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1.要得体。公文的内、语气要求与撰写单位的地位相符合，用语要和作者的身份、读者对象、所要达到的目的以及客观环境和谐一致，要根据各自的行文关系和行文方向合理选择，做到恰当得体。例如：材夜思文秘网，指示性公文，用语要坚定有力，报请性公文，用于要平和委婉。
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2.要通俗。公文的语言要力求朴实无华，力避浮言巧语。第一要注意不要文白夹杂；第二不要追赶时髦、附庸风雅，例如:“要树立整分合观念”等，让人读之迷惑不解；第三，不要乱用修饰语。公文可以用一些生动形象的语言，可不要滥用，更不能用一些双关、借代、象征等修辞手法。
3.要得当。有些公文写作人员一味地“赶时髦”以至于造成某些流行语的滥用，例如“打酱油”、“躲猫猫”、“傍大款”等等，这些流行语表意含混，应当从公文中予以清除，以便净化公文语言。
修改文章要虚心向被人请教，请被人指点迷津，也是一种行之有效的方法。要发扬“不耻下问”的精神，甘当“小学生”，多听取他人的意见，择其善者而从之，这样，将是大有好处的。一个人写文章，难免有考虑不周之处，文章写完后请别人来看看，听听别人的批评，是一个很好的方法。当然，作者在听了别人意见后，要进一步消化、分析、取长补短，集思广益，进而通盘考虑，据弃自己的成见，吸收他人真知灼见，使论文达到比较理想的水平。