浅谈企业综合性文字材料的写作方法与技巧

办公室业务 发表于 2014-7-18 00:30:01

撰写综合性文字材料是办公室文秘人员经常承担的一项工作，也是以文辅政、发挥参谋助手作用的主要途径。一般来说，综合性文字材料是将若干内容相近的基础素材，围绕某一主题，按照特定主线，通过归纳、提炼、分析、论述来反映单位或领导对某方面工作的要求、意见或观点的文字材料。主要包括讲话稿、工作报告、工作总结、交流材料、调研材料、署名文章等。<o:p></o:p>    一、综合性文字材料写作的特点<o:p></o:p>综合性文字材料写作不同于文学创作，有其独特的性质和要求。总结来说，笔者认为有以下4 个特点：<o:p></o:p>一是全局性。撰写综合性文字材料，体现领导的决策能力、理论水平和文化修养，内容多、涉及面广、信息量大，一般需要站在较高层次，对宏观形势、企业情况、基层实际等信息进行综合性的分析和把握，高屋建瓴地提出符合企业实际的意见和观点；或是要对若干工作统筹考虑，按照某一指导思想和工作主线，有目的、有步骤地进行总结和部署。这是体现材料高度和深度的关键所在。<o:p></o:p>二是服务性。撰写综合性文字材料，起草于秘书，服务于领导，承载的是领导的观点和意见，体现的是领导的风格和艺术。无论写得多么天花乱坠、辞藻华丽，不能切实紧扣形势的脉搏、把握企业的实际、反映决策的意图、符合领导的口味，都不是一份好的文字材料，也很难被采用。这是材料成功与否的“生命线”。<o:p></o:p>三是应急性。撰写综合性文字材料，经常处于应急状态，时效要求很高。在短时间内如何汇总各方面基础素材，并从众多素材中抽丝剥茧，理清思路和脉络，快速形成一份主题突出、层次分明、立意新颖、文字简练的文字材料，不仅需要文秘人员有很好的文字表达能力，更需要平时多下功夫、做好积淀。这是撰写综合性文字材料的“课外功”。<o:p></o:p>四是多变性。撰写综合性文字材料，要因人、因地、因时、因事而变，不能一味地照搬以往、照抄他人。领导层次的不同，决定材料有不同的思想；发展进程的不同，决定材料有不同的重点；承载工作的不同，决定材料有不同的要求；应用场合的不同，决定材料有不同的风格；面向对象的不同，决定材料有不同的语气。虽然主题经常变、内容经常变、表达方式经常变，但不变的是要求实事求是，符合实际工作要求。这是撰写综合性文字材料的基本原则。<o:p></o:p>    二、综合性文字材料写作的主要方法和步骤<o:p></o:p>写好综合性文字材料并不容易，特别是新接手这项工作的同志，往往遇到综合性文字材料写作任务就头疼，心中发慌、一头雾水，不知该从何处下手。俗话说“文无定法、但需得法”， 通过多年的实践，笔者认为要写好一篇综合性文字材料，应遵循以下7 个方法步骤。<o:p></o:p>（一）把握需求，力求“主旨明”。分析所写材料的服务对象、目的用途、受众类型、场合背景等分别是什么，因地、因人、因时说话，对材料的主题、重点、文风、笔法、篇幅等有一个初步的思考和把握，切忌千篇一律。<o:p></o:p>（二）收集材料，力求“素材全”。根据材料的需求，汇总各方面与材料主题和内容有关的基础素材，搞清楚“手上都有什么货”，事无巨细，努力做到事例全、数据准、内容详，为写好材料储备“弹药”。<o:p></o:p>（三）构思思路，力求“立意高”。思想是文字材料的灵魂，好的材料不是“写”而是“想”出来的，“想”是“写”的前提，“写”是“想”的表现，切忌“脚踩西瓜皮，溜到哪算哪”。这是最关键也是最容易被忽略的地方，是谋篇的过程。要对基础素材进行认真的分析、凝练、整合、思考、提升，并念好“问、悟、借、理”四字经。即：汇报领导问思路；分析实际悟思路；学习各方借思路；集体研究理思路。通过抓“点”、联“线”、扩“面”、构“体”，形成材料的思路和脉络。<o:p></o:p>（四）列出提纲，力求“架构清”。<o:p></o:p>列提纲就是把思考的腹稿具体化的过程。从大小标题到各个标题下的观点、内容、层次和篇幅，都要一一明确。这样写起来才会心中有数、不会失控。列提纲的另外益处是可以跳着写，先易后难，逐渐进入状态，同时也可以把一篇难度较大的综合性文字材料变成若干个相对简单的小材料，各个击破，降低写作的难度和心理上的畏惧。<o:p></o:p>（五）起草材料，力求“表述准”。<o:p></o:p>撰写时要“关起门当领导”，根据所写材料的服务对象，迅速调整自己的思想站位，因人制宜，根据服务对象的风格爱好撰写材料。表述时要注意“度”的把握，到位不越位，每句话都既透彻有力又经得起推敲，特别是在用“唯一、最好、极大”等表述程度的副词上，务必要慎之又慎。 <o:p></o:p>**** Hidden Message *****<o:p></o:p>“板凳要坐十年冷，文章不写一句空”。综合性文字材料写作是一项没有最好、只有更好的工作，也是一项能够出思想、出成绩的工作。虽知易行难，但有志竟成。只要甘于寂寞、乐于学习、善于思考、勤于实践，就一定能够成为一支领导满意、群众认可、工作不可或缺的笔杆子。（作者系中国石化石油勘探开发研究院张杨)

beijiguang 发表于 2014-9-3 22:52:10

内容精炼、全面，好文章。

gz20050910 发表于 2014-9-4 16:06:25

综合性文字材料写作是一项没有最好、只有更好的工作，也是一项能够出思想、出成绩的工作。

本溪秘书 发表于 2014-9-5 14:10:51

说明问题要图文并茂。在调查报告写作中，要说明问题，有时仅靠语言，是不足以让人对事物有清晰的认识和了解的，借助图表来辅助说明是很有必要的。当然要使文章图文并茂，必须认真考虑文章对图表的实际需要，可要可不要的则不要，不得不要的必须添上，做到以文生图，以图释文，文图相配。

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