老秘谈如何做好秘书工作

一、“秘书”概说

    什么叫秘书？按照词典的解释，曰：“掌管文档、安排事务并协助机构或部门负责人处理日常工作的人员”。但这只能算作一种传统的解释。在现代社会，你会发现，“秘书”一词,其应用的范围十分广泛，在各种媒体上，这个词的出现率极高，可以说每日每时，随处可见。一些国际组织如联合国、亚太经合组织、国际货币基金组织、北约、欧盟，东盟等设秘书处;一些民间组织、行业协会消费者协会、律师协会、即将成立的中国仲裁协会等设秘书处;许多政党也设有秘书处（有的称书记处）；国家的驻外使领馆的外交官也称“秘书”分为一秘、二秘、三秘；各级政府领导有秘书，公司企业的领导有秘书，甚至许多私人也有“秘书”．．．。可以说，只要是个机构、组织，就会有秘书部门，尽管不一定都叫秘书处。而秘书工作的范围，也十分地广泛，许多性质并不相同的工作，却都以“秘书”称之。因此，对这个太常见、太熟悉的词下一个准确统一的定义，反而变得困难了。

    然而，有关秘书的话题还是要讨论，这是因为在我们的贸仲、海仲、调解中心等部门都设有秘书处，秘书处是这些仲裁、调解机构的常设机构，它负责处理日常工作。而我们当中的许多人就是“秘书”，每天都在从事着秘书工作。将我们所从事的秘书工作从前述其他的“秘书”们区分开来，找出自身特点并加以归纳，进而讨论一下如何做好我们的秘书工作，应该是有必要的。

    秘书一词的来源
2 e3 S! h6 V7 M
( e5 d& |% _- J" Z8 ^2 U
# s) |. f" v3 z3 M( N$ S2 @1、一种职务的名称，即我们通常所讲的秘书工作。
- q: D& z+ D9 g; a. }4 Y
. T* a4 \6 x3 a+ w% o
9 Q/ \" N/ t- H4 l( l& r! ?& N2、一种官名，中国自秦汉以来，历代封建王朝均设有尚书、秘书监、秘书令、秘书丞、秘书郎等官职，掌握大小官员转呈向皇帝递交的奏折。宣布皇帝的诏书等。

1 @* h% B" s2 A8 u0 d/ A
$ M& n8 K8 g. X+ Q/ `3 w3、外交官员的一种，指驻外使馆中介于参赞和随员之间的外交官，分为一秘、二秘、三秘。
/ q. F  H% @: J$ ^( ?

% ?: }8 p2 e. L3 `4、宫廷里的藏书，尤指禁书。

. P4 b( A4 R% F) ?% ]5 O0 l% B
& O+ m; S) [' c) F3 A" W+ ~5、宗教迷信里，指巫师、方士对命运吉凶的隐语、预言。

1 s' u5 o" q/ [7 M4 U2 j" K    秘书的类别

5 g9 P. v) ?& m8 l4 g. t1 L! S4 ^
1、从服务的对象上分：

6 D8 ^3 |/ i! @! w$ `: T. f
2、从所属部门来分
7 r% d( n0 ]. f$ d8 x7 }4 A+ m

+ X  o5 j( Z4 t3、从具体的工作性质分

    （1）文字秘书

    （2）机要秘书
5 u3 P* D0 o' S' c5 b" m
3 m) z# ~8 G2 d( V+ Z& q) |    （3）通讯秘书
" t/ F! G4 X6 \. F
, x3 R! ?. ~8 S1 N' a! \3 ]    （4）信访秘书
5 z# p% n7 h( A7 B2 t
2 O2 K- f) i( m# }) Z' ~  I    （5）事务秘书
- X9 D' W& |: a0 f5 x
    （6）生活秘书

    关于秘书机构
7 S/ G! q) W6 F+ X+ o
% N1 ], M0 @5 S. e' S. S    （一）各级秘书机构

8 O, ~4 A6 G$ U9 E! M
+ H  B) M8 {2 Z! ~( Y1、中央机关的秘书机构
( _% o) r7 [3 c- q& ]: F0 i
6 T: \' o& a  ~1 l: h+ R. d  |
2、省、市、县机关的秘书机构


3、基层单位的秘书机构
! B! H- o  O- q6 ~+ T$ b
    （二）各类秘书机构


/ V$ b6 |0 P! M6 Y; Q. e/ P
4 l" g' G) `2 V. f1、人民解放军系统的秘书机构


( N6 D8 z: v% a2、企事业单位秘书机构

$ b8 g; N$ d! @- ]3 `; b; X2 R% u
, |: n- o6 }  d6 F7 B! `& C3、民主党派
% q+ a" ^$ T* {

! y& a2 a0 |4 |4、人民团体
. C/ R) V$ X; f) U
/ _  D$ |/ ]3 ?" ~    此外，临时性的秘书机构，重大会议，如党代会、人代会、政协会等，我们也经常办会，设会务组，也属于临时性的秘书机构。此外，在重大活动中，也要设临时性秘书机构，如筹备一场体育运动会，一场文艺演出，也会有秘书处，有的叫会务组。
) J8 Z, T5 h" m- Q, I5 }+ d, w
9 }% r' z- f" S: H9 f, z    二、秘书处的工作性质

    我们的秘书处，我们的秘书工作，包括贸仲秘书处、海仲秘书处、调解中心秘书处、海协秘书处等，从性质上讲，都属于民间机构的秘书部门。大体来说有以下几个方面的特点：
1 {3 i4 ?/ [# L* ^: v! p1 X
$ c* z8 a( p3 e7 s$ k1 Y
1、法律性：此点是不言而喻的。我们每天都在从事着与法律有关的工作，经手着与法律有关的事物。


2、涉外性：我们所从事的工作是处理大量的涉外仲裁、调解案件，要经常与外国机构、外国当事人打交道，是对外开放的窗口。
2 d2 d* h- V: |/ B
6 ?3 e+ q& u- H" E7 J
# X& l9 K7 T9 G# m/ e4 O' p) ?2 S3、管理性：秘书人员要协调各种关系，要管理案件程序，管理各种文档，管理财务等。从某种意义上讲，秘书人员也是管理人员。
) C! P7 }5 ?2 X' J/ x  k" ^

7 O; @1 R/ C/ J! e4、服务性：我们与行政机关、纯审判机关是不同的，属于社会中介组织。但它和律师事务所也有区别，但总体来说，属服务行业。我们通过接待当事人，提供咨询，解答问题，办理仲裁、调解案件等，都体现了工作的服务性质。
- \5 d* l. B+ t/ [! g8 Y4 G% A
    只有明确了我们的工作性质，明确了我们这种工作在当今社会环境中所处的位置，才能正确掌握好工作方向，才能找到做好工作的途径和规律。

    谈到我们的工作性质，我想起了，北京青年报3月9日第15版，有一篇文章题目叫“社会中介组织功能和体制的探索”作者是北京市贸促会会长姚望，内容在这篇文章的右边，有一个“编辑点评”，题目为“从准衙门到社会中介关于我们法律部”
3 v8 e( P7 C' e7 |8 ^
& u# Z5 I0 x+ z  T* u  \$ Q    三、秘书人员应具备的素质

6 ~5 R) j+ t+ c3 Q2 Z% `- [; }% Q    （一）、基本素质


/ a& W( B: |$ g( r" u9 a) C; T1、身体素质：健康的身体应该是做好任何工作的一个重要前提。要有一个
  X6 R3 A/ ?5 v8 h, I3 P
    健康的体魄。身体状况不佳的人是不能胜任秘书工作的。


2、心理素质：要时刻保持良好的心态，心理状态要正常，不要被情绪所左
2 |% ~7 J; [# k' o9 Y
    右。每一天都应以平和的心态从事自己的工作。一个有着心理障碍的人，一个对
* ?2 U: c3 s  A/ K) p- R2 `2 Y
    社会充满仇恨的人，一个喜怒无常的人是不可能做好秘书工作的。


3、思想素质：这是更高的一项要求，作为现代社会的高级管理人员，在一
* w' k: W4 E- o5 L
    个国际知名的机构里工作，应当具有爱岗敬业精神、实事求是精神和开拓创新精
5 Y* J% L1 m9 o- c: s
) P+ S( p/ c$ g$ h( j6 L    神，此外，还应具备博大的胸怀、宽广的视野和高度的社会责任感。
$ D' @; i9 ^/ S; t
, Q9 z. s, {  d" x: n# ~5 c    在现代社会里，人们的工作生活的节奏加快，社会的变化日新月异，外边的世界很精彩，几乎每天都有令你感慨的事情发生，且不说每天的国内外形势，就在我们身边，就会经常有一些新奇事、突发事，今天你的一个亲戚玩股票挣了大钱；明天你的一个朋友倒房地产亏大发了；昨天，你的哥们当了大官，前天，你的一个熟人因腐败问题露馅，进去了。。。。。。这些都会令你感慨，但不要受各种情况的影响，不能看人家发财了，就想到，做人就得胆大；而一看到出问题的，马上又一转念，做人还是谨慎为好！
( R# H$ c9 D! L5 ^