如何做好企业公文处理工作

办公室业务 发表于 2014-2-13 00:30:00

有位负责办公厅的领导在视察基层工作的时候，要求办公室的人员要争做“四能干部”，即“坐下能写，站起能说，遇事能办，问策能对”。他说：“在机关当公务员，如果不会起草和办理公文，还能干什么？”的确，我们作为在企业总部机关工作的同志，肩负着企业管理、指挥、决策、监督和服务的职能，而办文作为基本职能之一，如果不能优质高效地完成办文任务，那我们还能办什么？<o:p></o:p>       一、《条例》和《格式》存在的疑难问题及处理办法<o:p></o:p>问题一：份号、密级和保密期限、紧急程度。企业文件一般不涉及份号、密级和保密期限和紧急程度，涉及密级的根据企业的规定定级。如《中国建筑第二工程局有限公司保密工作规定》和《中国建筑第二工程局有限公司秘密文件管理制度》。<o:p></o:p>问题二：发文机关标志。《格式》中规定：“发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。”《格式》并未对字体大小作出明确规定，这给企业在实际操作中造成了一定困惑。<o:p></o:p>在企业文件中，当机关标志为一排时用小标宋体小初字，如“中国建筑第二工程局有限公司文件”；当机关标志为两排时，机关名称字体采用小标宋体一号字，“XXX文件”采用小初字，两行居中排版，如“中国建筑第二工程局有限公司办公室文件”。企业根据机关名称字数的多少确定排版格式，原则上标志大小不超过上级机关标志。<o:p></o:p>问题三：发文字号。《条例》规定：“发文字号由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。”《条例》并未对发文字号的代字作明确的规定，这给企业在实际操作中带来新的问题。如，是否采用“发、字、函”等字？是否统一由发文单位名称规范化缩写和文种缩写组成？<o:p></o:p>企业为了统一标准，笔者所在单位中国建筑第二工程局有限公司规定，代字应由发文单位名称规范化缩写和文种缩写组成，以简洁、明了、不产生歧义为原则，不采用“XXX发、XXX字”等代字；年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注（3号仿宋_GB2312）；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。<o:p></o:p>问题四：页码。《格式》规定：公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。<o:p></o:p>但企业在实际应用中，由于大部分都采用微软公司制造的办公软件，在一个文件中编页码是统一设置，最后空白页和版记页均不编排页码，只能单独再做文件，最后将有页码的页面和没有页码的页面合并。给排版人员造成了很大工作量。<o:p></o:p>此外，在公文处理过程中容易出错的地方。当附件与正文一起装订时，版记应在附件最后一页；当附件不与正文一起装订时，版记应在正文后、在附件前。<o:p></o:p>       二、公文写作的技巧<o:p></o:p>一是要正确领会领导意图。领导意图是指领导在布置工作、发出指令时的本意及其希望达到的标准或目标。获取领导意图的途径：从主动询问中获得；从领导批示中领会；从平时言谈中捕捉；从讲话材料中把握；从积零为整中综合。把握领导意图的要求：一方面要准确、全面、提炼、增强“贴近度”。另一方面要善于换位思考：从现实角度看问题（当前企业发展的主要问题），从全局角度看问题（与其他企业的主要差距），从未来角度看问题（对企业发展的独到见解），从实践角度看问题（怎样立即解决问题），从上下结合角度看问题（与上级要求相衔接），从理论和政策高度看问题（提升眼界与格局）。<o:p></o:p>**** Hidden Message *****<o:p></o:p>加工修改阶段。对于文字材料后期的加工修改，我有切身体会。本人到办公室工作已经两年多，先后起草了很多重要的文字材料，包括每年年初和年中的行政工作报告。可以说，每篇重要材料的出炉都经过了“大手术”，有的甚至反复修改十多次。<o:p></o:p>所以，秘书加工修改材料一定要有壮士断腕的勇气，敢于挑战自己的极限，要始终牢记，秘书是为领导服务的，公文体现的是企业的行政管理意图。秘书要讲政治，讲奉献，讲大局。（作者：中国建筑第二工程局有限公司程向雷）

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