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* K8 P/ R3 w- @# s 一.总则
1 P% u; M3 ^/ ^! t' F1 `& P8 @8 } 对外接待是公司行政事务和公关活动的重要部分，为使对外接待工作规范有序，具有统一的公司形象，特制定本办法。 0 {& P' ?7 O8 H7 z. ?! y" L
本办法适用于全公司各部门。 - y/ T/ i5 s" c3 j, g+ T
二.对外接待范围
7 F9 z5 e+ j1 ]9 K( N) ~2 F5 d 本办法规定的接待范围主要是公司及所属各部门，以及各子、分公司经营管理活动所必需的接送、食宿、购票、会谈和陪同参观等方面的安排和工作。 & @4 r+ H0 e+ s7 _7 A
接待的对象分为内宾和外宾。
) q, ~( O8 x6 q& ^4 g# K 三.对外接待部门 ! r" i8 G: ?' P) ~2 _6 X5 j
公司行政部为公司负责接待的职能部门。
0 i5 [9 ?1 ^5 d5 h9 E0 i1 d 遇到重大接待工作和活动，可由总经理室协调若干部门共同做好此项工作，有公关部门要积极主动配合。
6 N. Y0 u4 v3 V5 v; a 四.对外接待原则
' T4 U% a5 d& f7 D8 B0 ]( o" t4 @ 接待应遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则，使客人高兴而来、满意而 去。
9 N# ^( g2 }$ }( @5 i! j0 ` 平等原则。对来宾无论职务高低，都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一般情况下，级别与权限相等，同级别出面，特殊情况高规格接待。
8 G7 x, I. d: [7 {9 o3 w6 e9 `1 y 对口原则。各职能部门对口接待。综合性接待时各部门应予以协调，谁出面接待谁结帐。
6 L. T! t1 e) y5 A% K5 h 节约原则。内部成本效益核算。招待来宾从简，不铺张浪费，不重复宴请，主方人数不多于宾客人数。
4 Q6 }* M. U% T9 L 周到原则。接待程度应衔接周密，接待方式应完善，以礼相待，使客人感到热情、周到。
+ y: \1 M5 ]6 L' S! E* m" B$ B! L 保密原则。不定期向来宾介绍情况，注意保守公司情况、国家机密。重要会议要有记录。巧妙回避不宜回答的问题。 6 w& b& M* M2 L- X, e- Z9 Q5 u5 i" N
五.接待规格的确定。 * O) {" B$ q! }* ~
高规格接待，陪客比来宾职务高一些。适用于上级机关派员来人、其他企事业单位来员洽商重要事宜、下属企业领导来访汇报情况。 ( u- n! \* n7 r4 ]$ X6 @
对等接待。适用于一般性接待活动。
低规格接待，陪客比来宾职务低一些。适用于经常性业务往来。 * z$ i9 U% k- u5 U6 M
六.接待礼仪 # _& B. B |6 @% S4 T& z- h
1.见面。原则为主动、热情、礼貌。 , g5 t9 \% N' ]* L, J& v
2.接待：主动起迎，问明来意。 3 A, K& t6 u" N' q
3.安排交谈地点： , k2 T) A; e! V- @* m0 i6 L; \* t8 d
⑴根据来客来意和身份，安排适当地点（办公室、接待室、会议室）进行交谈；
9 R% X( e: s0 |' \ p/ N ⑵比较忙，一时难以抽身时，应向客人说明暂请他人代接或另商时间；
# _# Z3 v. J2 [. s5 u4 { ⑶切忌让客人久候而无人问津。 ! N2 q* Y# R7 Y+ T2 X6 g- M
⑷客户提出和领导或他人交谈，应立即联络，并将客人引至约定地点等候会面，介绍后再行离开。
' u! r/ Q$ @. e% h3 M6 s 七.引见。 5 C3 `- q: E0 H3 l1 R- @+ Z
首先向领导介绍客人（单位、职务、姓名）。 9 y% K( R+ c, R
引见顺序； 8 |( g' l3 P* q$ v
⑴把身份低、年龄轻的人介绍给身份高、年纪大的；
2 R! b& q4 z P; ?- j; n ⑵按职务高低，依次介绍一行来客；
9 q8 q# u: I* t9 V7 G0 K+ | ⑶职务相同，先介绍年纪大的。 , d; [2 H! g8 I
⑷领导与来宾见面交谈后，对客人原定日程有变化的，与客人共同协商安排。
- U0 O6 _, ]& J5 Z2 p, U7 U1 I 八.行路。 # A# C! h: k7 `7 Z4 K. [$ Y
陪同客人行路，请客人行于自己右侧；
) g# p. r) w6 X$ [: t 乘坐车、上下楼梯、电梯，礼让在先，主动开关门； 5 p, M, |, G, ~5 ]1 A
自己处于主陪地位，应并排在客人旁边，不要落在后边。
) U4 G% K D) j Y* _3 s# y3 n 九.其他。 ' J& ^9 P) J% l$ g& K
穿着不得过于随便，按规定着装，衣着整洁，有风度； & ]9 C' X" F* B7 P1 c( P5 d
主动照顾来宾中的老人、妇女、儿童和残障人士； : ?4 k8 [! A3 ]; G9 ^8 d% C
尊重属不同国家和民族来宾的风俗习惯和礼节。 6 l5 z0 Z) o1 {- c# H% G; C
因故未能准时赴约，尽早通知对方，并以适当的方式致歉。十.接待内容和程序 + ^2 S _4 O+ |) l
㈠接待内宾。
0 Z: ~2 B- s6 k; N0 a0 Z" l2 g4 M 接受任务。弄清来宾的基本情况：单位、人数、姓名、性别、职务和使命、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班。
8 ]' L6 \' `3 ^( K8 V% c# b 布置接待。提出接待意见：接待部门、人员、规格、方式、安排、费用预算，并报请上级批准。
% p X. s/ P- m' G% K& W3 G, y k" h 迎接安排。根据来宾身份、人数、性别，预订招待所或宾馆，安排好伙食标准、进餐方式、时间、地点，按抵达时间，派人派车迎接。 : l: s0 X4 H- u3 u W; a
看望、商议日程。来宾住下后，公司有关人员前往看望，表示欢迎和问候，了解来访日程和目的，商定活动日程并通知有关部门。 : |, G9 T8 w' [: O
安排有关领导会见。按接待规格和礼仪，安排有关领导去住所看望，接待人员安排会见地点、时间、陪同人员。
& b- x7 C" e3 m! z% ?1 K5 h6 R 组织活动实施。按参观、考察目的，组织业务部门向客人介绍情况，参观现场；对上级检查，安排汇报、座谈会。 % H( W/ P6 V' d/ t: p. r
送别。根据客人意见，预定车、船、机票，协助客人结算食宿帐目，话别送行，派人派车送至车站、码头或机场。
: |0 J* r; \2 Y7 h) R, N) [) U 小结。每次较大规模接待完成后进行一次小结，以便总结经验、改进后续工作。
$ ~7 o E+ b6 ^, \ ㈡接待来宾。
0 n) A3 E9 e5 c0 D' F& J: B4 f 接待内容与程序基本相同，主要内容和注意点为：
8 }1 b# F" } U+ V1 ^4 _$ S k 迎送。
4 l4 P3 t+ Q2 X1 w! x9 t 安排迎送陪同人员和译员，要有与外宾身份相当的对口、对等人员迎送。 * H" o, [2 O# {/ W
对身份较高的外宾，事先应在机场（车站、码头）安排贵宾休息室，并备有饮料。 ! b9 E' u+ |- M4 M e% o& X6 g
会见会谈。
. m1 `9 l) ?% e" T$ { 会见会谈的时间、地点、双方人员名单应至少提前1天通知对方，并尽量不改变计划；会见时，我方主要人员要高于或等于外宾身份；会谈时，身份一般对等。 ( I8 O$ F8 W) c" O
我方人员应提前到达，并在门口迎送。 . b2 K# x; k( |$ V; _# Z
对会见会谈场所、座位事先精心安排，留定座位。双方人员较多、场所较大时，宜装扩音系统，桌上放置中外文座位卡。
) Q, A& j) W' b9 z: c* j, p# C 会见的座位排列：外宾在右边，我方人员坐左边。团长安排在我方主谈人右手第一位，副团长坐第二位，其他外宾可依次随便落座。 # ^. q( A9 _! F! m' `
会谈时用长桌的，中外各一方，请外宾坐上方，我方主谈人坐自己一方的中间位置。
' _% A6 T7 m4 ^1 t) ?! j 如有合影，事先安排合影图。合影一般主人居正中，按礼宾次序，以主人右手为上，主客双方间隔排列。 * o% _' N4 |! D
宴请。 % G, C, |9 }, r4 Y
A .有宴会（早宴、午宴、晚宴）、招待会（冷餐会和酒会）、茶话会、工作进餐。 & e9 k9 S" Y. m9 O
B .举办何种宴请活动，根据活动目的、对象、经费开支等因素确定。 . Y7 W# i# U5 u* O" g0 ~0 k4 D
文艺晚会。 $ h0 q# y0 e% r: |8 u6 J( I0 e
根据活动目的、外宾兴趣、接受能力，安排和选定节目，根据客人身份安排好座位，一般以第七、八排座位为佳。 9 B! p, R) a0 ~
参观游览。
# e) X5 d/ f- k. S, ]4 u3 | 根据来访目的、性质、外宾意愿和兴趣，选择有针对性的游览项目，安排身份相当的陪同人员和解说员、导游。 - _) S1 C9 N: ?5 ?% U+ R& G, ~
接待标准 ; x1 J8 k0 f0 \( h. o# x
⑴用餐标准。
( ~' M2 L, D5 D" U/ k 1、招待官员、关系户 80~120元/人·餐
( E5 a5 l! y# ?3 {# u, g 2、较重要官员、关系户 50~80元/人·餐 ) i! S# W2 L! I( v0 h
3、地方一般干部、外单位来人 10~30元/人·餐 : c/ a( n& [0 z+ C
4、公司分支机构来人 15元左右/人·餐
8 X- F& q1 H& Q: H5 D 5、常客 员工标准 $ w b, n7 t& Q/ ^9 ]
(2)住宿安排。
+ J" o" E' k7 i# e6 _- Y, o 招待对象 标准 审批权限
A .较重要官员 200~350元/天 总经理
B .公司分支机构 按公司标准
C .常客 自 愿
$ ?. ?1 r) s; ?' b+ p5 b" X 十一.附则
1.涉及重大接待活动，需行政部会同公关部协调执行。
& x- _2 m+ v( Q 2.本办法由行政部解释执行，由公司总经理颁布生效。3 {& |% Z$ ^$ [8 X& a: L4 R4 i
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