今日话题：怎样提高公文写作能力大家谈

老秘在线 · 发表于 2012-2-2 08:44:45

本帖最后由老秘在线于 2012-2-2 08:58 编辑

如何才能熟能生巧、落笔成章，全面提高公文写作水平呢？这是很多新手的最关心的话题。今日，老秘网专门从有关刊物收集汇总了各方老秘的观点，供大家参考。

如何提高机关公文写作能力

公文写作是指公务文书的撰写。在一个单位的文书处理工作中，文稿起草是第一个工作环节，比较收发、登记、办理、印制来说，往往需要更多的思考，花费较多的精力和时间，尤其是一些重要文件的起草，可以说是一项非常艰苦细致的创造性脑力劳动。无论是担任领导职务，还是从事文秘工作，都免不了经常写文章。文字表达水平也就成了业务能力的主要体现。提高公文写作水平，要从提高起草者的思维能力、经验水平和综合素质下手，没有什么“秘诀”可言，非得下苦功夫不可。而公文写作又有其基本规律可循，只有把握这些规律，多学习、多思考、多练习，甘当“苦行僧”，愿做有心人，勤学多练、厚积善悟，才会熟能生巧，达到“下笔如有神”的境界。本文拟结合我个人从事写作的一些体会和别人的一些经验，就提高公文写作能力问题谈一些粗浅看法。

一、多学习，打好理论基础

（一）系统地学习有关的理论，打好理论基础。鲁迅先生早在20年代就指出：“我以为根本问题是在作者可是一个‘革命人’，倘是的，则无论写的是什么事件，用的是什么材料，即都是‘革命文学’。从喷泉里出来的都是水，从血管里流出的都是血。”这就是说，作者的理想、情操和审美眼光，对文章的特色和价值是起决定作用的。对我们初学者来说，首先应该认真学习马克思列宁主义、毛泽东思想、邓小平理论、“三个代表”重要思想和科学发展观，树立科学的世界观和崇高的人生理想，积极自觉地参加各种有益于国家、集体或他人的实践活动，在广阔的社会生活中锻炼思想，陶冶感情，更好地增强自己的写作激情以及发现新事物、看出新问题的能力。恩格斯认为，任何一个民族，要想保持旺盛的发展活力，就一刻也不能离开理论思维。相比之下，我们往往不注意对工作进行理论思维，而喜欢就事论事。这直接导致我们一些公文起点不高，深度不够。实践证明，我们要正确地认识全局工作中的各种现象，正确地处理工作中的各种矛盾、各种关系，就不能不认真地学习有关的理论。

理论是我们观察、认识和分析有关问题的指南。只有理论素质提高了，才能头脑更敏锐，思维更活跃，眼光更长远，写出来的东西才能有正确的立场观点和深刻的思想内容，才有不可动摇的逻辑力量。当然，理论的作用是间接的。一份调查报告可能没有直接谈理论问题，但它的观点是对调查材料进行透视和思维的成果。理论的作用是潜移默化的，不能指望学理论立竿见影，现炒现卖。打牢理论基础必须作长期艰苦的努力。

（二）要积累生活，拓展知识。文章是客观事物的反映，生活是文章写作的源泉。文章的内容及其表达，和作者的生活知识储备有着密切的关系。生活阅历浅，知识贫乏，很难写出好文章。丰富的生活经验和广博的知识，不仅给作者提供了大量的写作信息，而且可以激发作者的写作欲望，充分调动作者的创造力和想象力，使文章写得更充实，更准确，更生动，更优美。我们要积极地投身生活，在生活的感知中积累经验，拓展知识，不断更新自己的知识结构，充实自己的头脑，为灵感的触发和文思的活跃提供更多的水源或燃料。一是努力扩大知识积累，建立起适合自己的知识结构。我们每天都在接触知识，并在不自觉地进行着知识积累。在积累知识时，既要注意量的增长，面的扩大，还要注意根据自己的职务和专业分工，设计自己的知识结构，有目的地进行知识积累。所谓知识结构合理，就是既有专业知识，又有外围知识，专业知识精，外围知识博。专业知识的精，是没有止境的，那么，外围知识要宽到什么程度呢？如果要划一个圈的话，这个圈应该把日常公文写作所涉及的领域基本覆盖住。这样，在写作公文时，即使涉及不懂的知识，也不会是完全生疏的，起码知道从哪里获得这些知识，从什么书里查到所需要的资料、数据。专业知识必须熟悉、精通。在写作中用到这些知识时，不必每次都去查找。要像律师熟悉法律条文那样熟悉自己的专业知识。特别是工作中常用的条令条例、政策法规、基本数据，要十分熟悉。二是勤奋地进行资料积累和思想积累。积累资料需要技巧，更需要毅力。偶尔剪辑、摘记一点资料，做一点卡片，比较容易，长期坚持相当不易。积累资料决不像有些同志想的那样是剪刀加浆糊的工作，它会耗费很多时间和精力。要积累资料，就要阅读资料，判断资料的价值及分类。如果由他人代劳，自己对资料内容没有印象，用时就无处查找。积累资料的过程，也是熟悉资料的过程。只有熟悉资料，才能在需要时，从资料储备中迅速把它调出来。当然，这里说的熟悉，并不熟悉资料的具体内容，而是指了解资料的类别、属性。资料是供备查用的，没有必要把它的内容都记住，知道能在那里找到它就行了。为了便于查阅，积累资料要注意分类，并定期整理。资料的积累不能代替思想的积累。所谓思想积累，就是脑子要想事、装事，注意把一些一闪即逝的想法捉住，记下来，并加以联想。我们读报纸的时候，看文字材料的时候，调查研究的时候，与人交谈的时候，要开动脑筋，思考问题，使头脑总处于一种准备状态，这样，受领公文写作任务以后，进入情况就快，完成任务也快，不至于什么时候都是从零开始。

（三）打破专业局限，多了解和熟悉全局性工作。机关工作分工是很细的，对分工的工作了如指掌是应该的，但不应满足于此，还要熟悉全局。只有懂得全局，才能更好地把握局部，才能正确地估量本部门、本系统的工作在全局中的位置和份量。不懂得全局就往往见木不见林，把自己分管的工作强调到不适当的程度，给下面提出一些不适当的要求。

强调了解全局，还有一个原因，就是有些中心工作往往要从各个部门抽调人员完成。如果对全局性工作很生疏，就会感到不适应。因此，在精通专业的同时，必须多了解全局。年度工作要点，基本思路，重大活动，近期召开一些重要会议的情况，上级和本级制发的重要文件，领导的讲话和指示，重要典型的情况，都应了解。

能多参加一些活动多接触基层固然好，没有这些条件，通过阅读文件和有关材料也能了解不少情况。比如，某个单位的现场会开过以后，找来有关材料看看，也可以了解大体情况，并非只有到现场去才能了解情况。有些同志没有养成看文件的习惯，这很不利于了解和熟悉全局情况。有时兴师动众往返几天到基层去开个座谈会，了解情况不一定比从文件上得来的多。通过阅读文件，既能掌握政策，又能了解情况，对于机关干部来说，是一种多快好省的学习办法，不充分利用，未免可惜。

（四）研究一点写作之道。根据一些专家的体会，学习写作之道的主要途径，一是学习公用文书拟制的有关规定。公文分类、作用、一般内容和拟制要求，以及公文格式，是最基本的写作之道，要认真学习并熟记。二是读一点写作理论方面的专著。如《应用写作》、《写作通论》等。这些书会告诉我们怎样确定主题，怎样建立结构，怎样使用材料，以及对比、照应、起承转合等文章写作的基本问题。三是学一点语法和修辞。学语法的目的是消灭病句，把文字写通顺。学修辞的目的是把文章写得优美、富有文采。二者都是需要的。有的同志认为，公文讲究严肃、庄重、朴朴实实，不能使用修辞手法。其实这是误会。讲修辞，并不是使文章华而不实。在我们所见的公文中，一些特别精彩的地方，恰恰是运用了修辞手法的结果。例如，“看自己一朵花，看别人豆腐渣”；“墙上芦苇，头重脚轻根底浅；山间竹笋，嘴尖皮厚腹中空”，都是用的修辞手法，非常生动、传神。对比、排比、对偶之类修辞手法用得更多。不讲修辞，文章就不免平谈、呆板。四是学一点逻辑学。逻辑与写作的关系非常密切。有一些公文之所以犯偷换概念、改换论题、自相矛盾等逻辑错误，就是由于没有掌握起码的逻辑规则。五是通过精读文件和正误对照学习写作之道。阅读文件时发现写得好的文件，不要看一遍就过去，要仔细研究它的结构、观点、材料以及论证方法和叙述方法，研究它好在什么地方，想一想，如果让自己写这个问题，自己会怎样写，两种写法的差别在哪里？还有没有别的写法？等等，仔细揣摩、体会、研究，定会悟出些道理。这就是通过精读文件学习写作之道。还有一种方法，就是通过对照公文的修改稿学习写作之道。一份公文有时要写好几稿，每写一遍都有新的提高。把这几稿，特别是领导修改过的稿子收集起来，仔细对照，边对照边思考为什么这样改，受益匪浅。

（五）在写作实践中提高写作能力。站在岸上，一辈子也学不会游泳，因为游泳是一种技能。写作也是一种技能。由知识转化为技能必须经过实践这个中间环节。用筷子吃饭是一种很简单的技能，只听人家讲，看人家做，自己不拿一双筷子在手里练一练，也掌握不了，何况是写作这样复杂的技能！因此，提高写作能力最有效的办法是大胆实践，刻苦练习。在这方面要注意三点：一是既不要把写作看得轻而易举，也不要看得高不可攀。提高写作能力是个漫长的过程，不能企求一步登天。一开始写不好不要紧，只要坚持写，必然有提高。二是既要勤于练习，又要善于总结。毛手毛脚地写，只求数量，不求质量，即使有提高，也比较慢。要使自己写一次，进一步，就要善于总结。每完成一份公文的写作，都要回过头来总结一下有什么经验教训，特别要把初稿和后来的修改稿、审定稿认真加以对照，从对比中体会应该怎样写，不应该怎样写。三是要高标准要求自己，不要抱有应付态度。起草每一份文件，都要把自己的潜力充分挖掘出来。这样，才能写一次材料有一次提高。如果能挑一百斤，只担九十九斤，时间长了，一百斤的担子就挑不动了。有的同志不愿修改自己写的东西，总希望领导高抬贵手，降低标准，凑付过关，这样是不利于提高写作水平和写作能力的。

二、多研究，打好实践根基

要训练思维，提高智能。文章是客观事物的反映，但要根据客观事物制作成文章，还需要有多方面的智能。比如在认识和摄取客观事物时，作者需要有观察能力，发现能力，采集能力；在构思过程中，需要有综合能力、分析能力，筛选加工能力，想象能力和创造能力；在表达时，需要有结构能力，语言运用能力和修改能力。写作还需要有一定的技巧，技巧也是能力的体现。整个写作，要靠诸种智能和技巧的综合运用。在运用各种智能和技能的过程中，思维贯串于始终。写作正是以思维为核心组织各种能力和技巧的一种综合性智力活动。没有积极而富有创造性的思维，诸种智能和技巧难以发挥，写作对象也就很难如意地转化成理想的文章形式。为此，培养和发展思维品质，提高思维能力，正是发展智能、开拓思路、写好文章的重要一环，也是作者全面提高修养的一个重要组成方面。起草公文是机关干部的一项基本功。作为机关干部，要想提高机关公文写作能力，成为公文写作的行家里手。要多研究，打好实践根基，须做到：

（一）登高望远

人们常讲，登高才能望远。起草机关公文，也应做到这一点。换句话说，就是要善于站在全局和理论的制高点上思考问题、提出对策，文以载道，突出文字材料的思想性，给人以启示和共鸣。文章依赖“思想”而永生，因无“灵魂”而猝死。写材料首先一定要注意提炼“思想”，善于站在讲政治的高度，着眼全局看局部，不就事论事，把具体的东西理论化；善于紧密结合单位实际，既不违背上级精神，又能突出单位特色，把上面的精神具体化；善于运用新语言、新事例，不简单“重复过去的故事”。而是把传统的东西现代化。实践中，要注意把握好以下几点：一是针对性。文字材料大都是围绕问题展开的，问题是材料的基础和灵魂。文字材料影响的大小，根本就在于是不是真正抓住了问题，是不是针对普遍存在的问题去写的。如果是针对问题去写的，影响就大，相反影响就小。因此，必须注意抓问题，抓“一碰就响”的问题，抓普遍存在的难以解决的突出问题。这就要求深入调查研究，以高度的敏感性洞察和分析问题，紧紧抓住影响和制约单位建设的主要问题，确立文字材料的主题思想。二是要有概括性。要从局部的、感性的、表面的现象里面跳出来，用全面的、理性的、辩证的分析提炼和升华思想，总结出来带有规律性的东西。这种高度的概括性，是领导思想的精华，也是文字材料的“眼睛”，具有画龙点睛的效果。比如，有一个材料，关于增进班子成员感情的概括就比较好：“感情好，有事不当事；感情差，没事会找事。感情深，大事能化小；感情浅，小事能闹大，大事能闹炸。”非常给人启迪、发人深省。而有的材料总的看上去不错，但又觉得少点什么，往往就是少几句高度概括、很凝练的话，让人打不下深刻的烙印。三是要有深刻性。深刻性往往决定文字材料的思想性。分析问题要有深度，不满足于抓住次要的、现象或枝节的东西，而是要了解主要的、本质的东西；不满足于掌握事物外部的特征，而要挖掘事物的内在联系；不满足于眼前的结果，还要追踪发展的趋势；不满足于掌握浅易的、粗线条的问题，还要钻研疑难问题和考察细节。要从众多的矛盾中提出主要矛盾，从复杂的问题中提出核心、本质原因。只有这样，写出的材料思想性才深刻，才令人回味。四是要有独创性。现在，文字材料中普遍存在的一个毛病就是大话、空话、套话比较多，空洞无物，说白了就是“正确的大实话”的拼凑，上级文件的翻版，报刊文章的剪辑。要增强文字材料的思想性，就要学会用自己的脑袋去思考，不依赖别人，不抄袭别人的成果，用自己的话去表达，不能人云亦云，趋奉迎合，确实能够独立地提出自己的见解。五是要有说理性。文字材料的主要功能是用来指导工作的，既要使大家听得懂、听得明白，又要便于大家准确地理解和贯彻执行。这就决定了文字材料必须能够透彻地讲清道理，做到了这一点，思想性也就在其中了。要把握好讲道理的艺术，通常是既要符合上级精神，又要贴近单位实际；既要有对上级会议、文件精神的中肯评价和深刻理解，又要有变虚为实、变大为小、变抽象为形象、变原则为具体的本事；既要全面辩证，不顾此失彼甚至自相矛盾，又要准确生动，不离腔走板甚至脱离上级和党委意图另搞一套，使人不得要领，感到莫名其妙。有经验的同志，还常常寓事于理，用一个典型事例说明一个道理，把深刻埋在浅显中，常常会使人得到多方面的启示，收到意想不到的效果。

（二）“修炼”悟性

“内容人人看得见，涵义只有有心人得之，形式对于大多数人是一秘密。”这是歌德对鉴赏艺术作品所讲的一段话，其核心思想是：无论创作艺术还是欣赏艺术，都离不开“悟”。对于公文写作来说，悟性也同样重要。同样的训练、同样的工作经历，有些人的写作水平只能停留在一定的层面上，有的人却能把公文写作升华到艺术的境界。这里面除了客观的因素之外，最主要的差别还是体现在会不会“悟”上。悟性是每个人都具有的一种对事物的体会和认识能力，人与人悟性的差别主要体现在深浅上，公文写作中悟性的深浅与每个人的“修炼”程度成正比。首先必须弄清楚写公文目的是什么？我们公文写作，大到调研文章、工作报告，小到信息、简讯，说到底都是为领导决策提供参考。从这个角度考虑，公文写作和其他文体写作不同之处就在于：必须符合上级总体意图。所以写公文，只能在上级总体意图的大框架内来写，出了那个框架，你就算跑题了。那就算文笔再优美，也得不了“高分”。其实简单说来是上级意图，但落实到具体实践，上级意图包括国家宏观政策、上级部门行政部署、本单位工作思路、领导对政策的个人理解，等等。这个需要你在实际工作中去“悟”。如何提高“悟”性呢？从实用角度分析，就是写作要注意要有针对性。比如每个级别的报纸、刊物，都有要解决问题的层次；每个领导、编辑，都有各自的风格和对问题的理解，如果你想得到他们的肯定，就不要孤芳自赏，一定要加以研究。你想在哪里发表、你写给哪个领导看，就把相关的报纸、刊物，或者把以前已经通过领导认可的文章找来，仔细的看，看的越多越好，研究写法，查找规律。写公文时，不要把写文章的人当成自己，而是当成领导、编辑。当然，一些其他的报纸、刊物、网上的文章，你认为写的好的，也可以找来看和研究，但开始阶段建议还是有高度针对性比较好。而从长远提高的角度来说，多阅读一些政治理论书籍，多关注国家、当地、上级、本单位、本部门等政策、措施，以及相关领导的观点、思路，多了解时事政治，多思考深层次的原因，不断提高自己的理论修养，会对自己准确把握某篇公文应该具有的度，会很有帮助的。在这里引用鲁迅《不应该那么写》一文中的一段话，来说明文章写作中怎样“修炼”悟性。鲁迅先生是这么写的：“凡是已有定评的大作家，他的作品，全部说明着‘应该怎样写’。只是读者很不容易看出，也就不能领悟。因为在学习者一方面，是必须知道了‘不应该那么写’，这才会明白原来‘应该这么写’的。这‘不应该那么写’，如何知道呢？惠列赛耶夫的《果戈里研究》第六章里，答复着这个问题——‘应该这么写，必须从大作家们的完成了的作品去领会。那么，不应该那么写这一面，恐怕最好是从那同一作品的未定稿本去学习了。’”这是鲁迅先生对文学创作阐述的“不应该那么写”的学习、领悟方法。对公文写作来讲，这也是极有益处的学习方法。我们直接看公文范文、看干干净净的定稿，就不如看经领导和同志们反复修改的草稿获得的收益更大，提高得更快。用心写作是一方面，用心体会领导和同志们精心删改之处，体会到了“不应该那么写”，明白了“应该这么写”的道理，便是“修炼”公文写作的悟性。

（三）悉心揣摩

公文不是用来记录个人见闻的，也不是阐发个人见解的。而是秉承领导旨意、根据工作需要写的。这就要求起草公文时，一定要用心揣摩领导意图、思维方向、关注的重点等等，想方设法把领导的思想和意图理解准、领会透，而不能断章取义、随心所欲，更不能“另起炉灶”。处处留心皆学问。要通过细心观察、悉心揣摩、科学分析，努力去挖掘、扩展、完善、深化和延伸领导的意图，力争把感性的东西理性化、不完整的东西系统化。只有这样，才能比较全面地理解和正确把握领导意图，确保机关公文质量。这就要求起草人用心琢磨领导的意图、思维方向、关注重点等，全面掌握，悉心揣摩，掌握得越全面、越深刻，写起来也就越顺利，领导也就越满意。一是积极扩展领导意图。有的领导同志交代意图时，只是一些初步想法，或仅仅从某一个角度、某一个侧面提出问题。遇到这种情况，起草人要从更多的层次和角度去思考问题，举一反三，扩展和延伸领导形成的基本观点，对领导暂时未想到但又比较重要的问题补充进来，把领导简单分散的意见扩充为比较全面、系统的意见，不能听一就是一，机械呆板地领会领导意图，切实把领导想说而没有说出来的话完整地表达出来。二是善于挖掘领导意图。有的领导只是出个大题目，至于公文写作中的具体问题涉及不多。碰到这类情况，起草人首先应主动和领导同志商量研究，争取领导的指导，深化领导的意图，然后顺着领导的思想脉络，弄清楚领导要求写什么，为什么要写，要达到什么目的，从而研究挖掘出更新更深的东西。挖掘领导意图时，起草人还要善于将主管领导的意图与其他领导的意图结合起来领会，集思广益，体现集体领导和分工负责的原则。三是努力完善领导意图。公文写作过程中，有的领导深思熟虑不够，讲得意见不甚明了、比较杂乱；有的一时未想清楚、未说明白，只是一些感性认识；有的不完全合理和必需；有的不集中、不完整。对此，起草人要与领导多交流，善于提炼概括、拾遗补缺，慎重恰当地处理，合理地加以吸收、集中，把不确定的确定下来，把感性的东西上升为理性的东西，把不必要、不完整的加以剔除补充，把不清楚的问题讲清楚，把不一致的地方进一步调整充实，从而比较全面、完整、准确地体现领导意图，保证公文质量。四是及时捕捉领导意图。机关干部有经常接触领导和公文材料的方便条件，了解和捕捉领导意图的途径比较多，可以从主动询问中获得，从领导批示中领会，从批评表扬中领悟，从讲话材料中把握，从积零为整中综合。尤其是与领导在一起检查工作、参加会议、研究材料，一块就餐、散步、闲聊时，要注意把领导谈话中最新闪光点，特别是一些新思想、新观点，要不失时机的记下来，并进行归纳分析。因为这个闪光点或这些新思想、新观点，很可能是领导对某个问题思考的新突破。

（四）量体裁衣

胡乔木同志曾告诫机关的同志：“写文章用材料是为了说明观点，文章写出来叫大家看不清楚，就是不鲜明，就是材料与观点没有联系好，每个观点应该接着有事实作证明，不能证明观点的事实不要用。”因此。起草公文一定要学会“量体裁衣”，也就是要切实处理好表达观点与选用材料的关系。对于出思想、出经验的系统性文字材料，不少人感到力不从心，这就需要认真地钻研，努力做到鲜明清楚、纲举目张。学习公文写作要注意从以下几个方面努力：一是要学习公文写作的基本知识。公文在取材立意、布局谋篇上都有一定的要求，特别是在文种、格式等方面有严格的规定，这些规定和要求一般需要通过熟读公文写作书籍来掌握和了解。二是要学习范文。模仿是学习的重要形式，要根据自己所从事的行业，选择中央文件、领导讲话、行业文件、单位历史文件，报刊上影响较大的、公认的一些好文章精心研读，用心揣摩其思路及语言风格，细心体会其谋篇布局、形式特征。三是观察体会经验丰富同志的写作过程。学习写作很重要的一条经验，就是要认真体会领导同志、有经验同志从立意构思到谋篇布局，从着手起草、反复修改到最终定稿的整个过程，领悟每一个细节。

（五）借梯上楼

巴甫洛夫曾说过：“不管鸟的翅膀怎么完善，它任何时候也不可能不依赖空气飞向天空。事实和资料就是科学家的空气，没有它，你任何时候也不可能起飞；没有它，你的理论就是无用的挣扎。”我国汉代恒宽说“厚其基而求其高”，宋代苏轼说“厚积而薄发”，清代唐甄说“积多则神”。荀子《劝学》篇里面的“不积跬步，无以致千里；不积小流，无以成江海”，讲的都是知识、材料积累的重要性。对于机关干部来说。要想把文字材料写好，一定要学会“借梯上楼”，善于积累和运用各种资料。第一，善于积累材料。“巧妇难为无米之炊”。积累是公文写作的基础。学习靠积累，积累也是一种学习。公文写作中的积累包括积累构思（文章结构）、公文语言、写作信心和公文素材。构思最难积累，需要有人指点、引领，需要写作者用心分析，需要大量的实践锻炼。把握公文语言是指依据不同的文种使用不同的语言，特别是讲话稿，要根据不同的讲话人和听众确定讲稿的风格，写作时间长了就会形成语感。积累写作信心就是指在心理上从刚开始接受写作任务时的诚惶诚恐，逐渐转变为坦然面对、从容不迫。“手中有粮，心里不慌。”材料的积累在公文写作中至关重要，要努力让自己公文素材的“粮仓”丰盈。在这里介绍一下笔者关于公文素材的“四类”积累法。第一类：政治理论、党和国家的方针政策及法规类材料，特别是与本行业密切相关的理论和政策法规；第二类：本单位现任主要领导及领导班子的工作思路、思想风格，单位的历史传统、文化和理念，特别注意掌握领导讲话类材料等；第三类：本单位主要业务方面的材料、本行业基本材料和前沿情况；第四类：行内行外、国际国内与业务有关的学习型、启发型材料。第一类材料能帮助作者把握公文是否符合党和国家的方针政策与法规，能解决确定公文是否有硬伤的问题；第二类材料主要用来吃透上情，决定公文的目的和用途，避免下笔千言、离题万里；第三类材料主要用来摸清下情，决定公文是否能联系实际，避免出现空话、外行话；第四类材料决定公文能否创新，对于开展以文辅政、发挥好参谋助手作用很有帮助。实践证明，有些同志虽然同时调进机关，一开始的基础和条件都差不多，但经过一两年就拉开了距离，这其中很重要的就是看他是否善于学习和借鉴“它山之石”。法国著名幻想小说家凡尔纳，一生共创作了100多部科学幻想小说，内容几乎遍涉当时科学技术各个领域。然而，比他的创作本身，似乎更令人惊叹的是，在他死后，人们从他的书房里发现，他亲手整理摘录的各种资料有25000多本。60年代，批判赫鲁晓夫时，新华社发表了九篇评论，在写每一篇评论的过程中，都邀请《人民日报》社国际部的两个老资料员出谋划策，提供资料，由于他们的参与合作，对评论的起草形成起到了“绝对”效果。古今中外，大凡在事业上有成就者，无不与大量积累和运用资料有关。事实上，机关里许多优秀的同志，大都是在善于积累和运用各种资料中，慢慢成长，成熟起来的。搜集资料的方法很多，无非是自我积累，单位、部门、组织提供、调查研究、查阅文电和个别了解等，什么方法好，就用什么方法，没有固定的模式。无论采用什么方法，只要能够把你所需要的资料搜集到手，就达到了目的。当然，搜集资料要遵守有关保密规定，不能发生失泄密问题。第二，运用资料。积累资料是为了利用资料，如何用好资料大有学问。一是要认真学习资料。在剪贴资料时，要自己动手，不要让别人代劳，做到边剪贴边过目；对搜集到的资料，要经常熟悉，仔细翻阅，抓紧一切时间学习、理解、消化；对重要的思想、观点、事例做上记号，有启发意义或直接能用的还要记在脑子里，认真思考，反复领会。这样做的目的是消化资料内容，做到温故而知新。通过消化吸收，一方面可以将资料真正变成一种有用的信息，记忆在头脑中的一定位置，需要的时候就信手拈来，为我所用；另一方面可以学习其中的思想观点，掌握其中的写作技巧，体会其中的思想境界，从中汲取营养。二是要精心选择资料。要根据公文内容的需要选择资料，选出最有典型意义、最能说明问题资料。为便于使用，筛选出来的资料还要加以分类，把入选的资料按照公文内容表述要求，分门别类梳理排队。同时，对一些有联系但又不能直接用的，要进行粗加工；对一些重要的观点、表述和名人名言等，要认真查找出处；对一些重要的事实和数字，要加以核实整理，确保准确无误。三是要用活用好资料。常见到这种现象，有的人没有资料写不了材料，有了资料又跳不出资料，这抄抄，那贴贴，搞出来的东西千孔一面，没有自己的思想和见解。这实际上是没有用好资料。任何资料的价值都是相对的，只能用于开启思想的门，一般不要搞“拿来主义”。用资料既要广纳博采，又要超越常规。写材料时，要敢于丢掉资料，站在理解资料的基础上去写；或者把资料作为比较、鉴别的参照系，取其当中的成功和高明之处；还可以选择资料中的弱点甚至败笔作为“反面镜子”进行对照，看看差在如里，原因是什么，哪些方面不到位，由此寻求突破。只有这样，才会产生比原资料更新的思想飞跃，才会写出超越资料本身的高质量材料。如果起草的文字材料，能够源于资料，而又高于资料，就达到了积累和运用资料的新境界。

（六）照猫画虎

清代唐彪曾说过这样一段话：“谚云：‘读十篇不如做一篇’。盖常做则机关熟，题虽甚难，为之亦易；不常做，则理路生，题虽甚易，为之则难……”意思是说：常写，作文的方法就熟练，即使题目很难，写起来也觉得容易；不常写，作文的方法就生疏，即使题目很容易，写起来也会觉得很难。纸上得来总觉浅，绝知此事要躬行。提高文字表达能力非一日之功，有一个过程，必须下工夫勤学苦练。特别是对刚刚介入文字写作的机关工作者来说，更应该端正写作态度，时时注意多学多练，不能毕其功于一役。常言道：“照猫方能画虎”。照猫画虎既非学习写作的歪门邪道，也不是笔者的主观臆想，它是有着一定理论依据的。这就是古人所云“写作无秘诀，作文要有道”，“定体则无，大体须有”的说法。应用文写作，特别是公文写作都有一定格式和套路，它们是古往今来，包括老一辈机关工作者常年从事机关应用文写作经验的科学总结，揭示了机关应用文写作的一般规律，是引导初学者迅速掌握机关应用文写作方法和技巧的理论。所以，有针对性地、循序渐进地进行公文写作训练对于提高公文写作能力是十分必要的。我们在听公文写作的理论知识讲座时，往往缺乏感觉，把握不住重点、要领，只有试着去写了，对文体、思路、语言的感觉才会清晰起来，才能体会到结构、语言、形式等方面的写作特点，慢慢地找到自己在写作中的差距，明确学习和提高的目标。量变才能产生质变。提高公文写作水平，离不开大量的练习，练习要从简易的文体、文种开始。先从写便条、信息条目、会议纪要等短小文稿开始，到新闻简报、请示报告等中篇文稿，再到工作总结、本单位及上级领导讲话，最后执笔或组织起草大型会议报告（如党代会、职工代表大会、周年庆典）、中长期发展规划等需要多位作者甚至单位全体同志参与意见的公文。相信机关工作者只要横下一条心，肯吃苦，肯动脑，就能较快地掌握机关应用文写作的规律、方法和技巧。这就是应用文写作中，初学者画虎必须先照猫的道理，而不能想怎么画就怎么画的原因。机关工作者提高公文写作水平的方法和途径有多种。但实践证明，勤于和善于学习范文、模仿范文是一条捷径，这也是想成为写作高手一个不可逾越的阶段。比如，在学习范文时，可将自己融进去，首先想一想如果自己起草这份材料应该怎样写，分几个部分，提出什么观点，然后再看看人家是怎样把握的，比着葫芦画瓢，时间长了，就能够举一反三，触类旁通，渐入佳境，升华超越，写出一手漂亮的文字材料来。实践中，要做到巧于结构。结构是文章的框架。在写文章之前，要对文稿的基本内容、主旨框架、层次段落、重要观点、开头结尾等等，进行一番全面的考虑和总体的设计。这是文秘写作最重要的一步。结构未定，就匆忙动笔，是写作上的一大忌。文章的结构形式大致可分三种：一是板块式。即将文稿分为几个板块。多见于党代会、职代会、专业系统会的报告。一大块是上届或上次会议以来的工作回顾与总结，一大块是今后的工作思路和任务。二是自然式。即文稿不分板块，只分若干个自然段，多数是依照内容的逻辑关系来安排。如江泽民同志1998年9月在全国抗洪抢险总结表彰大会上的讲话，全文39个自然段，一段一层意思，一段一层递进，上下呼应，环环紧扣，逻辑性很强。三是提纲式。就像我们列提纲那样，在一篇讲话稿中，要讲几个问题。每个问题的开头，要有一个主题句，每个问题的篇幅又都很简短。多练笔的同时，还应该注意进行认真修改，这对写作水平的提高也是很有帮助的。写文章是一个相当复杂的过程，仅仅思考一次，疏忽和错误是在所难免的。只有反复思考、不断修改，才能使文章逐步接近完善，也才能使我们的写作水平在修改过程中不断得到提高。俗话说“好文章是改出来的”，这话一点都不假。

（七）勇于创新

“文章为时而著”因为机关公文必须符合时代要求，所以起草机关公文，必须坚持与时俱进，围绕时代主旋律，体现时代特征，不能“老套”。文无定论，重在创新。郑板桥有副楹联这样写道：“删繁就简三秋树，领异标新二月花”，讲的是文章要像二月的花儿一样新鲜、吸引人，标新立异、与众不同，以新取胜。在起草机关公文过程中，一定要有意识地摆脱习惯思维方式和条条框框约束。善于从书本中、从老经验中跳出来，善于用新的视角看问题，用新的思路想问题要经常关注和研究新形势、新动态、新情况和新问题，不人云亦云，善于从“新”中求异。公文写作的创新要注重三个方面：一是表述要新。起草公文，经常要面临两难的选择，既要完整、准确地传达上级领导指示精神，又要合理避免“鹦鹉学舌”、“如法炮制”。解决这个问题，最有效的处理方法是创新表述方式，如换正面表述为反面表述，换一般表述为对比表述，换集中表述为分散表述，换分散表述为集中表述等。二是文风要新。保持清新文风，要注意做到两点：注重选用恰当的句式，灵活使用整句与散句、长句与短句、常式句与变式句，把每个词、每一句话都安排得各得其所，合理有序，使讲稿看起来和谐，用起来准确，读起来顺口，听起来悦耳，如行云，如流水，文气贯通，一气呵成。适当采用比喻、借代、排比、对仗等修辞方式，以增强文势，增添文采，造成良好的听觉效果。平时我们把更新知识比作“换脑充电”，把提高素质比作“强筋壮骨”，把调查研究比作“解剖麻雀”，目的都是为了让语言变得形象生动。三是切入要新。同样的讲话内容，切入点不同，听众的反应和互动效果也不同。民国奇人辜鸿铭，学贯中西，名扬四海，他在辛亥革命后拒剪辫子，拖着一根焦黄的辫子给学生上课，台下自然是笑声一片，待大家笑得差不多了，他才慢吞吞地说：“我头上的小辫子，只要一剪刀就能解决问题，可要割掉你们心里的小辫子，那就难了。”顿时全场肃然。毫无疑问，这样的开场白，讲课的效果一定非常好，有的人可能一辈子都不会忘记。

（八）交叉嫁接

当今社会处在信息时代，各种学科发展很快，边缘学科、新兴学科相互联系，相互交叉渗透。吸收多种信息，利用多种学科知识，为研究课题、制定政策措施服务，为我所用，不失为一种好的方法。比如在起草领导讲话、调研报告等材料时，完全可以借助嫁接这种思考问题的思路，大胆地将管理学、心理学、人才学、系统论、协同论等纳入你的写作视野，努力在结合部处做文章、下工夫，通过嫁接，将性质相同或相近的内容结合在一起，就能使材料增色、添彩不少，收到特别理想的写作效果。

（九）妙于用语

语言用得妙，可以使文章趣味盎然，富有吸引力；可以使文章意义深刻，富有说服力和生命力。公文语言用得妙，可以概括为四句话，即“一短”、“两通”、“三美” 、“妙用修辞”。“一短”。就是句子要短。短句结构简单，节奏明快，利于表达。句子长了，不仅自己说不清、道不明，而且还容易让人产生歧义。“两通”。一是通俗。讲话要使听讲的人听清楚、听明白，语言就要通俗易懂，力求口语化，尽可能少用那些生僻怪异、晦涩难懂的词语和术语。今年的政府工作报告中谈到民生问题时，许多语言非常朴实感人，比如“要让孩子们上好学”，等等。二是通顺。即文字通顺，语言通达，读起来朗朗上口，听起来赏心入耳。要做到这“两通”，一个行之有效的方法是“写着读”、“读着写”，即边写边读，边读边写，如果读起来拗口、听起来别扭，即使从文理上能讲得通也要修改。要做到通俗易懂，首先要做到通俗易读。讲话语言的形式美有很多，这里着重谈整齐美、参差美、雄浑美等三种。整齐美。整齐的公文语言，匀称美观，和谐悦耳，读起是一种享受。参差美。整齐是美，参差不齐，有时也是一种美。长词、短词相互结合，长句、短句错落有致，仔细品味，美不胜收。如果都是不长不短的句子，难免显得平淡无味。雄壮美。起草领导讲话、特别是动员报告时，要尽可能使用一些雄壮有力、气势磅礴的语言，以达到鼓舞人心、催人奋进的效果。“妙用修辞”。适当运用排比、对偶、递进、借代、反复等修辞方式。在反映内容的同时能够产生一种美感，激发一种情趣，增强公文表达效果，吸引读者去深刻领会文章的内容，从而达到“言之有文”、“行之更远”的境界。

（十）精雕细刻

常言道：“文章不妨千遍磨。”好文章是改出来的。杜甫“为人性僻耽佳句，语不惊人死不休”的精神，是为我们所熟悉和乐道的。再如王安石《泊船瓜州》中的名句：“春风又绿江南岸，明月何时照我还”中的“绿”字，是经过十多次改动才定下来的。初写为“到”，复之为“过”，继之为“入”，又改为“满”，最后才定为“绿”。贾岛把“僧推月下门”，改为“僧敲月下门”的佳话，更为大家所熟知。公文的修改重点要把握好四个环节：一要修改文字，改正语病，削尽冗赘；二要修改内容，删繁就简，突出重点；三要注意政策界限是否准确，措施办法是否切实有力；四要注意行文是否得体。文稿修改的主要方式无非三种：自己改，这是对写作者的起码要求；请别人改，这是公文写作的必要程序；集体改，这是出手重要文章的必不可少的环节。

修改文章不仅要从大的方面入手，而且每个标点符号也要一一认真审核。下面这个故事，生动形象地说明了标点符号的重要性。古时候有个秀才要去一个吝啬、刻薄的财主家当家庭教师。去时他先和财主签了个契约，文曰：“无鸡鸭可也无鱼肉可也唯蔬菜不可少分文不取。”财主见了十分欢喜，认为这个秀才既不要钱，又不吃鸡鸭鱼肉，只要蔬菜下饭，很合算。过了三天，秀才提出抗议，说财主不按合同办事，财主当众理直气壮地亮出契约，秀才便对着众人一面读，一面点上标点：“无鸡，鸭可也；无鱼，肉可也；唯蔬菜不可。少分文不取。”弄得财主瞠目结舌，无言以对。这说明即使是标点符号，也需要精心对待，绝不可粗心大意。

古今中外大凡文章写得好的人，都会在修改上下功夫。平时我们常说的修改是在文章写成之后，其实在写作之前，对于立意布局的反复推敲，对于写作提纲的再三斟酌，都带有修改的性质。因此，从起草以前到写完以后，从内容到形式，始终注重反复推敲、充分修改、精心核对，显得尤为重要。

三、几种常用文体的写作要点

公文写作格式化的部分一般是比较容易掌握的，但每种文体都有特定的作用，因而也就有不同的要求。总的来说，写作没有一成不变的成规，运用之妙存乎一心。各类文体间的不同，主要是表达方式的不同，从内容来说，还是有机联系的。因此，不能用割裂的观点来看公文写作。下面，就日常工作中遇到较多而又相对灵活的几种常用文体，谈谈写作要点。

（一）领导讲话

领导讲话在机关公文写作中具有较高的地位。一般来说，能胜任起草领导讲话的人，基本上具备了公文写作的扎实功底。起草领导讲话，要有一个明确的主题，目标要集中，高度要足够，说理要透切。要把握好上级精神与实际工作的结合点，分析形势高屋建瓴，部署工作态度明朗，提出措施操作性强。对重点、难点、焦点问题，要深入分析，充分论述，从领导的角度提出处理意见。领导讲话还要注意要有新意，工作内容变化不会太多，领导讲话如果没有新意，肯定不会收到好的效果。领导讲话还要注意讲话者的个性特点，量体裁衣，使领导念起稿子来，如同自己打的腹稿一样，朗朗上口，自然顺畅。还要有激情，要把领导对事业的专注、对社会的负责、对成功的渴望和对前景的信心，通过讲稿体现出来，使领导讲话成为一种战斗的动员，引起参会者的热烈响应。此外，好的讲话稿，还要给领导发挥留有余地，适当举一些典型事例，以增强生动性和说服力。

（二）工作报告

工作报告是最难写的。难的不是文字的表达技巧，而是表达的全面性和准确性，即对工作成绩、工作部署的提法是否到位。这也是写作时最需要注意的问题。工作报告的写作，既要全面，又要有重点，要注意相关工作的协调与平衡问题。要有创新意识和创新精神，不拘泥于传统的老套的提法，但对新的提法，一定要仔细推敲琢磨，要站得住脚，经得起各方的追问和实践的检验。

（三）调研报告

调研报告是最能发挥写作者才能的文体。调研的目的是为了工作，调研报告是为决策服务的。形势在变，任务在变，办法和措施当然也要变。如何变？就需要调研来回答。因此，广泛占有资料，深入研究问题，找出原因所在，提出对策措施，是调研报告写作的要点所在。调研报告要明确目的性，突出针对性，注重实效性，确保操作性。要拓宽思路，关注热点，剖解难题，避免事实的简单罗列，而找不到事实背后的深层次原因和各种事实之间的内在逻辑联系。凡列入报告中的例子，都要有典型性，有说服力。调研报告的核心在提出对策措施，既要考虑领导会不会采纳，也不要太揣摩领导的意图，关键是提出的措施要有坚实的基础，领导一旦采纳，可以切实实施。

（四）总结报告

总结报告有年度工作总结、专项工作总结之分。总结的目的是为了吸取经验和教训，为以后的工作奠定基础。总结应当是最好写的。现在普遍性的问题是，把总结当作表功的工具，背离了总结的本意。这是需要纠正的。总结要善于发掘亮点，总结经验，以利积累和推广。要点面结合，定性与定量结合，用必要的数据和典型事例来说明情况。

（五）信息与简报

信息是机关内部使用的一种常用文体，它的作用在于反映情况、交流信息、指导工作。信息灵活、方便，不拘一格，是一种十分灵活的文体。它不像正式文件那样必须走正规程序，领导看到后也不必批示。信息的要求是准确、及时、有效。时效性是信息区别于其它文体的一个最显著的特点。因此，对信息的文字要求可以略为降低，只要能说明情况即可，关键是要把情况及时报上来。信息与情报、新闻是兄弟。这就好比一个老鼠，当它还在老鼠窝里时，是情报，获取的方法是刺探；当它跑到自己的房间来时，是信息，获取的方法是捕捉；当它跑出大门到大街上时，是新闻，获取的方法是抢。信息写作的要求是简明扼要、突出重点、富有新意，核心是要有信息含量，即别人不知道的东西。信息从内容上来分，有动态型、经验型、问题型三大类。最难写的是问题型信息，既要分析原因，也要提出对策。但不要勉强，有时不一定就能提出对策，提出问题的本身就有极大的价值。

与信息相似的是简报，如会议简报、工作简报，广义上也是属于信息。简报主要用于交流。要保持原生态，撷取独特的观点，挖掘思维的亮点，达到相互启发的效果。信息与简报要行文简洁，干净利落。

（六）介绍材料

介绍材料有两类，一类是机关内部的典型材料，一类是向社会公众介绍的一般性材料。两者有相似之处，也有一定区别。大体上，典型材料主要是推广经验用的，用于会议发言、书面交流；一般性介绍材料主要是介绍情况、扩大影响用的，用于向来访者介绍或者在报刊杂志上发表。两者的对象是不同的，写作的要求也是不同的。

典型材料与总结报告有点接近，但要求更加突出典型性，主题要集中，开掘要深，要充分发掘特色和亮点，给人以启发和教育。同时，要坚持真实性的原则，经验要总结归纳，但不要人为拔高。适当运用数据和典型例子，以增强说服力。

介绍材料可以参照典型材料的一些写法，需要注意的是，必要的背景交代不可缺少，尽量把专业名词转换成通俗易懂的普通词汇，或者作必要的解释和说明。文字以叙述性、说明性文字为主。内容要详略得当，重点突出，便于理解。

（七）会议纪要

会议纪要属于记录性文体，本身的写作要求并不高，关键是真实、准确、明白。时间、地点、参会人员、达成事项等基本的要素不能少。会议达成的统一意见是核心内容，写作时，认识性文字力求简略，结论性文字力求明确。要表述明白、界定清晰、不留死角、便于执行。

（八）工作方案

工作方案往往是集体讨论的产物，对写作的要求不高，关键是合理可行。指导思想、目标任务、工作机构、经费安排、实施步聚等各项要素要全，内容要具体，职责分工要明确，步骤要合理。

其它的公文种类还有许多，不论何种公文，都必须符合法律、法规和政策、制度，这是前提。公文本身也可能成为法律、法规和政策，对这类文体，要特别强调开放式写作，从初稿草拟到正式定稿，一定要走群众路线，征求相关人员的意见，真正统一思想，集中民智，夯实基础。越是强制力大、时效性长的公文，写作的技巧越是次要的，对这一点我们必须保持清醒的头脑。

四、撰写公文讲究的规律

公文写作有没有规律可言呢？这是一个看法不够一致的问题。在有些人看来，公文写作就是一种格式化的东西，人们只需依“格式”填写，行事即可，没有什么规律性。我们认为，这是一种将公文写作简单化的倾向，也是一种极其有害的片面之见。如果任其谬种流传，势必对公文写作事业的发展造成损害，不利于公文质量的提高，近而不利于机关工作的顺利进行。近年来，在公文写作理论界以及公文写作实践中出现的所谓将公文“格式化”和“填充化”的主张，正是这种倾向的集中反映。

实际上，公文写作是一种艺术性很强的行为活动，尽管它要遵从特定的模式进行写作，但在这种“模式”之中，写作者大有发挥的天地，他要充分地调动自己的写作艺术，确保高质量地完成写作任务，以极大地发挥公文的应有效用。可以说，一篇公文就是一件艺术品。其在主旨的表达、材料的组配、谋篇布局以及语言运用等诸多方面都有很强的表现规律。正确地了解和把握这些规律，是公文写作成功的关键。下面分别进行论述。

（一）显旨

公文不同于文学作品，它的主旨需要由作者直陈文中，做到明白显露，这就是公文写作上通常讲的“显旨”。公文的主旨，即写作主体通过公文的全部内容表现出来的一种贯穿于全文的基本观点，它一般包括中心思想，原委、背景、依据与行文目的三个要素。中心思想是主旨的核心，原委、背景、依据是主旨确定的前提，行文的目的则反映了公文主旨的期望成分。从公文写作的实际情况来看，公文显旨的具体形式是丰富多样的，主要有如下几种：

第一种，标题揭旨，一锤定音。

在公文中，除一部分文件的标题与主旨没有什么关系以外（例如《湖南农民运动考察报告》、《2010年度工作总结》、《2011年上半年工作计划》、《××同志在××会议上的讲话》等），可以说较多的公文都是采用标题显旨的方法，而标题一般又是由一个短句构成，因此“一锤定音”就成为公文标题的重要特点之一。

要通过标题直接透视出一篇公文的主旨来，关键是要完整准确地概括好标题中的“事由”。“事由”如同人的眼睛，是透视心灵的“窗口”，要努力做到让人一看标题就基本把握了这份文件的主旨，这样拟制出来的“事由”才算合格。与其说“心中的泪”、“爱已飘向远方”，不如说“非常困苦”、“不再爱他”明白显露。当标题中的“事由”写得“像雾像雨又像风”时，那就是彻底的失败。比如《关于安全检查的通知》这个标题，就不如《关于开展安全大检查活动的通知》好些，前者平淡无味，而后者颇有气势；如果再做一些充实，写作《关于开展安全生产大检查，严防恶性事故发生的通知》，就显得针对性强、目的鲜明，主旨明确突出，便于阅者一目了然。

公文通过标题显露主旨又往往与开头相互照应，即靠开头做补充，如标题设问、开头作答，标题点旨、开头进解等。例如毛泽东同志的《人的正确思想是从哪里来的？》一文，就是采用标题设问的方法，开头对此做了肯定性的结论与回答，使开头部分与标题相辅相成，以此来显示主旨。又如《国务院办公厅关于加强粮食市场管理保持市场稳定的通知》，这个标题已经点明了该文的中心思想，随即在开头处又对标题所揭示的中心问题做了进一步的解释：“粮食是具有战略意义的特殊商晶。粮食市场的稳定，事关大局。加强粮食市场管理是国家对粮食进行宏观调控的重要内容和必要措施。为了维护正常的粮食流通秩序，保持市场粮油价格的基本稳定，经国务院批准，特作如下通知：”这个开头对标题所揭示的主旨做了紧密补充。

第二种，起句立意，开门见山。

所谓“起句”、“开门”，即公文的第一句话，所谓“立意”、“见山”，即表明主旨、点明中心，联结起来的意思是：阅者一看公文的开头即首句，就明确意识到该文的主旨所在。这是指令性、法规性文件显旨的通常形态。例如：（1）“第一条根据《中华人民共和国税收征收管理法》（以下简称税收征管法）的规定，制定本细则”。（《中华人民共和国税收征收管理法实施细则》）（2）“为了尽快改善草原生态环境，促进草原生态良性循环，维护国家生态安全，实现经济社会和生态环境的协调发展，现就加强草原保护与建设提出以下意见：……”（《国务院关于加强草原保护与建设的若干意见》）（3）“为确保‘菜篮子’产品长期稳定供给，提高‘菜篮子’产品的质量卫生安全水平，保障人民群众身体健康，促进农业结构调整、农民增收和农业可持续发展，现就现阶段‘菜篮子’作有关问题通知如下：……”（《国务院关于加强新阶段“菜篮子”工作的通知》）（4）“为了进一步加强对军品出口的统一管理，完善军品出口管理制度，决定对《中华人民共和国军品出口管理条例》作如下修改：……”（《国务院、中央军事委员会关于修改（中华人民共和国军品出口管理条例）的决定》）上述四例中的第一个是法规性文件“条例”，其余三个都是指令性文件。这四篇公文都是在开头部分进行显旨，向阅者直陈该文制发的目的、依据、意义及中心思想，以求达到“唤起阅者的注意，使阅者脑子里先得一个总概念，不得不继续看下去”（引自1951年2月1日《中共中央关于纠正电报、报告、指示、决定等文字缺点的指示》）。亦即我国古人所讲的“立片言以居要，乃一篇之警策”。在具体表现形式上，上述四例又可以分作两类：一是以“为”、“为了”做全文首句，直接引出行文的目的、依据及总的要求，如上述四例中的例（2）、例（3）与例（4）；二是首句不使用介词作句首，而是单刀直入，直接阐述意义、主张和基本观点，如例（1）。

第三种，交代缘由；引出主旨。

有些文件不便起句立意、开门见山，往往采取在开端处先陈述制发文件的依据、缘由、意义、背景，然后顺笔而下，自然而然地引出公文的中心思想、结论或行文的目的等，以显露文件的主旨所在。这是请求性、指令性文件显旨的主要形态。例如：（1）“扫除文盲是宪法规定的基本政策，进一步做好这项工作，对于提高我国全民文化素质，促进社会主义物质文明和精神文明建设，具有重要作用。为推动‘十五’期间我国的扫盲工作，巩固提高扫盲成果，根据党中央、国务院有关文件精神，现提出以下意见：……。”（教育部等12部门《关于“十五”期间扫除文盲工作的意见》）（2）“新《土地管理法》实施以来，各省（区、市）认真贯彻执行有关法律规定，采取各种有力措施，积极推行和落实占用耕地补偿制度，基本实现了年度省域内的耕地占补平衡。但实际工作中还存在责任不明确、补充耕地质量不高、考核方法不尽合理等问题。为了进一步加强和改进耕地占补平衡工作，实现“十五’期间耕地保护目标，现就有关问题通知如下……。”（《国土资源部关于进一步加强和改进耕地占补平衡工作的通知》）上述两例，一是上报的意见。一是通知，开端处均是先讲背景、交代缘由，在此基础上，顺流而下，通过介词“为了”自然而然地引出行文的目的、中心思想与总的要求，使主旨明白显露。这种写法的突出特点是以“为”、“为了”作句首的目的句不在开头，而在中间转换层次之首。

第四种，画龙点睛；点轴扇开。

有些文件在开端处不便深刻显露主旨，例如综合性工作总结、调查报告、情况通报等陈述性的文件，它们显露主旨的方法显然要区别于指令性、请求性文件，往往采用在开端处先使用对某一问题、工作、事件作出结论性的一两句话，然后，再由文中划层点题、分段设题、段首立句等方法，从整体的综合上显示全文的主旨所在。

我们如果把开端处的结论性语言看作是一把折扇的“轴”，那文中划层点“题“、分段设的“题”与“段首句”就是折扇的骨架，其形态很似一把张开的折扇。

例如有一篇题为《关于大兴安岭恢复生产重建家园工作的总结报告》，开头处在叙述了重建的基本情况之后，有这样一句话：“按照常规，在大兴安岭地区完成以上工程任务约需三至五年，这次恢复重建工程总共用了三个多月的时间，而且工程质量较好。可以说，恢复重建工作，是在扑灭特大火灾取得胜利之后的又一胜利。”

上例之中，“恢复重建工作，是在扑灭特大火灾取得胜利之后的又一胜利”是该文开头一句带有结论性的话。然后，该文就重建工作取得胜利的主要原因分作四个层次做了回答，每个层次的开头都有一个显示段旨的小标题：

①以对灾区人民负责和实事求是的精神制定恢复重建方案。

②克服官僚主义作风，推动恢复重建工作高效率运转。

③加强领导，精心组织，精心指挥。

④发扬改革精神，按照经济方法，搞好恢复重建工程。

这四个层次的小标题，分别从组织、思想、作风、措施等方面全面总结了大兴安岭恢复生产重建家园工作的经验与作法，在开头结论性语句的统率下，全面显示了这份总结报告的中心内容。

第五种，头尾呼应，显示中心。

一些内容比较复杂的决定、决议、讲话稿、意见、报告等，由于文字较长，问题较多，既有总的阐述，又有细致的说明，既涉及大政方针，又牵扯到具体的方法步骤，故这类文件的显旨方法通常要采用头尾相互呼应的做法。即在开头先提出一个令人关注的问题，而在尾部对此作出明确回答；或在文件开端处对某一情况作出多种解释，而将其正确的结论置于文尾。如毛泽东同志的《星星之火，可以燎原》一文，开头指出：党内一部分同志，“他们虽然相信革命高潮不可避免地要到来，却不相信革命高潮有迅速到来的可能”，对时局估量产生悲观的念头；而写到文尾，作者以一个伟人的智慧采用了比喻的形象手法，连用了三个排比句，高瞻远瞩地指出：“它是站在海岸遥望海中已经看得见桅杆尖头了的一只航船，它是立于高山之巅远看东方已见光芒四射喷薄欲出的一轮朝日，它是躁动于母腹中的快要成熟了的一个婴儿。”这样，开头提问、末尾作答，头尾相连，浑然一体，相辅相成，中心突出。

（二）结构

公文的结构形式是丰富多样的。公文的结构，从整体上看，其外形通常表现为“开头——主体——结尾”，其内在逻辑形式是“总——分——总”，文字的详略为“凤头一一猪肚——豹尾”，这是公文结构的基本形态。但公文结构不能只是一个模式，而应依公文种类和内容的不同，选择各自合适的结构。因此，我们要不断增强写作公文的能力，仅仅了解它的基本形态是不够的，必须在把握它的基本结构的基础上，去探求其多彩多姿的具体结构形态。这种多彩多姿的具体结构形态至少有以下九种：

（1）撮要分条式

这种结构形态由撮要与分条组成。所谓“撮要”，即《中共中央关于纠正电报、报告、指示、决定等文字缺点的指示》（1951年2月1日）中所讲的：“一切较长的文电，均应开门见山，首先提出要点，即于开端处，先用极简要文句，说明全文的目的或结论（现在新闻学上称为‘导语’，亦即中国古人所谓‘立片言以居要，乃一篇之警策’），唤起阅者注意，使阅者脑子里先得一个总概念，不得不继续看下去。”所谓“分条”，即在篇前撮要之后，对所要解决的问题的若干主张、措施、办法，按照主次先后，形成若干条条，分列于下，并用数码序号予以标明。由此可见，“撮要”是全文的内容中心与基本观点，体现“总”的精神，而“分条”是“撮要”的具体要求，是“总”的分化展开。为了形象地反映这种结构的内在关系，我们给它打个比喻，“撮要”像一只“天鹅”，而“分条”则是“天鹅”所下的“蛋”。

“天鹅下蛋”式的结构形态，可以说是下行文的基本模式。各种命令、通知、通告、指示、公告以及内容较为复杂一些的决定、决议和通知型的会议纪要，大都采用这种结构形式。例如国务院体改办制定的《水利工程管理体制改革实施意见》一文的开头，先用一段文字交代制发本意见的目的及总的要求：“为了保证水利工程的安全运行，充分发挥水利工程的效益，促进水资源的可持续利用，保障经济社会的可持续发展，现就水利工程管理体制改革提出以下实施意见”。这就是“撮要”，然后该文提出了四条要求，即属“分条”，全文在结构上呈现出一种“撮要分条”的结构形式。

（2）篇段合一式

它是公布令、公告和内容较为简单的决定、决议、函及批复通常采用的结构形态。所谓篇段合一，即全篇公文只有一段文字，而这一段文字就是一篇公文的全部。

这种结构形式是公文的一种特别表现。例如2008年3月16日国家主席胡锦涛签署的第1号主席令：“根据中华人民共和国第十一届全国人民代表大会第一次会议的决定，任命温家宝为中华人民共和国国务院总理”。又如2008年3月16日发布的《中华人民共和国全国人民代表大会公告》（第五号）：“第十一届全国人民代表大会第一次会议于2008年3月16日选举王胜俊为中华人民共和国最高人民法院院长，现予公告。”这两篇例文，一份是“任免令”，一份是“公告”，内容都是用了一句话，而这一句话是一段也是一篇，采用的是“篇段句合一”的结构形式。

（3）条项贯通式

内容较为简单一些的行政法规以及机关、企事业单位内部制定的规章制度，其结构多为条项贯通的表现形态。所谓“条项贯通”，即全文既无单独的“撮要开头”，亦无单独的“收束结尾”，而由若干条文，按次序先后一字排列组合，每一条前有的标以序号，有的则采用比较自然的分段方法。例如国务院发布的《国有企业富余职工安置规定》，全文由并列的十八条组成，既无单独的开头，也无单独的结尾。

（4）文中有文式

它是批转性、转发性的通知，转述式通报、公布令、转发式简报（加写编者按语）等文体的基本结构形态。它的形态特点是：以文载文，文随文行，文后有文。具体地讲：通过公布令发布的各种法规，表现为“法随令出”。“令”就是“文随文行”中的第二个“文”，而法规是“文随文行”中的第一个“文”；批转性通知的本身，是“文后有文”中的第一个“文”，而被批转的请示、报告即是“文后有文”中的第二个“文”；使用“报告”、“通知”作为“文件头”，将属于非正式文种的工作总结、计划、调查报告等分别上报、下发，其“文件头”就是“以文载文”中的第一个“文”，工作总结、计划、调查报告即是被“文件头”载运行文的文种，属于“以文载文”中的第二个“文”。

（5）章条款分列式

所谓章条款分列，即全篇公文的结构形态是篇下有章，章下分条，条下列款，款下设项，项下标目，好似“下楼梯”一般，这是法规性文件（如章程、条例、规定、办法、规定等）的基本结构形态。

（6）正反对比式

它是公约、守则等文种的基本结构形态。例如《青州市民守则》，以左右两列的形式分布，左边并列“十要”，右边并列“十不要”；中国人民解放军的《三大纪律八项注意》，基本上也是按照正反对比方法安排的结构。这种正反对比结构形态的特点是：在提出正面要求，即倡导做什么的同时，伴随着指出什么事不能做，什么是不应当有的行为，即把正反两方面的事物放在一起对比交代，所以又可称为“泾渭分明”式。

（7）分层并列式

它是综合性工作总结、调查报告、工作会议纪要、讲话稿及内容复杂一些的决定、决议常用的一种结构形态。所谓“分层并列”，即将所叙之事、所言之理、所发之论，以一篇公文的主旨，即它的基本观点、中心思想作“轴”，分作几个角度即几个层次相对并列展开，在每一个层次的上面，通常或是有一个独立的小标题。或是有一个用三个汉字格组成的（一）、（二）、（三）。这种结构形态，很像一个折扇展开后的半圆型扇面，又似“孔雀开屏”。它所反映的公文思想是横向展开。例如有一篇题为《教育局吃出600万窟窿》的调查报告，揭露了广东省吴川市教育局及所属教办在短短一年半的时间里，“吃”、“分”教育经费高达600多万元，局机关日均报销餐费达到4000元。这份调查报告，将全文划分为三大部分，每一部分都有一个独立的小标题，即“办公开支，捉襟见肘，用餐专挑高档饭店”、“餐票狂套巨额现金，月均‘豪吃’34万元”、“教育局一手遮天，千万经费去向不明”。又如《中共中央、国务院关于进一步加强人才工作的决定》，全文紧密围绕如何“大力实施人才强国战略，建设宏大的高素质人才队伍”这一中心思想，将全文并列地分作八大部分：“一、实施人才强国战略是党和国家一项重大而紧迫的任务；二、以能力建设为核心，大力加强人才培养；三、坚持改革创新，努力形成科学的人才评价和使用机制；四、建立和完善人才市场体系，促进人才合理流动；五、以鼓励劳动和创造为根本目的，加大对人才的有效激励和保障；六、突出重点，切实加强高层次人才队伍建设；七、推进人才资源整体开展，实现人才工作协调发展：八、坚持党管人才原则，努力开创人才工作新局面。”全文以“加强人才工作”作轴，并列讲述了“如何加强人才工作”的八个方面内容，呈现出“点轴扇开”之势。

（8）层层递进式

所谓层层递进，是将所说的事理，按照由浅到深、由低到高、由小到大、由轻到重、由窄到宽的差别，一步一步地加以表达。下一个层次是上一层次的持续与发展，上一个层次是下个层次的基础与前提，形成步步进逼的局面。这种步步进逼，有的是按时间前后顺序加以安排组合的，例如有关重大历史事件的决议、专门性的调查报告等；有的则是按事件的发展过程安排组合的，例如情况通报、专题性的工作报告、检讨报告等；有的请示通常由“为什么要请示”与“请示什么问题”两大内容组成，计划通常由先写“做什么”，后写“怎样做”两大部分内容组成，这些都属于按照事理层次组织结构。这种结构形态的优点是循序渐进，步步深入，顺理成章，合乎自然。

（9）珠联璧合式

毛泽东同志在《反对党八股》一文中要求人们写文章、作演说、著书、写报告，“总得要提出一个什么问题，接着加以分析，然后综合起来，指明问题的性质，给以解决的办法”。毛泽东同志在该文中还回答了什么是问题，“问题就是事物的矛盾”。

我们可以说，公务活动运转的目的就在于及时地发现、提出、分析与解决问题。

作为完成公务活动重要工具之一的公文，也必须是遵循“提出问题——分析问题——解决问题”的逻辑思路，这就形成了公文的内在逻辑形态。一篇公文，如果只提出问题，而不解决问题，那叫“纸上谈兵”，空纸一文；如果只分析解决问题而不首先提出问题，这叫“舍本求末”，无从谈起。公文的这种内在结构形态，如果我们把“问题”视作“珍珠”、“璧玉”，而“提出问题——分析问题——解决问题”，就像是“珠联璧合”，从而使一篇公文达到内在的结构美。

以上九种公文的结构形态充分反映了公文的结构方式是多彩多姿的。其中前六点，大体上反映了公文形态的外在美，后三点则说明了公文结构的内在美，它们共同构成了璀璨多姿的公文结构。高质量的党政公文正是这种形式与内容的有机结合与运用，正确不地了解和把握其结构形态，有助于把公文写得合乎规范，真正发挥其应有效用。

（三）用语

公文的语言虽以一般的语言规律为基础，但是，公文的权威性与策令作用，以及它的政治性、实用性，又决定了它具有独自的特点，具体表现为如下几个方面：

（1）庄重平实

公文用语是非常讲究庄重、平实的，这是它与文学写作用语一个带有根本性的区别。公文用语所以特别强调庄重、平实，是由公文本身的特殊性质决定的。因为公文是党和国家用以传递策令、指挥工作、沟通信息、完成公务的一个重要工具和手段，具有很强的政策性和实用性，所以要求它的用语在准确、简明的前提下，好教程尽在老秘网，务求做到庄重、平实。

“庄重”即庄严郑重，它是党和国家处理公务应有的严正立场和严肃庄重态度在公文中的具体体现。看看《毛泽东选集》中那一篇篇“声明”、“布告”和“公告”，特别是1949年4月21日发布的《向全国进军的命令》和1949年10月1日发布的《中华人民共和国中央人民政府公告》，使我们深深感到它那庄严郑重的气势，而这显然是文学用语无法相比的。“平实”即言之有理、言之有物，语言朴素无华，表意真真切切，既不能是“雾里看花”，也不能是“水中望月”，对描绘性的文学语言与浮华的词藻应尽量少用或不用。

那么，公文用语怎样才能做到庄重、平实呢？

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一、提高政治素养，领会政策
秘书人员的工作经常涉及大量的理论问题和政策问题，要做好公文撰写工作，没有一定的理论水平和政策水平是难以胜任的。秘书人员必须坚持党的领导，坚持社会主义道路，自觉地与党中央在政治上、思想上、行动上保持高度一致。
公文是发布规章制度、指导工作、交流经验的重要工具。因此，进一步全面学习和掌握党的理论、政策、路线、方针等知识，提高政治素养，领会政策，是写好公文的先决条件。秘书人员应从以下渠道来加强提高政治素养：
（一）学习党和国家的法律、法规、条例、政策，上级的有关规定，特别是和本单位业务相关的方面。
（二）了解全国、全局、本单位的形势，甚至国际形势等。
（三）阅读权威报刊、老秘网上有关的言论、评论等，掌握新的动态，新的发展、前景、问题。
（四）领会上级的指示、决策、部署、要求，领导的讲话。
二、加强学习，使公文规范化
公文区别于其它文章的主要特点是公文是具有法定效力，具有规范的结构和格式。各种类型的公文都有明确规定的格式，认识公文的特点、种类、内涵和格式是写好公文的必要条件。熟读《国家行政机关公文处理办法》，运用于实践，是提高行政公文写作的关键。
规范，即约定俗成或明文规定的标准。所谓规范公文，就是从内容到形式均符合国家规定标准的公文。公文规范化，就是使公文写作达到规定的标准。它主要包括文种选用规范、公文格式规范、内容结构规范、语言运用规范、行文程序规范等等。
规范，也是相对而言的。公文的体式，包括公文的构成（整体结构）和格式安排，是一个不断完善、提高的过程，因此，它既有相对的稳定性，又有一定的可变性。对公文规范化，各个时期有着不同的要求。因此公文写作应与时俱进，不断学习，不断提高。
三、精准洗练，加强文字表达能力
文字表达能力就是写作能力，是秘书的基本功。公文写作是一件很严肃的事情。特别是公文的语言要求严谨，每一个词、每一个句子必须保持意思的确定性，还要简洁和通俗。因此要反复推敲琢磨，有没有废话、错字、病句等，语言表达是否准确，是否符合文体要求，以追求妥帖完美。
首先是精准。公文的作者一定要把所阐述的事物和所表达的观点尽快交代清楚，并要做到一针见血、一语中的，准确、到位。其次是精炼。精炼是智慧的灵魂。叙述、列举、阐明道理、请示、报告等，都要简单明了，有话则长，无话则短，切忌东拉西扯、滥竽充数。再次是精彩。公文同样可以出彩，比如写好精彩的段落或者精彩的语句，注意高度、新意、热点，注意深层次的研究，启迪思路，引发共鸣。
四、善于借鉴，勤于实践，积累经验
（一）多阅读，广积累，善借鉴。
古人云，读书破万卷，下笔犹有神。鲁迅也曾这样说：只看一人的著作，结果是不大好的，你就得不到多方面的优点；必须如蜜蜂一样，采过许多花，这才能酿出蜜来，倘若叮在一处，所得就非常有限、枯燥了。这都是前人的经验之谈，道理深刻。广泛阅读可以使我们博采众长，多方面地学习、借鉴别人的写作方法和技巧。同时我们应认真学习各类优秀文稿和材料，仔细把握它们的写作规律，留意学习和借鉴这些优秀稿件在逻辑结构、语言文字、理论素养等方面的长处和经验，消化吸收，争取融入到自己以后的文稿起草工作中去，尽快提高自己的行文能力。
（二）开阔视野，勤于实践。
在办公室读书、看报、上网学习积累固然重要，但是走出去，深入基层，深入群众同样是一种锻炼和提高自己写作能力的途径。
（三）勤于笔耕，熟能生巧。
多练笔，是提高公文写作水平最关键的一环。经常进行认真的练习，这样才能逐渐摸索出方法，开辟出写好公文的路径。
五、要重视修改文章
多练笔固然是关键的一环，但每次练习之后，还应该进行认真的修改，这对公文写作水平的提高，也相当重要。写行政公文只有反复思考，不断修改，才能使文章逐步接近完善，才能使我们的写作水平在修改过程中不断得到提高。修改文章应该从以下两个方面来进行：
（一）自我修改。
每写一份公文，最好自己要念几遍，可以先默读，在默读中，毫不留情的删去文章多余的字词句、换去不当的词语、增补内容不充分的段落，使作品的语言更准确简洁，主题更突出。在基本定稿后，还要捧着稿子把文章从头到尾朗读一遍。思索哪些地方拗口，那些句子不通顺，有无错别字，然后再仔细推敲斟酌做认真的润色修改，以臻完善。
（二）虚心求教。
自己的思想认识、知识文功都有限度，很难发现自己的弊病，然而，别人一看就能点出你的缺点错误，所以切忌夜郎自大，要恭敬求教，虚心采纳别人特别是同行和领导的意见。“三人行，必有吾师。”只有开门纳谏，才能集思广益，博采众长，酿造出精品佳作。
综上所述，文秘人员只要掌握必要的基础知识、精深的专业知识和宽广的辅助知识，将理论联系到实际当中，勤学苦练，就能切实提高公文写作的质量和行文效率。
（大广高速公路衡大段筹建处刘恩铭）

老秘在线 · 发表于 2012-2-2 08:49:31

W经理对工作的严谨，是全行上下众所周知的，比如对所有经手材料的仔细修改和认真审核。比较夸张的一种说法就是一JJ曾经因为一个标点符号应为全角误打成半角而被严厉批评并被要求重新报送。

基于这样的情形，每次拟写材料时，总是推敲又推敲，斟酌又斟酌，但即使这样，也常常是“没有吃透领导的精神”，“无法达到领导的要求”。

唉，郁闷。

对于我的公文写作，W经理是下了功夫的。

   一开始的时候还不懂什么叫公文写作，写出来的东西结构松散，用词随意，用L经理的话说，就是“越看越像散文的路子，你以为这儿让你抒情来了？”汗！这个阶段，拟的材料基本上属于惨不忍睹型，修订都无从下手，W经理也只能是在总体上给予指导，告诉我公文的一些基本路子，然后拿回去修改。

   后来，总算是像那么回事儿了，至少让人一看不会立马联想到散文上了，这才算是和W经理建立了“教”－“学”共同语言，W经理也开始逐项指导，“面授机宜”。再过了一段时间，又有了一点小小的进步，需要修改的地方不是很多了，W经理也开始使用word修订功能，直接在原文的基础上修改，由系统自动生成修订提示，再重新发回来，让我可以一目了然的知道哪些地方做了修订，实在是用心良苦。

   然而，事情并没有像预料中那样发展——再后来，写作能力突飞猛进... ，而是一直停留在当时的水平上徘徊不前，每次把材料发过去，总有不尽如人意的地方，多多少少总得经W经理再次捉刀，或劈或砍或添或减，几经周折，然后才能过关，离W经理的要求——“发过来我简单看看没什么大问题就直接上报或者下发”还相差甚远。

   W经理以为我不重视公文写作，曾多次提醒：公文写作水平的高低，是评价一个管理者综合能力的重要指标之一，是体现.....其实说实话我的确是不喜欢弄那些个劳什子公文的，但思想上还是比较重视的，也用功，也努力，实在是不知道问题出在什么地方。

   这些天，把以前W经理面授或者word修订的材料都翻出来，整理到文件夹中，有空得仔细研究一下，认真总结一下，到底是什么地方成了制约继续前进的瓶颈。至少不能辜负W经理的一番苦心是吧。

一．抓住写作能力养成规律

  1.由少到多

2.先放后收

  3.先规后巧

4.由记叙而论说

二．公文写作的循序渐进

1.循序渐进

（1）从通知、公告、大事记等相对内容单一、结构简单、篇幅短小的文体学起，逐步向工作计划、工作总结相对复杂的文体拓展。

（2）从相对规范性较强、模式化程度较高（办法、规定、条例）的文体学起，逐步向（领导讲话、经验材料等））非规范化、模式化的文体拓展。

（3）从自己熟悉的领域写起，逐步向其他领域拓展。

2.照猫画虎

初学公文写作的人，也可以找范文来套写和模仿，在模仿中体会奥妙，摸索门道。模仿多了，就会逐步掌握一些写作的基本规律。如：起草一个会议通知，往往就可以找一个原有的通知来套写。

3.多写多练。

写作的规律，只有在多写多练中才能不断加深认识；写作的能力，只有在多写多练中才能逐步提高。不通过多写多练的长期积累，写作理论懂得再多也无济于事，正所谓“纸上得来终觉浅，绝知此事要躬行”。

4.改中求精

   只有在不断的修改中，才能出成品、出上品、出精品。正所谓“好文章是改出来的”

（1）修改的四个方面：

   一是斟酌主题，看是否正确、深刻和突出；

   二是研究结构，看前后是否衔接，整体是否协调，层次是否清楚，段落是否分明，照应是否紧密，过渡是否自然；

   三是检查素材，看是否真实、典型、新鲜、生动，是否恰到好处地说明了主题；

   四是推敲文字，看每个段落、每句话、每个词、每个标点是否得当。

（2）修改的三种方法：

一是静思默改法。就是初稿写成后，自己平心静气地坐下来，让整个文稿从头至尾、从大到小在头脑中过过“电影”，细细品味，从中发现毛病。

二是边读边改法。就是对写成的文稿，从头至尾读上一遍甚至几遍，边读边思考，边读边修改。这对发现不妥当的词、不通顺的句子极其有效。

三是冷却修改法。就是把写成的文稿先放一放，自己则先读一些有关的文章，翻一些相关的资料，开阔一下思路，冷静一下头脑，然后回过头来再对文稿进行思考和修改。

（3）比较鉴别法

俗话说：“有比较才有鉴别。”比较，是知好坏、晓优劣、见长短的有效方法。学习公文写作，也要学会用比较的方法，取人之长，补己之短。

   一是拿自己写的初稿同领导修改后或报刊发表后的定稿进行比较，看一看领导和编辑都做了哪些修改，琢磨一下为什么这样修改，修改后的高明之处在哪儿，从中体会出一些门道，以供今后借鉴。

   二是拿自己的习作同别人起草的大家公认比较成熟的相同内容、相同体裁的文稿进行比较，看一看人家高明在什么地方、为什么高明，自己的差距在哪里，为什么有这样的差距，思考一下怎样学习人家的长处，弥补自己的短处。

三是找一些不同人起草的内容和体裁相同的文稿进行比较，看一看各有什么特色和长短，找出哪些是可供自己学习借鉴的，哪些是自己应该注意避免的，以博采众家之长。

   四是把自己所在单位的文稿同上级单位的同类文稿进行比较，看一看上级的文稿在站位上、在角度选择上、在问题的阐述上有什么高明之处，以便从中受益。

5.虚心请教

遇到不明白的，要主动向写作高手请教或和同事一起研究讨论。

一是带着问题求解。在学习写作的过程中，遇到什么想不明白的事情或解决不了的矛盾，要主动向高手请教，也可以请身边的同事一起研究讨论。有的时候，高手的几句话就可以点拨清楚；在同事们你一言、我一语的讨论中，也常会受到深刻的启发。

二是带着文章求改。就是自己写了文章以后，要多请高手帮助修改。有的时候，人家改动几句关键的话，可以使文章上一个档次；提出几条修改意见，可以使你受益匪浅，甚至受益终生。

三是向书本求知。特别是一些有关公文写作的专业性刊物，常常发表充满真知灼见的文章，经常读一读，会大有好处，有些文章甚至会使你眼前一亮、茅塞顿开。

四是勤于总结。要真正掌握写作规律，就要勤于实践，勤于总结。每写一篇文章要总结，每看一篇文章也要总结，还要经常把一些相同体裁的文章进行对比。只有不断研究，不断总结，才能逐步把感性认识上升到理性认识，才能由写作的必然王国走向自由王国。

老秘在线 · 发表于 2012-2-2 08:50:13

公文写作是机关工作人员的基本功。要顺顺利利地在机关工作，长久拿不起笔来是不行的。从锻炼提高自身素质的角度看，学习写作也是十分有益的。文如其人，文如其面。写作能力是整体素质的集中反映。公文写作不是纯粹的文字工作，公文写作上的差距既反映了文字功底上的差距，又反映了理论水平、思想水平、认识能力上的差距。让三个人组成一个工作组下去调查研究，听到的看到的都一样，回来以后，让他们分头写调查报告，三份调查报告对情况的分析、结论和提出的建议不会完全一样。原因就在于他们的眼力不一样，把握全局的能力不一样，分析综合能力不一样，抽象概括能力不一样。所以，写作能力的提高是整体素质的提高。这种素质将会使自己终身受益。
提高写作能力既是提高工作效率、做好机关工作的需要，也是发展和完善自身的需要。那么，怎样从根本上提高自己的写作能力呢？综合一些同志的经验，主要是从以下六个方面努力。

（一）系统地学习有关的理论，打好理论根底。恩格斯认为，任何一个民族，要想保持旺盛的发展活力，就一刻也不能离开理论思维。相比之下，我们往往不注意对工作进行理论思维，而喜欢就事论事。这直接导致我们一些公文起点不高，深度不够。实践证明，我们要正确地认识全局工作中的各种现象，正确地处理工作中的各种矛盾、各种关系，就不能不认真地学习有关的理论。理论是我们观察、认识和分析有关问题的指南。只有理论素质提高了，才能头脑更敏锐，思维更活跃，眼光更长远，写出来的东西才能有正确的立场观点和深刻的思想内容，才有不可动摇的逻辑力量。当然，理论的作用是间接的。一份调查报告可能没有直接谈理论问题，但它的观点是对调查材料进行透视和思维的成果。理论的作用是潜移默化的，不能指望学理论立竿见影，现炒现卖。打牢理论基础必须作长期艰苦的努力。

（二）努力扩大知识积累，建立起适合自己的知识结构。我们每天都在接触知识，并在不自觉地进行着知识积累。在积累知识时，既要注意量的增长，面的扩大，还要注意根据自己的职务和专业分工，设计自己的知识结构，有目的地进行知识积累。所谓知识结构合理，就是既有专业知识，又有外围知识，专业知识精，外围知识博。专业知识的精，是没有止境的，那么，外围知识要宽到什么程度呢？如果要划一个圈的话，这个圈应该把日常公文写作所涉及的领域基本覆盖住。这样，在写作公文时，即使涉及不懂的知识，也不会是完全生疏的，起码知道从哪里获得这些知识，从什么书里查到所需要的资料、数据。专业知识必须熟悉、精通。在写作中用到这些知识时，不必每次都去查找。要象律师熟悉法律条文那样熟悉自己的专业知识。特别是工作中常用的条令条例、政策法规、基本数据，要十分熟悉。

（三）勤奋地进行资料积累和思想积累。积累资料需要技巧，更需要毅力。偶尔剪辑、摘记一点资料，做一点卡片，比较容易，长期坚持相当不易。积累资料决不像有些同志想的那样是剪刀加浆糊的工作，它会耗费很多时间和精力。要积累资料，就要阅读资料，判断资料的价值及分类。如果由他人代劳，自己对资料内容没有印象，用时就无处查找。积累资料的过程，也是熟悉资料的过程。只有熟悉资料，才能在需要时，从资料储备中迅速把它调出来。当然，这里说的熟悉，并不熟悉资料的具体内容，而是指了解资料的类别、属性。资料是供备查用的，没有必要把它的内容都记住，知道能在那里找到它就行了。为了便于查阅，积累资料要注意分类，并定期整理。

资料的积累不能代替思想的积累。所谓思想积累，就是脑子要想事、装事，注意把一些一闪即逝的想法捉住，记下来，并加以联想。有一位参谋在翻阅报纸时，看到一篇题为《庄则栋谈乒乓》的短文。该文认为，中国乒乓球之所以近年来走下坡路，从主观上看有两个原因，一是世界在研究中国，而中国研究世界不够；二是中国自己研究自己不够。全文不到200字，但很有新意。这位参谋由此联想到，世界研究中国具有特有的优势；大批乒乓精英出国执教，他们对内情最清楚，由他们帮助外国人寻找战胜中国的方法，针对性最强。而我们没有这样的优势。这位参谋的思维并没就此停止，而是进一步联想，想到了军事上对现实敌人和潜在敌人的研究，感到我们目前知敌的程度，不如70年代后期和80年代初期。这是战法研究和训练内容改革缺乏针对性的重要原因之一（这就是在进行思想积累）。后来在讨论这几年战法研究缺少突破性的研究成果时，这位参谋又指出了另一条原因，就是我们缺乏高水平的近似实战的战役战术演习，以少代多、因陋就简的东西太多了；强击机一个编队俯冲突击，就宣布消灭了多少目标；放几个炸药包就说开辟了道路。这种演习既难以检验武器效能，也难以暴露问题，更难发展战役战术。这些想法的产生就是进行思想积累的结果。我们读报纸的时候，看文字的时候，调查研究的时候，与人交谈的时候，要开动脑筋，思考问题，使头脑总处于一种准备状态，这样，受领公文写作任务以后，进入情况就快，完成任务也快，不至于什么时候都是从零开始。

（四）打破专业局限，多了解和熟悉全局性工作。机关工作分工是很细的，对分工的工作了如指掌是应该，但不应满足于此，还要熟悉全局。只有懂得全局，才能更好地把握局部，才能正确地估量本部门、本系统的工作在全局中的位置和份量。不懂得全局就往往见木不见林，把自己分管的工作强调到不适当的程度，给下面提出一些不适当的要求。强调了解全局，还有一个原因，就是有些中心工作往往要从各个部门抽调人员完成。如果对全局性工作很生疏，就会感到不适应。因此，在精通专业的同时，必须多了解全局。年度工作要点，基本思路，重大活动，近期召开一些重要会议的情况，上级和本级制发的重要文件，领导的讲话和指示，重要典型的情况，都应了解。能多参加一些活动多接触部队固然好，没有这些条件，通过阅读文件和有关材料也能了解不少情况。比如，某个单位的现场会开过以后，找来有关材料看看，也可以了解大体情况，并非只有到现场去才能了解情况。有些同志没有养成看文件的习惯，这很不利于了解和熟悉全局情况。有时兴师动众往返几天到部队去开个座谈会，了解情况不一定比从文件上得来的多。通过阅读文件，既能掌握政策，又能了解情况，对于机关干部来说，是一种多快好省的学习办法，不充分利用，未免可惜。

（五）研究一点写作之道。根据一些同志的体会，学习写作之道的主要途径，一是学习公用文书拟制的有关规定。公文分类、作用、一般内容和拟制要求，以及公文格式，是最基本的写作之道，要认真学习并熟记。二是读一点写作理论方面的专著。如《应用写作》、《写作通论》等。这些书会告诉我们怎样确定主题，怎样建立结构，怎样使用材料，以及对比、照应、起承转合等文章写作的基本问题。三是学一点语法和修辞。学语法的目的是消灭病句，把文字写通顺。学修辞的目的是把文章写得优美、富有文彩。二者都是需要的。有的同志认为，公文讲究严肃、庄重、朴朴实实，不能使用修辞手法。其实这是误会。讲修辞，并不是使文章华而不实。在我们所见的公文中，一些特别精彩的地方，恰恰是运用了修辞手法的结果。例如，“看自己一朵花，看别人豆腐渣”；“墙上芦苇，头重脚轻根底浅；山间竹笋，嘴尖皮厚腹中空”，都是用的修辞手法，非常生动、传神。对比、排比、对偶之类修辞手法用得更多。不讲修辞，文章就不免平谈、呆板。四是学一点逻辑学。逻辑与写作的关系非常密切。有一些公文之所以犯偷换概念、改换论题、自相矛盾等逻辑错误，就是由于没有掌握起码的逻辑规则。五是通过精读文件和正误对照学习写作之道。阅读文件时发现写得好的文件，不要看一遍就过去，要仔细研究它的结构、观点、材料以及论证方法和叙述方法，研究它好在什么地方，想一想，如果让自己写这个问题，自己会怎样写，两种写法的差别在哪里？还有没有别的写法？等等，仔细揣摩、体会、研究，定会悟出些道理。这就是通过精读文件学习写作之道。还有一种方法，就是通过对照公文的修改稿学习写作之道。一份公文有时要写好几稿，每写一遍都有新的提高。把这几稿，特别是领导修改过的稿子收集起来，仔细对照，边对照边思考为什么这样改，受益匪浅。

（六）在写作实践中提高写作能力。站在岸上，一辈子也学不会游泳，因为游泳是一种技能。写作也是一种技能。由知识转化为技能必须经过实践这个中间环节。用筷子吃饭是一种很简单的技能，只听人家讲，看人家做，自己不拿一双筷子在手里练一练，也掌握不了，何况是写作这样复杂的技能！因此，提高写作能力最有效的办法是大胆实践，刻苦练习。在这方面要注意三点：一是既不要把写作看得轻而易举，也不要看得高法可攀。提高写作能力是个长过程，不能企求一步登天。一开始写不好不要紧，只要坚持写，必须有提高。二是既要勤于练习，又要善于总结。毛手毛脚地写，只求数量，不求质量，即使有提高，也比较慢。要使自己打一仗，进一步，就要善于总结。每完成一份公文的写作，都回过头来总结一下有什么经验教训，特别要把初稿和后来的修改稿、审定稿认真加以对照，从对比中体会应该怎样写，不应该怎样写。三是要高标准要求自己，不要抱有应付态度。起草每一份文件，都要把自己的潜力充分挖掘出来。这样，才能写一次材料有一次提高。如果能挑一百斤，只担九十斤，时间长了，一百斤的担子就挑不动了。有的同志不愿修改自己写的东西，总希望领导高抬贵手，降低标准，凑付过关，这样是不利于提高写作能力的。

老秘在线 · 发表于 2012-2-2 08:55:20

公文写作“三字经”

公文是党政机关常用文体，公文写作是机关干部特别是领导干部必备的基本功。公文好写，写好也难。只有热爱公文，掌握了技巧，肯下功夫的人才能写出高质量的公文。也就是说，想要提高自己的公文写作水平，必须念好“爱、巧、功”公文写作的“三字经”。

　　一、爱

　　常言道，干一行，爱一行。没有敬业精神，对工作缺乏热情的人，是成就不了任何事情的。公文写作也不例外，要想写好公文，首先要热爱公文写作，钟情公文写作，要真正了解公文写作的魅力，体会公文写作对一个人素质提高、事业成功的作用和意义。

　　从事公文写作，有利于增强干部学习的自觉性。当今社会，信息时代，科技进步日新月异，时代发展对每个人的知识构成和素质提高都提出了新的要求。形势迫使领导干部必须养成自觉学习、终身学习的习惯。如果离开学习，今日的饱学之士可能会成为明日的落伍之人。然而，天下成事者，一半是因兴趣所使、名利所趋，一半出于形势所逼、责任所迫。公文写作的任务和压力，往往要求从事公文写作的人不断学习新经验，树立新观念，改善自己的知识结构。这一工作压力的长期存在，会使人逐渐实现由被动学习到主动学习，由阶段性学习到经常性学习的转变，久而久之，便会养成自主学习的习惯，使学习成为生活中不可缺少的一项重要内容。

　　从事公文写作，有利于增强干部观察问题、分析问题的能力。“事不关己，高高挂起”，人们常知其利，不知其弊。世上任何事情，如果只是旁观议论，永远是只知其表不知其里，不得真谛不得要领。只有躬身人局，亲自实践，才会乐在其中，精于其道。机关公文种类繁杂，涉及机关工作方方面面，这既增加了公文写作的难度，但也创造并提供了公文写作者熟悉情况、了解问题的条件和机会，锻炼了“爬格子”人观察问题、分析问题的能力。长期从事公文写作，使人更加善于观察、勤于思考，这是不经意间养成的习惯，也是长期从事公文写作的必然结果。

　　从事公文写作，有利于增强干部的全局观念和把握形势的能力。与文学写作不同的是，公文写作决不是个人观点、私人情绪的自然流露和倾吐，而是众人智慧和领导意图的科学反映。从某种意义上讲，公文的写作过程实质上就是对一件事情、一项工作的决策过程。公文的特点，决定了公文写作者必须站在全局的高度，看问题、理思路，必须集思广益、博采众长，吸取大家的意见和智慧；公文的特殊性，也决定了公文写作者必须站在领导者的角度，定措施、作决策，很好地体现领导集体的看法和思想。如是日积月累，潜移默化，必定会提高公文写作者的全局意识和决策能力，提高其领导水平和管理素质。

　　从事公文写作，有利于增强干部的事业心、责任感，成为催人进步的不竭动力。毋庸讳言，在机关从事公文写作，会有机会接触更多的博学之士和事业有成之人，受到不断的启迪与启发，积累更多的知识和经验；也会有机会见识更多的事，了解更多的先进人物和典型事迹，受到更多的激励和鼓舞，从而鞭策自己不断进取，努力奋进，实现由一个台阶向另一个台阶的跨越，争取事业一步一步走向成功。

　　二、巧

　　仔细琢磨，干部写公文，虽与园丁植树育花工作性质不同，但却有异曲同工之妙。要想精通公文写作之法，就得很好地借鉴园丁植树育花之道。

　　1.确立主干

　　园丁植树首要的是选苗、择地、栽好幼苗。如果不能科学选苗、因地定植，树苗将难以长好，甚至难以成活；如果最初未能栽直，以后就会歪斜。写公文首要的是“立意”，“立意”不准，文不对题，尽管你费尽心机，作出了很大努力，也往往会事倍功半，甚至前功尽弃。文章“立意”要准，必须掌握好以下几点：

　　首先要确定好文章的种类。公文种类很多，往往因用途不同、目的不同而不同。常用的公文有领导讲话稿、工作总结、决定、决议、通知、经验材料等等。不同类型文章要求不同，写法各异，一定要准确把握。比如说领导讲话稿的起草，相对来讲，可适当地活脱一些，文字更口语化一些；但决定、决议、通知必须严谨，语言也要用书面语言。又如工作总结与经验材料性质相似，但前者要细，后者要精；前者可长，后者可简，等等。

　　其次要准确地判断形势，把握好领导、组织和会议的目的和意图。公文是为党务和政务服务的，所以公文的起草不得不考虑国内外、所辖区域内外以及行业内外政治、经济、文化、科技等方面发展变化的形势和趋向，不能有悖于或落后于形势。公文也是领导与组织体现、表达、宣传其决策、执政、行政意图的重要工具，公文写作者的观念一定要符合领导和组织的观念，公文写作者的思维一定要跟上领导和组织的思维。会议材料要紧扣会议主题，领导讲话稿要充分体现领导的讲话风格。

　　第三要正确分析听众、读者的身份、阅历、文化及知识构成，要因受众的不同而选择不同的写作方式和写作风格。高层次的公文面向的受众一般文化水平较高，理解能力较强，文章要求严谨，内涵丰富，有一定的理性分析。基层的公文面对广大群众，文章要生动简洁、观点明确、文字活泼、好懂易记。

　　第四是文风及文章的特点要因场所、时机的不同而不同，不能硬搬教条，死守一理。比如同一主题，小会上的讲话要有别于大会上的讲话，现场会上的发言不同于室内会议的发言。文章的长短要因场合的不同和发言者身份、职位的不同甚至天气条件、听众兴趣、情绪的不同而科学取舍，该长则长，该短一定要短。文章要适应环境，若不顾环境，一味地根据个人喜好来强行“灌输”，往往会事与愿违。

　　2.设计定型

　　有特色的东西才会有新意，有新意的事物往往令人记忆犹新。为了使自己管理的园林富有特色和新意，园丁们往往把树冠修剪成球形、纺锤形、圆柱形、伞盖形或拟人拟物的各种造型，这些整形后的树木，有了艺术性、充满了活力，不仅当时令游人赏心悦目，过后也难以忘怀。

　　要使公文给人留下深刻的印象，文章的整体结构和段落层次就必须严谨、清晰、富有特色。大的段落之间犹如树木的多个主枝结构，要利用时间先后、空间顺序、因果条件、重要程度等逻辑关系，构成一个有机的整体；各段落内的各个小点，就像是树木主枝上的分枝，也得相互关联、层次分明，形成一个有机的单元结构。同样的树林，不修剪，就会疯长；同样的素材不整理就是“一团乱麻”。所以，要想写好公文，就必须熟悉材料，认真设计“造型”，理顺文章结构。

　　3.加叶添绿

　　好的树木，枝繁叶茂。多数公文也是如此。公文的枝就是结构和观点，公文的叶就是用来说明观点的事例和数据。公文既要有“骨头”，也得有“肉”，好的公文一般是既有“骨头”又有“肉”。用来说明观点的事例和数据不在多而在精。无论是历史上的事例和数据，还是现今的事例和数据；无论是国内的还是国外的；无论是正面的还是反面的，都要能充分地说明观点。同类型的事例和数据不要全用，要选择最典型、最具代表性、最有说服力的为我所用。好的公文不在长，而在于能在有限的篇幅内，容纳足够多的观点和信息。

　　4.锦上添花

　　万木皆有绿，好树花不同。好的文章必须“锦上添花”。文章的花，就是在文章的关键之处，在最能体现观点的地方，点缀上具有韵律、富有哲理、精彩易记的句子。写作者可以引用前人名言，可以引用有关领导的精确论述，也可以引用群众的鲜活语言，还可以自己独创发明。文章有了“花”，便会进一步加深读者、听众对文章的接受程度。

　　三、功

　　熟知公文写作之巧，不等于就能把公文写好。正如懂得驾车理论，不等于你就能开车上路。“要想有收成，需要下功夫”。要想写好公文，除需掌握公文写作要领外，还要从平时做起，从基础做起，养成“勤读、多集、善思、调研、常练”的良好习惯。

　　1.勤读

　　勤读的基本要求首先是养成经常读书、看报、看电视、听新闻的良好习惯。要会利用时间，懂得“人之差距关键在于业余时间”的道理，学习并发扬雷锋挤时间的“钉子精神”。要注意培养学习兴趣。人的兴趣爱好源于后天培养，并非与生俱来。科学研究表明，人们往往会对熟知的或者与己相关的事物感兴趣。可见掌握的知识越多，知识面越广，学习的兴趣会越浓，学习也才能更持久。

　　勤读还要会读，就是要掌握读书看报的方法。信息时代，每天有大量的信息和知识呈现给读者和观众，所以我们要勤读，更要有选择地读。要拣重要的内容读，要选好的文章读。什么内容重要？这会因人而异。若从工作的需要出发，那么，与你工作有关的就重要，也就是说，你关心的东西对你来讲就是最重要的东西。一般来讲，全国性、全省性的报刊、杂志和会议材料，其文章质量普遍较高，内容观点丰富，写文章的人，一定要作为阅读的首选。会读不仅体现在对内容的选择上，也体现在方法的选择上。重要的、有代表性的文章要精读、反复读，可以一个“意群”一个“意群”地读，或者隔行读，或者跳跃着一段一段地读。不太重要的文章，可以只看标题，瞧一瞧每段的开头，大概了解文章内容即可。

　　勤读必须有目的地读，就是要明确读后掌握些什么。首先是看文章的观点，这是读书看报的主要目的；其次了解情况，记住数据，掌握事态的发展动向；第三是研究文章的结构与写法。对那些与自己工作有关的、重要的、好的文章，看见标题后，应先闭书静思，设想如果让自己来写，如何构思取材，如何布局安排，然后再打开来读，这样便能更好地体会“美文”的妙处，更有利于促进自己写作水平的提高。

　　2.多集

　　“巧妇难为无米之炊”。没有素材、不了解情况就写不出有深度的文章。掌握素材除了平时坚持勤读外，还有一个重要的途径就是多集。资料积累有三种方法：一是文件袋积累。就是把自己认为重要，有保存价值的资料按自己的意图分类装袋集中保管。与装订的方法相比，利用文件袋积累便于随时按需要重新分类，有利于定期、不定期地对收集的资料进行筛选淘汰，也便于写作时拿取参阅，或复印使用。二是利用电脑收集。就是将有用的资料通过扫描等办法输入电脑，按类分目，建档保存。三是笔记本记录。主要用来记录有关数据、事例和精美语句，便于用时查找翻阅。

　　3.善思

　　好文章是想出来的。好写必先善思，只有养成善于思考的习惯，才能不断提高公文写作水平。思考分三种情形：

　　一是平时要熟思。就是结合学习和工作对一些重大问题反复思考，形成初步的看法和观点，为写作奠定基础。好的、有价值的思想观点，并不是临时在稿纸上“憋”出来的，而是在平时反复思考，床上初醒、闲庭信步时偶然迸发出来的。据有关资料报道，人们在似醒非醒或完全放松的情况之下，是脑思维最活跃的时候，也是最容易出思想的时候。所以，要着意培养“早醒赖床不起，梦中胡思乱想”和“偷闲花前散步，思想信马由缰”的习惯。

　　二是动笔前要深思。写公文最忌讳的就是一领到任务，拿起笔就写。这是初学者常犯的错误，本想尽快完成，但往往适得其反，枉费时间和功夫。所以动笔前首先要查阅相关资料，在查阅过程中将重要观点、事例、数据和语句标划出来或者摘录下来，然后在认真分析这些资料的基础上，按具体要求列出写作提纲，分出段落层次，选出事例、数据，作出全文和每段的字数安排，待胸有成竹后再动笔分段完成。这一过程，犹如艺术家作画，先勾画出人之轮廓，然后再按照头、胸、腹、腿、脚一步步画下去，如此，既不会走样、跑题，也有利于集中精力分段完成，既减轻了写作压力，又增加了写作的信心。值得提醒的是，动笔前深思的过程是消化吸收和完善创新的过程，是在总结别人的观点、经验的基础上，按要求重新创作的过程，是“搅乱揉匀，独立塑形”的过程，不能采取拿来主义，看见别人的文章什么都好，东抄一段，西抄一段，形不成自己的思维体系，表现不出自己的语言风格，使文章不伦不类，没有特色，一看就是假冒伪劣之作。

　　三是成文后要反思。对公文写作者来讲，文章付印并非工作的结束，要提高自己的写作能力，还得关注人们对文章的评价、反映，吸取经验教训，不断地改进、完善写作方法。许多公文，都要提供给同一会议或同一本杂志印发，这是同类型文章相互比较、相互借鉴的极好机会。只有取长补短、虚心学习、不断反思，才会积累更多的写作经验。

　　4.调研

　　“没有调查研究就没有发言权”。不深入调查研究公文的写作就成了“无源之水，无本之木”。调查研究是公文写作者的基本功。只有不断地深入实际开展调查研究，才能掌握第一手资料，了解真实情况，发现实际问题，提出解决问题的有效途径和措施。要善于利用各种可能的机会开展调研，即使是随机的访谈、交流也是一种有效的调研方式，不能轻易错过。调研要讲究方法，要用心去做，善于从复杂的事件中找出规律性的东西。调研时要做好记录，对典型的事例、数据，要搞清来龙去脉；对鲜活的语言要随听随记，以便于今后写作时准确列举使用。

　　5.常练

　　公文写作非一日之功，不可一蹴而就，必须常写常练，方有提高之可能。首先是端正态度。不把任务当压力，不把写作时的付出当“吃亏”，而要把写作的过程作为提高的过程，作为一种学习的机遇，这样心态放平了，才能进入“静、定、思、虑、得”的状态，才能以愉悦的心情圆满地完成写作任务。其次是要勤于动手。不仅在有写作任务时按时完成任务，没有任务时，也要把自己的所思所想、把感兴趣的话题随时整理成文，或整理成集，或送出发表，既培养了作文兴趣，又锻炼了写作能力。第三是不忘动口。在强调动手的同时，平时还要注重锻炼自己的口语表达能力，这不仅有利于形成严密的逻辑思维，也有利于丰富语言词汇，提高自己的写作速度和工作效率。

老秘在线 · 发表于 2012-2-2 08:58:12

勤学多练厚积善悟──谈谈怎样提高公文写作水平

公文写作是指公务文书的撰写。在一个单位的文书处理工作中，文稿起草是第一个工作环节，比较收发、登记、办理、印制来说，往往需要更多的思考，花费较多的精力和时间，尤其是一些重要文件的起草，可以说是一项非常艰苦细致的创造性脑力劳动。无论是担任领导职务，还是从事文秘工作，都免不了经常写文章。文字表达水平也就成了业务能力的主要体现。提高公文写作水平，要从提高起草者的思维能力、经验水平和综合素质下手，没有什么“秘诀”可言，非得下苦功夫不可。而公文写作又有其基本规律可循，只有把握这些规律，多学习、多思考、多练习，当“苦行僧”，做有心人，勤学多练、厚积善悟，才会熟能生巧，达到“下笔如有神”的境界。

　　一、勤学是提高公文写作水平的前提

　　“言之无文，行而不远。”一篇公文如果没有思想性，肯定寸步难行。做到公文的文意深远，起草者的理论水平、思想修养和知识储备起着至关重要的作用，而综合素质的提高只能靠勤奋学习。

学习公文写作要注意从以下几个方面努力：

一是要学习公文写作的基本知识。公文在取材立意、布局谋篇上都有一定的要求，特别是在文种、格式等方面有严格的规定，这些规定和要求一般需要通过熟读公文写作书籍来掌握和了解。

　　二是要学习范文。模仿是学习的重要形式，要根据自己所从事的行业，选择中央文件、领导讲话、行业文件、单位历史文件，报刊上影响较大的、公认的一些好文章精心研读，用心揣摩其思路及语言风格，细心体会其谋篇布局、形式特征。

　　三是观察体会经验丰富同志的写作过程。学习写作很重要的一条经验，就是要认真体会领导同志、有经验同志从立意构思到谋篇布局，从着手起草、反复修改到最终定稿的整个过程，领悟每一个细节。

　　二、多练是提高公文写作水平的有效途径

　　清代唐彪曾说过这样一段话：“谚云：‘读十篇不如做一篇’。盖常做则机关熟，题虽甚难，为之亦易；不常做，则理路生，题虽甚易，为之则难……”意思是说：常写，作文的方法就熟练，即使题目很难，写起来也觉得容易；不常写，作文的方法就生疏，即使题目很容易，写起来也会觉得很难。所以，有针对性地、循序渐进地进行公文写作训练对于提高公文写作能力是十分必要的。我们在听公文写作的理论知识讲座时，往往缺乏感觉，把握不住重点、要领，只有试着去写了，对文体、思路、语言的感觉才会清晰起来，才能体会到结构、语言、形式等方面的写作特点，慢慢地找到自己在写作中的差距，明确学习和提高的目标。量变才能产生质变。提高公文写作水平，离不开大量的练习，练习要从简易的文体、文种开始。先从写便条、信息条目、会议纪要等短小文稿开始，到新闻简报、请示报告等中篇文稿，再到工作总结、本单位及上级领导讲话，最后执笔或组织起草大型会议报告（如党代会、职工代表大会、周年庆典）、中长期发展规划等需要多位作者甚至单位全体同志参与意见的公文。多练笔的同时，还应该注意进行认真修改，这对写作水平的提高也是很有帮助的。写文章是一个相当复杂的过程，仅仅思考一次，疏忽和错误是在所难免的。只有反复思考、不断修改，才能使文章逐步接近完善，也才能使我们的写作水平在修改过程中不断得到提高。俗话说“好文章是改出来的”，这话一点都不假。

　　三、厚积是提高公文写作水平的基础

　　“巧妇难为无米之炊”。积累是公文写作的基础。学习靠积累，积累也是一种学习。公文写作中的积累包括积累构思（文章结构）、公文语言、写作信心和公文素材。构思最难积累，需要有人指点、引领，需要写作者用心分析，需要大量的实践锻炼。把握公文语言是指依据不同的文种使用不同的语言，特别是讲话稿，要根据不同的讲话人和听众确定讲稿的风格，写作时间长了就会形成语感。积累写作信心就是指在心理上从刚开始接受写作任务时的诚惶诚恐，逐渐转变为坦然面对、从容不迫。

　　“手中有粮，心里不慌。”材料的积累在公文写作中至关重要，要努力让自己公文素材的“粮仓”丰盈。在这里介绍一下笔者关于公文素材的“四类”积累法。第一类：政治理论、党和国家的方针政策及法规类材料，特别是与本行业密切相关的理论和政策法规；第二类：本单位现任主要领导及领导班子的工作思路、思想风格，单位的历史传统、文化和理念，特别注意掌握领导讲话类材料等；第三类：本单位主要业务方面的材料、本行业基本材料和前沿情况；第四类：行内行外、国际国内与业务有关的学习型、启发型材料。第一类材料能帮助作者把握公文是否符合党和国家的方针政策与法规，能解决确定公文是否有硬伤的问题；第二类材料主要用来吃透上情，决定公文的目的和用途，避免下笔千言、离题万里；第三类材料主要用来摸清下情，决定公文是否能联系实际，避免出现空话、外行话；第四类材料决定公文能否创新，对于开展以文辅政、发挥好参谋助手作用很有帮助。

　　四、善悟是提高公文写作水平的关键

“内容人人看得见，涵义只有有心人得之，形式对于大多数人是一秘密。”这是歌德对鉴赏艺术作品所讲的一段话，其核心思想是：无论创作艺术还是欣赏艺术，都离不开“悟”。对于公文写作来说，悟性也同样重要。同样的训练、同样的工作经历，有些人的写作水平只能停留在一定的层面上，有的人却能把公文写作升华到艺术的境界。这里面除了客观的因素之外，最主要的差别还是体现在会不会“悟”上。悟性是每个人都具有的一种对事物的体会和认识能力，人与人悟性的差别主要体现在深浅上，公文写作中悟性的深浅与每个人的“修炼”程度成正比。

在这里引用鲁迅《不应该那么写》一文中的一段话，来说明文章写作中怎样“修炼”悟性。鲁迅先生是这么写的：“凡是已有定评的大作家，他的作品，全部说明着‘应该怎样写’。只是读者很不容易看出，也就不能领悟。因为在学习者一方面，是必须知道了‘不应该那么写’，这才会明白原来‘应该这么写’的。这‘不应该那么写’，如何知道呢？惠列赛耶夫的《果戈里研究》第六章里，答复着这问题——‘应该这么写，必须从大作家们的完成了的作品去领会。那么，不应该那么写这一面，恐怕最好是从那同一作品的未定稿本去学习了。’”这是鲁迅先生对文学创作阐述的“不应该那么写”的学习、领悟方法。对公文写作来讲，这也是极有益处的学习方法。我们直接看公文范文、看干干净净的定稿，就不如看经领导和同志们反复修改的草稿获得的收益更大，提高得更快。用心写作是一方面，用心体会领导和同志们精心删改之处，体会到了“不应该那么写”，明白了“应该这么写”的道理，便是“修炼”公文写作的悟性。

　　公文写作是一件苦差事，需要受得了清苦、耐得住寂寞。提高公文写作能力需要一个过程，唯有艰苦付出、勤学多练、厚积善悟，才能训练有素，达到文思似泉奔涌、文种运用自如、材料信手拈来、文字通顺流畅的境界。提高公文写作能力是一个永无止境的过程，这也许会让一些初学者感到厌烦，甚至望而却步，但凡事贵在坚持。在这里摘录某领导同志对笔者公文写作的一段批示，点出了公文写作的三重境界，作为结语，与同行共勉：

　　“艺无止境，文稿起草也大有学问。文字过关后，文稿取胜之道在观点和思路，‘椟’要美观，‘珠’要璀璨。”

老秘在线 · 发表于 2012-2-2 09:04:28

提高公文写作水平的诀窍

刘浩岩

　　公文写作能力是机关干部的一项基本功，也是机关干部综合素质的集中反映。要有效提高公文写作水平，必须在三个方面下功夫。　　

　　全面系统学，扎实打牢理论根底。机关干部样样都要懂一点，样样都要会一点。写材料也是一样，不管领导交给什　材料，都要知道写什　、怎　写。怎样才能做到这一点呢？我感到就是要靠系统的学习。

　　要精学理论。公文虽然不是理论文章，但却离不开理论的指导。所以，学好理论是提高公文写作水平的前提和基础。学习理论可以采取两种方法，一个是依托丰富的网络资源学。军训网、政工网的飞速发展，為我们提供了一个内容丰富的学习平台，是我们开阔视野、增长见识的一条快捷而便利的途径。作為一名机关干部，一定要把学网、用网当成一种习惯。上网时间可长可短，但要每天坚持。通过这种紧跟时代发展的学习，天长日久，我们观察、认识和分析问题的能力一定会有大的提高。另一个是突出重点学。理论书籍有狠多，学什　、怎　学？如何才能在最短的时间里掌握最多的知识呢？我感到就是要本著缺什　补什　的原则，选择性地学习一些自己急需的知识，补足短板，这样既实在管用，又效果明显。

　　要博学书报。要想写好材料，不掌握大量的信息是不行的。為此，必须坚持每天拿出一两个小时时间，看看文件、读读报纸，多了解一些上级的指示精神、面上的工作情况，并及时把那些好的观点、标题、典型事例摘记下来，把好的经验做法、好的文章裁剪下来，收集成册。这样，在平时匯报情况、撰写报告、总结经验时就能随手拈来。

　　要深学语法。一篇文章写出来，经不起推敲，读起来不通顺，究其原因是语法上出了问题，就是主谓宾、定状补不知如何用，以致出现了狠多病句、错句。如何才能克服这些问题呢？我感到有三点狠重要，一个是多学习一些群眾语言。在日常生活中，注意积累、整理、加工群眾语言，去其杂质，取其精华，恰当运用。另一个是多学习一些语法例句。以《汉语语法修辞百例》為教材，经常对例句的组词造句、文字技巧等进行解剖、分析，看其主谓宾、定状补是如何运用的，在文风上有什　特点，在文字上有哪些特色，集其所长，為己所用。再一个是多诊治一些公文语病。将平时同事或领导修改过的稿子及时收集起来，反復进行对照，仔细琢磨修改的高明之处，找出原文的癥结所在，从中总结经验，避免再次出现类似问题。

　　深入浅出悟，真正领会写作要领。悟，就是领会、思考。记得刚调到机关时，主任开导我说，要想提高写作水平，单靠别人教是远远不够的，狠重要的是看你悟性强不强。那　，如何才能提高悟性呢？

　　从领导意图中悟。能否正确领会领导意图，是公文写作成功与否的一个重要环节。领会领导意图的途径主要有两个，一个是在受领任务后主动与领导联系，通过面对面地询问、列出提纲后请领导审定等办法，争取得到领导的指导，然后顺著领导的思想脉络，弄清楚领导要求写什　、為什　要这样写、要达到什　目的，从而比较全面地掌握领导意图。另一个是抓住与领导一起检查工作、参加会议、研究材料等时机，把握领导的思维方向和关注重点，弄清楚领导在想什　、想干什　，力争做到︰当领导对某项工作、某件事情有了思维导向时，能够有所共思，想在前；当领导对某项工作、某件事情有所酝酿时，能够有所共鸣，谋在前；当领导作出某项决策、部署某项工作时，能够有所共振，做在前。

　　从吃透下情中悟。吃透下情有三个办法︰一个是沉下去。要经常深入基层、靠近官兵，采取个别谈心、召开座谈会、发放调查问卷等形式，了解官兵在想什　、需要什　，為材料写作提供鲜活素材；要围绕部队出现的热点、难点、焦点问题，围绕单位一个时期需要解决的重大问题，经常深入班、排和分散值勤点了解情况，尽可能掌握第一手材料，提出针对性狠强的意见和建议。另一个是深研究。坚持把调查研究的过程作為分析、研究、解决问题的过程，努力把理论和实践结合起来，把上级决策指示和本单位实际结合起来，经过深入研究思考，形成高质量的调研材料。再一个是善总结。要善于对全局情况进行科学分析，探索规律性，克服盲目性，增强预见性，特别是在完成大项工作任务和半年、全年工作总结时，要通过撰写工作总结报告、党委自查分析报告等，不断深化认识，使总结成果具有更强的思想性、建设性和可操作性。

　　从解剖范文中悟。学习范文、模仿范文是提高公文写作水平的一条捷径。针对自己写起来比较困难的材料，要精选几篇好的范文，经常思考写法，在学思结合的基础上，反復揣摩，弄清楚别人是怎样把握主题的，是怎样提炼思想的，是怎样围绕中心展开论述的，是怎样站在领导的位置提出指导性意见的。当拿到一份材料研读时，要真正把自己摆进去，首先想一想如果让自己起草这份材料应该怎样写，分几个部分、提什　观点，然后再看看别人是怎样把握的。当看到一个大标题时，首先要想一想自己应如何论述这个观点，再比较别人论述的方式，看一看谁写得更好一点。当自己起草材料时，先找一两个相应的范文，不是去照搬照用地抄袭人家，而是从思想、文风、标题、语言、事例等方面，认真地进行研究，仔细揣摩，比著葫芦画瓢，这样时间长了，自己的思维层次也就提高了，再融入自己独到的认识、个性化的语言，写出的材料往往就能给人耳目一新的感觉。

　　紧贴岗位练，不断提高写作能力。多看、多读、多练，都是提高公文写作水平的重要途径，但我感到最重要、最关键的还是练。没有扎扎实实的实践歷练，提高写作能力只能是一句空话。

　　在瞄準弱项中勇于攻关。在材料写作上，有的人写调研材料比较擅长，写讲话稿却不得要领；有的人写情况反映还可以，但写经验材料却始终上不了高度。要全面提高公文写作水平，就要扬长补短，本著缺什　就补什　，什　弱就攻什　的目标，下苦功夫、真功夫去研究提高。比如，我以前的短板是讲话类材料的撰写，总感到抓不住要害，欠一些火候。為了补上这个短板，我积极向领导请教，在他们的指导下搞好构思，啟发思路，形成框架，成文后再请他们帮助修改，并对修改前后的稿子进行认真比照、反復揣摩、仔细研究，从中看清差距，做到不仅知其然，更知其所以然，最后熟练掌握了讲话稿的写作要领。

　　在完成任务中加强锤炼。在政治机关工作，材料较多，而且有时要求狠急，这对于我们来说既是考验，也是锻炼的绝好机会。对于比较大、比较难的材料，如党委工作报告、经验做法、首长讲话、调研报告等，要尽量组织一些材料高手、快手，共同讨论纲目，集智攻关，把大家讨论谋划的过程变為拓宽眼界和理清思路的过程。然后再分块撰写、集中统稿。实践证明，这类材料的思想性、指导性、时限性都狠强，也最能锻炼人。写材料是件苦差事，為了完成任务，经常要加班加点到深夜，有时辛苦了好几天写出来的材料还可能被全部推翻，得从头再来，有时甚至有一种失望和无助。这个过程虽然有些苦，但能力上的提高却是实实在在的。

　　在反復琢磨中精益求精。精品是一种境界，更是一种能力。只有坚持把精品当标準，把精品当追求，才能多出精品少出甚至不出次品。作為一名机关干部，要坚持把每办一个文件、每写一份材料，都当成是提高自身能力素质的一次机会，当成一件精品来雕琢，当成一场战役来筹划，精心思考，反復提炼，潜心求变，推陈出新，做到自己不满意绝不出手，还有修改空间绝不出手，材料立意不深绝不出手。把每一次成功都当成奋发进取的新起点，始终带著一种执著、一种责任和一种感情去追求，使公文写作水平在忘我的境界中不断得到提升。

老秘在线 · 发表于 2012-2-2 09:07:17

在实践中提高公文写作水平

李震

公文是具有特定效力和规范格式的文书，是党政机关实施公务活动的重要工具和载体。要提高公文写作水平，关键要在实践中深刻领会公文内涵，准确把握写作标准，不断提高写作能力。

一、在实践中领会内涵

公文的内涵可以用“以文谋事、以文载道、以文辅政”来概括。“谋事”是前提，“载道”是关键，“辅政”是目的，三者相辅相成，不可或缺。

“谋事”是前提。毛泽东同志说过：“一篇文章或一篇演说，如果是重要的带指导性质的，总得要提出一个什么问题，接着加以分析，然后综合起来，指明问题的性质，给以解决的办法。”“以文谋事”，就是以公文为载体分析形势、谋划工作，提出解决问题的办法。以党代会工作报告为例，既要总结过去的工作，又要部署未来的发展，其起草必须立足党委高度，深入调查研究，全面分析形势，审时度势，精心谋划全局工作。只有这样，才能形成符合实际的、高质量的工作报告。可见，公文写作的前提在于“谋事”，在于抓住事物的主要矛盾和矛盾的主要方面，提出解决问题的思路、对策和措施。

“载道”是关键。如果说“以文谋事”就是弄清楚“是什么”、“为什么”和“怎么办”，那么“以文载道”就是利用公文这一载体，按照特定的表达方式，把这些内容用文字形式表现出来，形成符合要求的公文。这一过程就是公文的具体写作过程，是“谋事”向“谋文”转化的过程，是把调研成果、思考成果转化为文字成果的实践过程。

“辅政”是目的。一篇公文起草完毕，经过审签等程序，形成正式文件下发执行，进入贯彻实施阶段，就开始发挥其辅政作用。由于每一种公文具有不同的功能，因此，辅政的方式、途径和时效也各不相同。有的是决策部署，有的是请示报告，有的则是洽商事项；有的时效较长，如《纲要》、《意见》等，有的只针对一时一事，如《通知》等。但不论方式、途径和时效如何，根本目的都是一样的，就是要付诸实施，所以公文必须具有针对性和可操作性。

二、在实践中把握标准

我们平时说有的公文写得比较好，有的写得比较一般，有的则写得比较差。出现这几种评价，是因为有一个衡量公文写作水平的标准，归纳起来，主要有以下几个方面：

基本标准。主要包括5个方面：一是主题鲜明。主题是一篇公文的中心思想。一篇优秀的公文，必须主题突出、旗帜鲜明。二是选材真实。公文必须在选材上做到实事求是，贯彻上级精神不“打折”、不“跑调”，反映实际情况不“注水”、不“掺假”。三是结构合理。应紧扣主题谋篇布局，做到思路清晰、层次分明、布局合理、逻辑严密。四是文风质朴。公文文风必须朴实，语言表达要力求准确、鲜明和生动。五是文种正确。要按规定文种的体例要求来写，不能混淆和“自创”文体。

功能标准。一篇好的公文，对工作应具有较强的指导性、针对性和可操作性。衡量一篇公文的优劣，首先要看是否明确地提出问题、阐述观点。其次要看是否全面地分析问题，把观点和主张论证清楚。再次要看是否有针对性地提出解决问题的意见建议和对策措施。

价值标准。能否达到“以文辅政”的目的，是公文是否具有价值的重要判断标准：从写作角度看，古今中外都有许多优秀公文成为后人学习借鉴的范本；从工作角度看，好的公文往往对本地区、本部门、本行业的阶段性工作研究得比较深入，阐述得比较清楚，对实际工作产生了促进作用；从全局角度看，改革开放以来，各级都出台了许多文件，对经济社会的发展产生了极大的推动作用，有的具有划时代的意义和深远影响。

三、在实践中提高能力

公文写作要求多方面的综合素质。要不断提高公文写作水平，应在实践中努力提高以下几个方面的能力：

积累知识的能力。一要善于学习。要学习政治理论，做到明是非、辨方向，始终保持政治上的清醒和坚定；要学习政策业务，认清形势、明确任务，努力把握工作大局；要向实践学习、向基层学习、向群众学习，不断从实践中汲取知识和营养。二要善于积累。要积累素材、积累知识、积累经验、积累智慧。要做好这几点必须重视实践的作用，只有实践才能把知识变成智慧，把智慧变成能力，厚积而薄发。三要善于思考。“学而不思则罔。”要养成在学习中思考、在工作中思考的习惯，不断深化认识、把握规律，从而提高思维的深度和广度。

解决问题的能力。要学会运用马克思主义的立场、观点和方法分析解决问题。既要把握事物的全貌，避免“盲人摸象”，又要把握事物的来龙去脉，从中看到发展趋势；既要把区域的发展放在全国乃至全球的大背景下去思考和谋划，又要以小见大，把握事物的规律。具体来说，一要提高发现问题的能力。公文写作的目的是为了解决问题，只有首先发现问题，才能有针对性地提出解决问题的办法。二要提高研究问题的能力。公文写作是参谋辅政的一部分。要参在点子上、谋在关键处，就必须深入研究问题，弄清产生问题、影响发展的原因，提出切实可行的对策。三要提高谋划工作的能力。要学习政策、吃透精神；深入基层、掌握实情；研究工作、发现问题；借鉴经验、为我所用，把上级精神、外地经验与本地实际紧密结合起来，创造性地提出工作思路和工作举措。

驾驭文字的能力。一要搜集研究素材。要详尽地搜集相关素材，仔细甄别、认真研究，紧扣主题、合理取舍。二要适应不同体例。要善于运用不同公文的思维方式和语言表达方式，按不同公文的体例要求谋篇布局，清楚明白地表达思想、观点和主张。三要把握写作背景。既要站在领导的角度去思考问题、阐述思想、表达观点，安排部署工作任务，又要充分考虑公文所面对的对象，提高公文的针对性。四要结合本地实际。要把上级精神、外地经验和本地实际融会贯通，把“普通话”和“外地话”转化为“地方话”，转化为符合实际的工作思路和举措。五要创新写作思路。要不断拓宽思维空间，挖掘内涵、拓展外延、更新词汇，实现思路、观点和语言的创新，从而提高驾驭文字的能力。I责任编辑：李钦卿）

老秘在线 · 发表于 2012-2-2 09:10:10

一、切戒长而空，提倡写短文
  在党政机关和企事业单位的公文中，目前存在着一个突出的问题：文章长而空。一是空洞议论多；二是叙述过程多；三是面面俱到多。如何克服这些问题？
  首先，要树立“生动活泼、新鲜有力的马克思列宁主义文风，尤其是上行文，少说空话、套话，把公文写短些、写实些、写精些。
  第二，注意公文的效用。党政机关，企事业单位的公文是传达贯彻党和国家的方针、政策，发布行政法规和规章、指导工作、交流经验的重要工具，所以要重点考虑要达到什么目的，解决什么事，需要基层做什么，所以要注意公文的效用。
  第三，要在实事求是、联合本单位实际情况上下功夫。
  第四，内容要充实，提倡写短文。如十五大报告和九届人在政府工作报告这样重要的报告，才万字左右。
  二、避免“三旧”，力求“三新”
  1、避免道理旧、办法旧、表述旧。
  2、力求观点新、材料新、角度新。
  三、详略适宜，突击垂点。
  平铺直叙，面面俱到，没有重点或重点不突击，是公文中觉的事，主要是：
  一是“大而全”。就是文章的柜架大，所做的事情说得全。
  二是不分主次。平均着墨，该详不详，该略不略。
三是，流水账，全过程。只写“干了什么”，不写“干得怎么样”不作分析，平平淡淡。
  如何突击重点？要掌握详略适宜的原则。
  一是：实则详，虚则略。
  二是：新则详，旧则略。
  三是：特点详，一般略。
  四、紧扣主题，材料与观点要统一
  材料是文章的基础，观点是文章的统帅。材料与观点的关系，是被统帅与统帅的关系，观点统帅材料，材料说明观点。材料与观点必须高度统一，这是写好公文的基本要求。
  处理好材料与观点的关系，达到两者的统一：
一是：先“立意”，紧扣主题。“意”即主题、主题思想、总观点，是一个意思。立意之后文字材料必须紧紧围绕主题，选材必须服务于主题。
  二是：概括必须准确。概括不准主要包括有时概括过宽，有时概括过窄，“过宽”、“过窄”，就是概括失度。
  要克服这个弊端，取决于对事物（材料）的深入研究，从掌握的材料中提练出

老秘在线 · 发表于 2012-2-2 09:11:16

关于提高公文写作水平的几点思考

2007年11月，我从药品器械股调整到办公室工作。说句心里话，当我听到组织的安排，既感谢组织的信任，又感觉到为自己知识的缺乏而不安，为能力的欠缺而揪心，为能否干好工作而倍感压力。通过一年多的学习与实践，使我深刻认识到提高公文质量的重要性。下面，我就如何提高公文写作水平谈谈自己粗浅的看法。

一、着力解决“立意不高”的问题。没有思想观点的文稿就等于没有灵魂。因此，在拟草食品药品监管工作的文稿时，要注重文稿的思想性、理论性和专业性，注重从食品药品监管全局的高度，注重从领导的角度思考问题、把握方向，力求文稿体现上级政策和食品药品监管实际，我认为主要从三个方面把握高度。一是善于从上级文件中把握高度。宣传贯彻上级的方针、政策是公文写作的一条重要政治原则。因此，在文稿起草时，要及时学习上级带有全局性的会议精神和文件内涵，把握实质，掌握要点，加以运用；二是善于从领导的角度上把握高度。文稿是“代领导立言”，想领导所想之事，谋领导所谋之策，言领导所言之语，这是起草领导讲话的一条基本准则。文稿起草时，要注意“换位思考”，把领导的“想法”作为思考问题的“切入点”，善于把握领导之所想；三是善于从监管经验中寻求高度。在全国食品药品监管工作中必然有一些好的经验，捕捉其它食品药品监管部门的新观点、新思路、新经验，从而引导我们用科学发展观来把握思考问题的角度和论述问题的深度。

二、着力解决“内容不实”的问题。空洞无物是文稿起草的大忌。在食品药品监管工作中，把文稿写实，关键在于把上级食品药品监管部门的方针、政策与地方食品药品监管工作的实际有机结合起来，开展好写作前的调查研究。一是开展重点问题调研。围绕食品药品监管中心，针对一些难点、热点问题深入基层实地调查，及时客观地了解实际情况，形成调研成果，以备文稿吸收；二是组织撰稿前的座谈。综合性文稿或单项文稿采取召开党组会、办公会等形式，广泛征求办公室和相关业务股室的意见和建议，有的时候一些新观点、新思路往往来自集体智慧，力求多渠道收集切合实际的富有指导性的意见和建议；三是建立信息报送制度。积极收集和整理各股室(队)报送的信息，了解食品药品监管的真实情况，不做无米之炊、不闭门造车，及时掌握监管中出现的新情况和新问题，以便把握文稿内容真实性。

三、着力解决“文风不新”的问题。没有创新就没有文稿的生命力。文稿最怕的就是不与时俱进、不贴近工作。因此，要坚持把创新作为文稿写作的最高追求，坚持与时俱进，力求新意，努力做到“三个创新”。一是创新观点。力求在把握食品药品监管工作的基础上，丰富和发展观点，做到有新观点、有新思路、有新对策；二是创新思维。学会逆向思维，跳出由具体工作思考具体工作的模式，力求多角度、多层次地思考问题，体现思维前瞻性；三是创新语言。讲求语言的准确性，用语要规范，用词要准确，力求用通俗的语言讲出深刻的道理，从而产生强烈的说服力和感染力。

四、着力解决“队伍不强”的问题。人是文稿写作的第一要素。没有一流的文秘工作人员，就没有一流的文稿质量。建设一支政治强、业务精、作风实的高素质文秘工作队伍，是提高文稿质量的根本保证，针对写作队伍存在的问题，力求做到“三个强化”。一是强化专业思想。要求文秘工作人员要把文稿创作当作事业看待，把写出一流文稿作为追求目标，强化专业知识和理论知识的学习；二是强化撰稿能力。坚持走遵循文稿写作基本规律与把握领导个人风格相结合的路子。既注重立意高远、过渡自然、逻辑严密、语言流畅、观点与材料相统一等文稿写作的基本规律，又把握食品药品监管特点，写出个性化的文稿；三是强化责任意识。要求文秘工作人员接到文稿写作任务后，认真了解情况、确立观点，列出成熟的提纲，无论时间多么紧，任务多么重，都要力求不出现常规性错误，努力提高文稿质量。

老秘在线 · 发表于 2012-2-2 09:13:46

务实求真脚踏实地，切实提高公文写作水平

善于学习，把握宏观政策要点。首先，在学习目的方面强调在掌握国家政策要求的同时，注意学习体现在文件之中的分析和解决问题的立场、观点和方法，注意学习展示文件之形的谋篇布局、修辞用典等写作技巧，引导大家从读文件向讲文件转变，促进全体同志的理论素养的提高，不断增强政策研究工作的战略性、前瞻性和有效性。其次，在学习方式方面，倡导“学习工作化，工作学习化”理念。把学习与工作看成一个问题的两个侧面、两个视角、同一过程，努力克服“知”与“行”的脱节，使工作和学习紧密结合。最后，在创新学习载体方面，在完善集体学习、党课制度和共享学习资料库等方式的基础上，逐步做到组织学习与自主学习并重，“一讲多听”与“互问互答”双向交流并重，务虚学习与实践研讨并重，不断增强学习的感召力和吸引力。

善于思考，把握领导思想观点。各种文件是领导根据国家有关要求科学管理思想的具体体现和真实反映。因此，必须勤于学习领导同志各类批示和讲话，善于在思考中准确把握领导同志谋划科学发展的思路和举措，切实提高政策文件的针对性。把握和领会领导思想观点和工作意图，必须坚持联系与发展相统一的观点。在此基础上，充分发挥自己的主观能动性和创造性，从理论上拓展领导观点内涵，从实践上完善领导思路布局，逐步形成系统完备的理论和政策体系。

善于调研，把握实践创新亮点。“实事求是”，非常清楚地说明了调查与研究的关系。调查研究是实事求是的必然要求。“实事”就是查清事实，“求”就是寻求，“是”就是办法或规律。调查研究是贯彻群众路线的要求。因此，任何一个好的政策和好的规章，都必须建立在广泛和深入的调查研究的基础之上，才能把握事物发展变化的规律，才能不断发现人民群众创造的丰富经验。闭门造车和拍脑袋不可能出好文件或好主意，只有沉下去，多看多听多想,才能真正摸清情况，把握科学发展的系统性、规律性和时代性，不断提高各项工作的针对性、实效性和预见性。

善于沟通，把握差异中的共同点。沟通是人与人之间进行信息交流的必要手段。良好沟通是信息交换的中转站、工作关系的润滑剂、感情交流的倍增器。在沟通工作中根据三维不同方向的沟通需要，按照“真识、真心、真诚”的原则做好沟通工作。即，往上沟通要有真识。在与领导沟通时要敢于表达自己的真见识，特别是与领导意见不一致的时候，更要善于以负责的态度、扎实的功底和谦虚的作风阐述自己的意见。当然，如果自己的想法没有得到领导的认可，就说明与领导意图还有差距，就要认真领会和贯彻领导的意见。往下沟通要有真心。每个人都有不同的专长，要尊重他们的意见，利用各种机会主动与同志推心置腹进行交流，准确和全面了解他们对工作的真实想法。一个人只有学会了谦虚，在需要帮助的时候才会容易得到别人对你的支持。

《文稿,还能这样写》作者雄文	《笔杆子碎语》作者王一端	《机关文稿写作入门》作者杨新宇	《机关文字工作五十讲》作者何新国
最新《公文写作培训课程》直播间	《公文写作百法例讲》作者房立洲	老秘网站长、《老秘笔记》作者老猫	《公文高手的自我修养》作者胡森林

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