为001),不加 "第"字.特别对于字号和字体,有的小于3号;有的用小标宋体字,有的用楷体,也有的用黑体,五花八门. 3.标题滥用符号.《办法》第三章公文格式第十条第六款中明确规定"公文标题中除法规,规章名称加书名号外,一般不用标点符号".但在实际中操作中,滥用符号的例子屡见不鲜.如"关于转发×市政府《关于强化非典型肺炎防治工作责任制的紧急通知》的通知","关于转发×建设厅《关于实行在网上公示建筑企业不良行为的通知》的通知",以上两例中的"《》"符号都不应该使用,应改为:关于转发×市政府关于强化非典型肺炎防治工作责任制的紧急通知的通知","关于转发×建设厅关于实行在网上公示建筑企业不良行为的通知的通知", 4.结构层次序数使用不规范.《办法》规定:结构层次序数,第一层为"一,",第二层为"(一)",第三层为"1.",第四层为"(1)".但是目前有些单位一些公文序数数词仍然存在使用不规则的情况,要注意《办法》规定的序数数词的写法,其中"一,"下面是顿号,"1."下面是点号,而"(一)"和"(1)"括号外面是不带顿和点号. 5.引用文号格式不对.《办法》规定:"引用公文应当先引标题,后引发文字号."目前,有些单位对这一规定没有掌握好.如,"据×办〔2003〕12号文《关于××××××的通知》",其引用文号的方法就是不符合规定的,正确的引用方式应为据《关于××××××通知》(×办〔2003〕12号). 6.成文时间标注不清.单一机关制发的公文在落款处不署明制发机关名称,只标明成文时间,用汉字将年,月,日标全;"零"写为"0" ,并且右空4字,但在实际写作中好些单位的样式各有不同,有的成文日期甚至早于签发日期. 7."抄报"现象依然存在.在公文写作中,一些单位对上级单位抄送文件时仍然沿用"抄报"一词.行政公文无论是对上级还是对下级抄送,均用"抄送"一词.关于这,《办法》中有很多相关表述,明确行政公文不再使用"抄报"一词. 8.附件标注不符合规定.附件是公文的有机组成部分,《办法》对附件有明确的要求,但有些公文出现附件和正文之间的间隔或大或小,附件顶格标识,附件序号使用汉语数字标识,附件名称后加标点符号等毛病.特别是附件跟附注区分不清,在印发文件时不管是附件还是附注全当作附件,导致关系确认错误. 9.盖印不规范.印章是公文制发机关对公文生效负责的凭证,必须按规定正确使用.但不规范现象常见于一些文件中:如印章歪斜,不清晰,排列不齐;印章间相交或相切,相距超过3mm;联合行文单位印章顺序混乱,或一排超过3个.
二、问题产生的原因
(一)学习,宣传力度不够
《办法》施行后,很多单位和部门都不清楚《办法》的内容,在写法上完全依照惯例,经验进行操作,甚至都不知道《格式》的存在,没有按《办法》的要求切实发挥对本机关及下级机关公文处理工作的管理,指导,督查等职能,对新公文法规的学习,宣传和推行组织,监督不够.
(二)对新公文法规重视不足
某些公文办理人员对公文格式的重要性缺乏足够认识,甚至错误地认为公文格式只不过是形式而已,只要内容正确,格式不规范无关紧要,加上一些单位对新公文法规没有组织学习,不作广泛深入宣传,导致在公文办理中常常沿用旧的甚至错误的公文格式,大大影响了公文格式标准化的进程.
(三)公文办理人员素质有待提高
一些公文办理人员缺乏与时俱进的敬业精神和责任意识,工作上有敷衍了事的情绪,很少系统地钻研业务知识,主动提高自身业务水平,导致计划经济时代的知识跟不上知识经济时代的发展,成了"秦砖汉瓦",这是造成公文数量虽多而质量不高,格式不规范的一个主要原因.
(四)公文审核把关不严
实践中,有的公文制作者草拟公文时自由发挥,不守规则;审核人原则性不强,或碍于情面,或忙于事务,常常忽视对公文格式的把关和督查,有的公文制作程序不规范,领导签发后才审核,这就不可避免公文中出现了很多不合规范的问题.
三、规范公文格式的对策
(一)提高认识,增强做好公文格式规范化工作的自觉性。一方面各单位不仅要在思想上高度重视公文处理工作,而且应当在实践中模范遵守《办法》,并加强对本机关公文处理工作的领导和检查,维护公文的严肃性和权威性;另一方面具体从事公文办理的人员要抱着高度负责的态度和精益求精的精神,认真做好公文格式规范化工作.要通过各种有效形式,广泛,深入地学习,宣传《办法》,掌握公文写作的格式,正确办理公文.
(二)加强自身建设,提高公文办理人员的业务水准.提高公文办理人员的整体素质,是规范公文格式的一项基础工作.古人说:德能正其身,才能胜其职,笔能成其文,言能明其义.首先要加强思想道德建设,树立正确的世界观,人生观,价值观,本着对企业,对事业高度负责的态度,做到干一行,爱一行,钻一行,恪尽职守,尽心尽力,在思想上重视公文格式规范化工作.其次要加强业务建设.所谓"铁肩担道义,妙手著文章".21世纪是知识经济时代,公文办理人员只有掌握必要的基础知识,精深的专业知识和宽广的辅助知识,才能切实提高公文处理的质量和效率.
(三)严格要求,加强对公文格式规范化的管理和指导.一是要建立行之有效的规章制度.从公文的起草到审核,审批都必须建立严格的制度和规范,明确各环节的权限和责任,严格制作程序.各级办公室要定期不定期地对本机关和下级机关进行考核考评,改变过去只重视公文的内容,语言而忽视公文格式的做法,把公文格式是否规范作为审校的重要内容,考评考核的重要方面.二是在公文处理过程中强化审核环节."强化审核",即办公室收到上报的需要办理的公文后,文秘部门应当进行审核,审核的重点是"文种使用,公文格式是否规范"等.三是要定期组织公文业务培训和研讨交流.在新的历史时期,党和国家对公文秘书工作提出了新的更高的要求,各级机关的领导对公文秘书工作更加重视,各级办公室的负责同志和广大文秘人员渴望能够全面地,系统地学习和掌握公文秘书工作的知识和技能,以便提高工作质量.
因此,各级机关的办公室要有计划地对本部门公文办理人员进行业务培训,组织学习新的公文法规,不断提高公文办理人员的思想素质和业务水平。
公文处理与写作
(授课提纲)
主讲人:姜建蓉
一,公文处理的法规和规范
(一)最新法规
(二)规范的主要内容
(一)最新法规
● 《中国共产党机关公文处理条例》 ( 中办发〔1996〕14号 ) 中共中央办公厅1996年5月6日印发
● 《国家行政机关公文处理办法》 (国发〔2000〕23号文件 ) 国务院2000年8月24日发布
●《中华人民共和国国家标准国家行政机关公文格式》 GB/T9704—1999代替GB/T9704—1988国家质量技术监督局1999年12月27日发布2001年1月1日实施
●《国务院办公厅关于实施〈国家行政机关公文处理办法〉涉及的几个具体问题的处理意见》 ( 国办函〔2001〕1号)
宁波市的:
● 《转发国务院关于发布〈国家行政机关公文处理办法〉的通知》 ( 甬政发〔2000〕273号)
●《关于贯彻执行〈国家行政机关公文处理办法〉的意见》 ( 甬政发〔2001〕159号)
(二)规范的主要内容
1.新《办法》与原《办法》相比,有哪些主要变化
(1)新《办法》的发布者发生了重要变化.
新《办法》总则的第六条规定:"各级行政机关的负责人应当高度重视公文处理工作,模范遵守本办法并加强对本机关公文处理工作的领导和检查."
(2)新《办法》首次对公文处理赋以科学定义.
新《办法》第三条规定:"公文处理是包括公文的拟制,办理,管理,立卷归档在内的一系列衔接有序的工作."
(3)新《办法》对主要文种进行了调整,使之更加完善.
第九条将原《办法》的12类13种修订为13种.
a. 取消了"指示",增加了"意见"文种;
b. 将"两告"分列,不再作为一类.
(4)新《办法》对部门行文规则做出了新规定,使整个行文规则更加严密.
联合行文规则:
a. 政府及部门之间;
b. 政府与党,政,军,群之间.
前提是"同级"的或"相应"的.
上行文行文规则:
a. 一般不得越级请示和报告(意见);
b. 请示应当一文一事;
c. 请示只写一个主送,不得抄送下级;
d. 报告不得夹带"请示"事项;
e. 不得以机关名义向上级机关负责人直接报送"请示","意见"和"报告";
f. 受双重领导的机关向上级机关行文应当写明主送机关和抄送机关.
部门行文规则:
a. 新《办法》第十五条规定:政府各部门"除以函的形式商洽工作,询问和答复问题,审批事项外,一般不得向下一级政府正式行文."
b. 新《办法》第十五条规定:"部门内设机构除办公厅(室)外不得对外正式行文."
c. 新《办法》第十九条规定:"部门之间对有关问题未经协商一致,不得各自向下行文."
d. 新《办法》第十七条规定:"属于部门职权范围内的事务,应当由部门自行行文或联合行文;"第十八条规定:"属于主管部门职权范围内的具体问题,应当直接报送主管部门处理."
(5)新《办法》对公文格式的要求,更加科学,更加规范.
新《办法》增加了第十一条:"公文中各组成部分的标识规则,参照《国家行政机关公文格式》国家标准执行."
(6)新《办法》在发文,收文办理的规定中,强调了一个非常富有新意的问题.
a.第二十七条规定:"公文送负责人签发前,应当由办公厅(室)进行审核."
b.第二十九条规定:"公文正式印刷前,文秘部门应当进行复核,重点是:审批,签发手续是否完备,附件材料是否齐全,格式是否统一,规范等."
c.第三十一条规定:"收到下级机关上报的需要办理的公文,文秘部门应当进行审核."
d.第三十二条更进一步提出:"对不符合本办法规定的公文,经办公厅(室)负责人批准后,可以退回呈报单位并说明理由."
2.新国标与原国标相比,有哪些主要变化
(1)改变了名称,确定了适用范围.
原国家标准GB/T9704—1988的名称为《国家机关公文格式》
新国家标准GB/T9704—1999名称改为《国家行政机关公文格式》
(2)实行了新的定位方法.
a. 根据"字"和"行"的概念,确定公文中各要素的具体位置.
字——标识公文中横向距离的长度单位(约5.6mm);
行——标识公文中纵向距离的长度单位,以3号字高度加3号字高度7/8倍的距离为一基准行(约10.5mm).
b. 引入了公文眉首,主体和版记三部分,将公文中内容相关的要素进行归类.
(3)改变了公文用纸幅面尺寸.
新标准中规定"公文用纸采用GB/T148中规定的A4型纸,其成品幅面尺寸为:210mm×297mm".
(4)缩小了图文区.
新标准将左右白边增加了19mm,天头地角增加了45mm.采用双面印制.
(5)增加了内容.
a.增加了公文的排版规格,印刷要求,装订要求,公文中表格的处理等;
b.增加了公文的特定格式,即上行文格式,信函式公文格式,命令格式,会议纪要格式;
c.增加了联合行文的公文印章标识方法的样式.
(6)提高了公文的防伪性.
a.不得出现空白印章,不得再使用"此页无正文";
b.抄送末尾用句号;
c.空白页不标页码.
(7)有利于计算机的处理.
a.有利于公文的格式达到规范和统一,提高我国公文制作的质量和水平;
b.有利于办公自动化的实现.
3.党政公文规范之异同.
(1)文种区别
同:决定,意见,通知,通报,报告,请示,批复,函,会议纪要
异:政府:议案,公告,通告,命令(令)
党委:公报,指示,决议,条例,规定.
(2)用纸规格区别
党委:可用16K型也可用A4型;
政府:A4型.
(3)公文格式要素区别
a.眉首
党委:文件头占1/3;
政府:下行,平行文占1/3,上行文占1/2.
b.横隔线
党委:加红五角星;
政府:不加.
c.发文机关标识
党委:有大小两种版头:发文机关+文件
发文机关+(文种)
政府:只有有一种,其他取消;但有特殊格式.
d.密级,紧急程度标志
党委:左上;
政府:右上.
e.签发人
党委:"重要公文应当由本机关主要领导人签发";
政府:上行文由主要负责人和主持工作的负责人签 发.市政府要求一把手不在,得有说明材料.
f.标题中的标点符号
党委:不作要求;
政府:"公文标题中除法规,规章加书名号,一般不用标点符号."
g.成文日期
党委:阿拉伯数字;
政府:汉字.
h.发文机关署名
党委:署名;
政府:一个机关或两个机关不署名,三个以上发文机关又署名又盖章.
i.关于"此页无正文"
党委:在用;
政府:务使印章与正文同处一面,不得采用"此页无正文".
j.印数
党委:尾部(共印×份)
政府:不加括号.
二,不规范公文种种
(一)文种运用方面的问题
1.法定公文与非法定公文不分.
[例1] 关于对19××年"全民文明礼貌月活动"的安排
[例2] 关于××管理及奖惩办法
[例3] 郑州市电子产品销售中心站开奖公告
分别表现为三种情况:
(1)把"规划","计划","要点","安排","方案","总结","讲话"等直接编排文号印发.
(2)把某些所谓法规和规章混同一般的法定公文,直接编排文号"发布".
(3)把某些社会事务性文书(如广告,声明,启事)错用成法定公文.
2.法定公文的文种之间不分 .
(1)请报不分
a.请示,报告混用.
[例4] 宁波市卫生局关于急需解决近期"非典"防 治经费的报告
b.请示,报告并用.
[例5] 关于请求回答调资工作中几个问题的请示报告
c.呈转性报告与请示不分.呈转性公文将被"意见"所代替.
(2) 函呈不分
a.不相隶属机关之间请求批准不用函而用"请示"或"报告".
b.答复上级机关的询问不用报告而用函
[例6] 关于申请春耕生产用电和调整用电比例的请示(某县团级单位主送给某电业局)
[例7] 上海市××局关于报送经济技术指标完成情况表的函
(3) 公告,通告不分
[例8] ××市政府关于改用夏季办公时间 的公告
(4) 通知,通告不分:
[例9]
起坟通知
本市金牛区永丰公社南郊大队一生产队(原包家巷子)地区内坟地,因国家建设需要,希境内坟主在1983年5月9日以前到永丰公社办理起坟事宜,逾期以无主坟处理.
1983年4月8日
(二)行文关系方面的问题
1.党政不分
(1)纯属行政主抓的工作错误地由党委包揽行文;
(2)党的机关公文主送行政部门或单位;
(3)行政机关公文主送党组织;
(4)非党政机关联合行文而党政混杂一并主送.
2.上行文随意请报
(1)主送个人
(2)多头主送
(3)越级上报
3.超越职权行文
(三)公文格式方面的问题
公文的组成要素包括三部分共18个项目:
眉首部分(文头部分):公文版头,份数序号, 秘密等级(和保密期限),紧急程度,发文字号,签发人;
主体部分(文腰部分):公文标题,主送机关,公文正文,附件说明,发文机关署名,成文日期,印章,附注,附件;
版记部分(文尾部分):主题词,抄送机关,印制版记.
常见错误:
1.发文机关
(1)发文机关名称不规范;
(2)联合行文排列不规范;
(3)发文机关与印章不一致.
2.发文字号
一般由机关代字,年份和序号组成.
(1)代字不明,过长;
(2)乱加"第"和编"虚位";
(3)"发""字"并用;
(4)年份简写;
(5)括号错用;
(6)三者位置颠倒.
3. 签发人
4.公文标题
一般由发文机关+事由+文种三要素组成.其中由介词"关于"联结发文机关和事由,助词"的"联结事由和文种.其语法结构的特点是:文种为中心词,发文机关和事由充当文种的限制成分.
拟写公文标题应该做到:结构完整,事由明确,文种恰当,语言规范,文字简练,文题相符.
[例11] 关于转发"交通科二名汽车驾驶员丢失营运证件通报"的通知
[例12] ××县老龄工作委员会关于广泛深入开展教老活动,做好老年人工作的请示
[例13] (1)关于对赵××进行欺骗伪造病假条错误的通报
(2)关于赵××所犯欺骗与伪造病假证明错误的通报
[例14] 关于转发《××省财政厅转发"财政部关于修改国家工作人员出差补助标准暂行规定的通知"的通知》的通知
[例15] 中共中央整党工作指导委员会边整边改方针的通知
[例16] ××省人民政府关于报送规章制度的备案报告
[例17] ××县政府批转县教育局《关于……的通知》的通知
分析下列公文标题
5.主送机关
指公文的主要受理机关,应当使用全称或者规范化简称,统称.
(1)请示多头主送
(2)上行文(请示,报告,意见)直接送领导者本人.
6.正文
一般包括开头,主体,结尾三要素.
(1)引用公文先引发文字号,后引标题;
(2)日期未写明具体的年,月,日;
(3)数字,年份回行;
(4)结构层次序数混乱;
(5)数字运用不规范;
(6)正文未出现在文件首页.
7.附件
两种情况:
附件不附;附件要附.
附件标识不规范.
8.成文日期
以负责人签发的日期为准.联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准.电报以发出的日期为准.
将印发日期,印刷日期,草拟人成稿日期当作成文日期.
9.印章
公文除"会议纪要"和以电报形式发出的以外,应当加盖印章.
(1) 单一发文印章:
下套章:当印章下弧无文字时,仅以下弧压在成文日期上;
中套章:当印章下弧有文字时,即印章中心线压在成文日期上.
(2) 联合发文印章
联合上报的公文,由主办机关加盖印章;联合下发的,发文机关都应加盖印章.
(3)3个以上印章时,不压年月日,只压单位.
印章间不相交或不相切;务使印章和正文同处一面.
10. 附注
"请示"未在附注处注明联系人的姓名和电话.
11. 主题词
公文应当标注主题词.上行文按照上级机关的要求标注主题词.
一篇公文最多用5个主题词;主题词一般由类别词,类属词组成,标引从内容到形式.
不标主题词;标引不规范.
12.抄送机关
用抄报,抄发;
请示抄送下级机关.
13.印发机关和印发日期
印发机关一般为发文机关的办公部门;
印发日期用阿拉伯数字.
(四) 公文内容方面的问题
按《条例》和《办法》规定,公文在内容方面应当做到"观点明确","直述不曲","情况确实"等.
(1)观点不明;
(2)理由不足;
(3)材料虚假.
(五) 正文结构方面的问题
最基本的要求是"结构严谨","条理清楚","篇幅力求简短".
(1)不分层分段;
(2)不前后关照;
(3)不撮要标项;
(4)不有详有略.
(六) 语言文字方面的问题
[例18] 人民的生活水平普遍增加了.
[例19] 这个先进集体就在深入开展的反腐败斗争中涌现出来了.
[例20] 上述问题,今后准备进一步加强和改进.
[例21] 羊皮四平方尺以上,有剪刀伤的不要.
(七) 印制质量方面的问题
三,不规范公文实例综合评析
[实例1]
上海市××区教育局(通知)
×教(84)字第161号
_
转发上海市教育局,卫生局关于《关于做好学校卫生保健工作的通知》的通知
区教育学院,各中,小学,卫校:
现将上海市教育局,卫生局《关于做好学校卫生保健工作的通知》转发给你们,请各校遵照执行.当前,尤其是保护学生视力,预防近视的工作,各校必须切实加强领导,下大决心采取各种有效措施,使学生的患近率有所控制和下降.
附件:《上海市教育局,卫生局关于做好学校卫生保健工作的通知》
(注:通知全文略)
××区教育局
××区卫生局
一九八四年九月二十七日(印章)
[实例2]
××供销合作社文件
××字(××)第××号
关于再次请求解决××仓库划交的紧急请示报告
×××:
关于×社所属省棉麻公司××仓库划交的问题,我们曾于×月×日以供棉字(××)第××号报告×××,至今未见批复.现在麻类调拨在急,××不按我们双方协商的意见执行,拒收红麻于库外,致使全省麻类调拨,储存业务中断.
目前汛期临近,××,××,××,××等沿淮各县麻的库存量达×××万担,纷纷来人来电要求迅速调出.为不使国家财产遭受损失,我们特再报告,请示迅速解决××仓库划交问题,以应急需.请批示.
(印章)
年 月 日
[实例3]
××供电局公告
近来,我市连续发生冒充供电局工作人员对用户进行停电,断电,拆剪线路,拆卸电表,敲诈勒索等不法事件,致使电表被盗,电线剪切,私接乱拉,情节十分恶劣.不仅给用户造成经济损失,生活不便,而且严重破坏我局声誉和供用电双方关系.为此,特声明如下:
(一)我局职工在用户处进行拆,装电表,剪接电线,迁移电杆,变动表位,抄表收费,用电监督,电器修理等业务事项,一律身穿蟹青色军干装电业标志服,佩戴闪电帽徽和豫电胸章,并有工作证随身证件.未有上述标志者,均属冒充.用户有权制止.
(二)希各机关团体,居民用户,提高警惕,协助我局做好供电工作,严防坏人扰乱社会秩序.
(三)凡机关团体,个人,拿获,揭发冒充我供电局工作人员者,经查证落实后,除表示谢意外,并给予一定物质奖励.
一九八三年四月七日
[实例4]
中国科学院××研究所致××大学为商洽建立全面协作关系的函
××大学:
近年来,我们与你校双方在一些科学研究项目上互相支持,取得一定的成绩,建立了良好的协作基础.为了巩固成果,为我国四化建设做出更多的贡献,建议我们双方今后能进一步在学术思想,科学研究,人员培训,仪器设备等方面建立全面的交流协作关系,特提出如下意见:
(一)定期举行所,校之间学术讨论与学术交流,内容为共同关心的学术问题,或专题讨论;也可分析国内外同行的项目动态和发展趋势;互相参加学术讨论和学术年会及专家讲学活动等;双方互派专家参加对方学术组织对科研发展的方向,任务和学位,学术论文及重大科研成果的评审工作.
(二)根据所,校各自的科研发展方向和特点,对双方共同感兴趣的课题进行协作.协作形式和办法视课题性质和双方条件,制定单项协议.
(三)根据所,校各自的人员配备情况,校方在可能条件下对所方研究生,科研人员的培训予以帮助,所方为学校学生,研究生的毕业论文提供指导.校,所双方教学科研人员对等地承担对方一定的教学科研工作,享受同原单位职称相应的待遇.
(四)双方每年进行科研计划的交流以资掌握方向,协调分工,避免重复.共商协作项目,使双方有所侧重与分工.
……(以下略)
_
中国科学院××研究所
一九八二年×月×日
一）公文格式中的发文字号不规范
发文字号，由发文机关代字、年号和该年度的发文序号组成，位于文件版头下方居中处，发文字号是为文件的登记、分管、交办、引用、检索提供方便，便于收文机关与发文机关进行联系。
发文机关代字要选用能反映机关特征的两三字，如中共成都市委用“成委发”、成都市人民政府用“成府发”。
目前，行政机关行文中，“发文机关代字”还有个约定俗成的特殊用法，即在发文机关代字中加进了函这一文种名称。如国务院办公厅和省政府办公厅所发的正式公函，通常都编“国办函﹝1999﹞xx号”或“川办函﹝1999﹞xx号”。严格说来，函只是法定公文文种之一，但习惯上都把“批复”也作为函件对待，也编公函的发文字号。如省政府办公厅和市政府办公厅所发的批复，其发文字号也编“川办函﹝1999﹞xx号”或“成办函﹝1999﹞xx号”。 年号用阿拉伯数字并应写全，年号外须用六角形括号，如﹝1999﹞，不得写为﹝99﹞.年号的位置，应在机关代字与发文序号之间，不能放在机关代字之前或之间，如“成爱卫字﹝1999﹞40号”不得写为“﹝1999﹞成爱卫字40号”或“成爱卫﹝1997﹞字40号”。
（二）公文标题的书写不规范
公文标题是公文内容的综合概括，位于文件版头间隔横线之下，主送机关之上。完整规范的公文标题应由发文机关、事由、文种三部分组成。如《成都市人民政府关于加强城市综合管理工作的通知》，其中“成都市人民政府”是发文机关，“加强城市综合管理工作”是事由，“通知”是文种。
公文标题的三个组成部分一般应当齐全，以使读者一看就能对公文的制发机关、公文的内容和公文的性质与作用有个概括了解，给公文处理工作提供方便，有利于提高工作效率和质量。但我们在实际文书处理工作中常看到这样不规范的标题，“关于请示转发国发﹝1997﹞14号文件的报告”，这是一个不完整的标题。一是没有发文机关；二是公文内容不准确，让人看了不知道国发﹝1997﹞14号文件是什么。将文件字号代替内容提要。
又如“xxx局关于xxx的请示报告”或“xxx局关于xxx的报告的请示”，此类标题的文种不清，让人看了不知道此文是请示还是报告。
对三个以上单位联合行文，由于发文单位多，标题可能很冗长，可采用两个办法使标题简炼一些：一是使用各发文单位的规范化简称，如 《市物价局市经济委员会市计划委员会成都电业局关于征收电网地方附加费的请示》可简写为《市物价局市经委市计委成都电业局关于征收电网地方附加费的请示》；二是使用概括法，将标题改写为《市物价局等4部门关于征收电网地方附加费的请示》。公文标题必须简明、准确地概括公文的主要内容，切忌冗长累赘、晦涩费解。标题中除法规、规章类的公文名称加书名号外，应尽量不用标点符号。
（三）主送机关的写作不规范
主送机关是指公文的主要收受机关，即需对本单位发出文件负责办理、答复或遵照执行的对方机关，它位于标题左下方，正文之上。
请示一般只应写一个主送机关，不得多头主送。公文只主送组织，不主送个人，也不得将主送机关写为“市委并xxx书记”或“市政府xxx市长”。如果同时主送几个单位，就容易造成处理上的混乱和困难。
同级党政机关确需联合向上级党政机关行文时，“报告”的主送机关一般用党政机关的并列形式，如“市委、市政府”。“请示”的主送机关应就请示的内容性质分别确定，属党委职权范围内的，主送机关应将党委列前，如“市委、市政府”，由党委负责处理答复；属政府职权范围内的，主送机关应将政府列前，如“市政府并报市委”，由政府负责处理答复。
主送机关应写机关的全称。如主送机关的名称较长，可使用通用的规范化简称，如“成都市经济体制改革委员会”，可简称“市体改委”。普发性公文，有多个主送机关，书写时可使用统称，如对成都市的区（市）县一级的政府，主送这些机关时，不可能一一列出这些机关名称，可泛称为“各区（市）县政府”。
准确选定公文的主送机关，是文件发出能否得到及时处理的关键问题。要根据对方单位的职责分工和当前工作的实际情况主送文件。既要防止错送、漏送，致使工作脱节，影响工作的进行；也要防止撒大网式的滥送，造成人力、物力和时间的浪费。
（四）正文中的写作不规范
1、公文的引文不规范。引用公文时要先引标题，后引发文字号，如：“大邑县人民政府《关于验收村民的自治示范乡镇的请示》（大邑府发﹝1999﹞10号）收悉”。若用“大邑府发﹝1999﹞10号《关于验收村民自治示范乡镇的请示》收悉”，就是不规范的引文。
2、日期的不规范用法。日期应使用阿拉伯数字，年、月、日应该要写得完整规范。如“1997年10月1日”“若用”1997.10.1“或”97年10月1日“，”今年“、”明年“、”上月“、”下月“、”今天“、”明天“等，则是不规范的表述。
3、公文层次的不规范。序号使用不规范，有的文件中用“（一）”后又标“一”，有的用“一、”后，下面的层次中直接用“1、”等等。正文部分是对公文内容的表述，需要使用字序符号标明层次时，一般排列顺序是：第一层用“一、”，第二层用“（一）”，第三层用“1、”，第四层用“（1）”。每一层次序数用字，前后应当一致。
4、法定计量单位的不规范。如前用“亩”，后面用“平方米”，或前面用“公斤”后面又用“吨”，这种情况最好统一。计量单位最好前后一致。
5、简称的不规范。如“精神文明办”有的简称为“精办”，让人不知所云。公文内使用简称，一般应先用全称，并注明简称，如《国家行政机关公文处理办法》（以下简称《办法》）。
6、附件的不规范。公文附件是附属于公文的文件、材料、图表、凭据等，用于补充公文正文的内容，位于正文之后，发文机关之前，另起一行，行前空两个字书写。有附件的公文，一定要具体写明附件的名称和件数。如有两个以上附件，应标明序号，不得笼统写为“附件如文”或“附件x件”。否则会给公文的收发、办理和整理、立卷等带来麻烦。一旦公文的正件与附件分开，就难以查对收齐。
7、发文机关落款不规范。政府机关发文的落款，标题已标明发文机关的用机关印章代替机关署名，不再写发文机关名称。有的公文正文占满了页面，发文机关必须标注到下一页上，以前是在下页发文机关署名或盖章之前空白处注“此页无正文”，现在不能了。
8、成文日期的书写不规范。成文日期应该标明公元年、月、日，一律用汉字小写数码书写，不使用阿拉伯数字。年、月、日要写全，不得将“一九九二年一月八日”写为“一九九二、一、八”或将“一九九二年”简写为“九二年”；也不得只写月、日不写年：“三十一日”和“二十五日”不得写为“卅一日”、“廿五日”。
9、抄送机关的书写不规范。根据国家技术监督局的要求，为简化和规范公文格式用语，无论对上级、平级或下级，抄送机关标注用语可一律用“抄送”，不再使用“抄报”，也不使用“抄发”。抄送机关可按上级、平级、下级的顺序排列。
（五）行文的不规范
越级行文是指下级机关越过直接上级机关向更高一级的领导机关直至最高领导机关行文。下级机关除以下几种特殊情况外，一般不要越级行文。
第一，情况特殊紧急，逐级上报会延误时机和造成重大损失时；
第二，与直接上级机关发生分歧，无法解决，或经多次请示直接上级机关长期未予解决时；
第三，上级机关越级交办并指定越级上报某些事项时；
第四，检举、控告直接上级机关时；
第五，需直接询问、答复、联系某些具体事项时；
第六，反映或处理不涉及直接上级机关职权范围的偶发事件或问题时。
除检举、控告外，越级行文应抄送被越过的直接上级机关。
（六）文种的使用不规范
在文书处理工作中，我们常见到这样的情况，就是“请示”和“报告”的写法混淆，该写“请示”的，写成报告；该用“报告”的，写成请示。造成这种情况的主要原因，主要是对“请示”和“报告”的相同点和区别认识不清。
“请示”与“报告”相同之处有四：
第一， 都是上行文。
第二，都包含有汇报情况或反映问题的内容。
第三，都能起下情上达的作用。
第四，都有主动争取上级机关指导与帮助的作用。但“报告”与“请示”在使用上，仍然是不容混淆的两个文种。
“报告”与“请示”的主要区别在于：
1、报送目的不同。“报告”主要是让上级机关了解情况、掌握动态，而不要求立即得到上级的具体指导和帮助。“请示”虽然一般也要汇报工作中的情况或问题，但这种汇报的直接目的，是要立即得到上级的具体指示或批准。
2、两者性质不同。“报告”属陈述性公文，具有备案性质，一般不需要上级机关答复。“请示”属请示性公文，是请示上一级机关批准或解决某一事项、某一问题并需上级机关作出答复的。
3、内容重点不同。“报告”侧重写情况和意见，涉及的内容比较广泛（可不限于一件事、一个问题），行文较长，内容多是已经实施的事项或已发生的事情。“请示”着重写的是某一件事情或某一个问题（即“一事一请示”），行文较简短，内容都是尚未实施的。
4、报送时间不同。“报告”是在事后或事中报送。“请示”必须在事前报送。
使用“请示”，要防止两种片面倾向：
一是滥用“请示”，事无巨细，通通“请示”，把矛盾上交；
二是忽视“请示”，超越职权，不经“请示”，擅作主张。
“请示”要严格执行“一文一事”的规定，以免造成阅批和处理上的困难，影响公文处理的效率和质量。
运用“报告”这一文种，应当注意“报告”中不得夹带“请示”事项，以免贻误工作。“报告”的主要用途是供上级机关了解情况。呈送“报告”，不能要求上级机关给予批复。因此，不能把“请示”结尾的请示用语用于“报告”的结尾。例如执行“报告”结尾不宜用“以上报告当否，请批示”，“以上报告妥否，请指示”之类用语。一般都用“特此报告”，“专此报告”或“以上报告请审阅”等语作结尾。
（七）写代拟稿的注意事项
部门请示政府批转的报告和发文代拟稿。涉及有关地区或其它部门工作，事前未协商且无会签意见的，代拟稿未打印的，无报送说明的就要求政府给予发文的，应一律给予退回。 这篇文章写得好，归结了日常公文处理遇到的诸多问题。 老秘书 发表于 2011-9-29 21:49 static/image/common/back.gif
公文写作常见错误16种
一、行文中的常见错误
1、滥发文件。主要表现：（1）所发公文属可发可不发之列；（ ...
精彩、实用，我要认真学习借鉴，提高自身文秘水平！ 真不错，长见识了！{:soso_e183:} 老秘书 发表于 2011-9-29 21:56 static/image/common/back.gif
一）公文格式中的发文字号不规范
发文字号，由发文机关代字、年号和该年度的发文序号组成，位于文件 ...
谢谢，很有用，帮助很大。 谢谢楼主收集分享
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