总结作为一种应用文体,是对一个阶段的工作、学习或思想认识所作的回顾、检查、评价的书面概括,是人类认识活动的基本方式之一。它遵循“实践——认识——再实践”的辩证唯物主义认识路线,将自身实践活动的经验教训加以提升,抽象出规律性的理性认识。一项工作告一段落,及时写出总结,也是机关部门和单位一种行之有效的工作方法。在现代管理活动过程中,计划与总结分别居于开始和结束两端,成为工作的必不可少的两个环节。总结是前一阶段计划执行完成情况的检验和理性认识,又是制订下一阶段计划的依据之一。: g- m- c) O$ K7 ~0 b
一、 总结内容的一般特点
) `/ V1 s$ R" p8 w: q0 P' `* x8 u 总结具有积累经验、提高认识、交流信息、推动工作的作用。通过总结,把经验上升为理性的认识,从而掌握事物的本质和规律,这是总结的基本作用和目的。如果不加以总结,不经过一番归纳和提炼的功夫,经验就有如散在沙砾中的金子,不能为我们所利用。总结还是重要信息源,可直接进入现代管理的信息流程(以调查为主的信息收集和贮存→以决策为主的信息处理和变换→以控制为主的信息输出和反馈),成为决策的依据之一。有些总结要上报下发或以其他方式传播,起到汇报总结工作、交流经验等多方面的作用。
0 ^+ c' G5 P2 X/ s( K 从应用文写作角度看,以下三类总结使用较多,要注意其应用特点。
! E* E( {# F& C( y4 o9 ~ X2 R* Y) ? 全面总结:是指单位对一个阶段各方面的工作面貌作综合性的总体反映,要求全方位、多角度、深层次地总结。既要肯定成绩,又要找出需要解决的问题;既要总结成功的经验,又要找出需要吸取的教训。在材料的处理上,既要全面,又要突出重点,做到“点线面”结合;既要切中肯綮、说深说透,又要避免轻重倒置、主次不分。总之,全面总结综合性强,要多在分析上下工夫。
7 p% e( j0 N' l 专题总结:是专门性、单项性的总结。在写作目的上,更强调对经验、教训或带有倾向性、普遍性问题的总结。要求有一定的思想深度,概括出某些规律性的、有指导意义的东西,因而,在写法上更为具体细致,更为单纯集中。一般来说,专题总结的篇幅比全面总结短小,但针对性更强。/ S% r9 s) l- j6 E- ^
个人总结:这本不属于机关应用文范畴,但却为机关工作人员个人所常用。它往往是个人工作、学习和思想的全面总结。它要求突出自身实践活动中的收获体会和经验教训,内容集中,概括性强。切忌流水账式地回顾一般过程,自我检讨一般优缺点。 - W! ^4 V" L7 ]4 \! U
二、 总结内容的“老三块” 建构模式
; ^: M6 W0 H% ?7 C$ { 总结的建构模式较为多样化,一般是根据特定的内容要求和不同类型加以灵活掌握。较为常见的有两种:一种是分方面,从并列的层次阐述经验;另一种是循顺序,按事物的发展过程一以贯之。这两种建构模式,是基于事物外部和内部关系的整体网络结构,从横向和纵向两个角度组织材料,谋篇布局。总结的内容,习惯上被俗称为“老三块”,即:工作成绩、经验教训、今后打算。这一程式化、板块化的内容组合方式,在一定程度上客观反映了总结文体的特定内容要素构成及其要求。
( }4 F" p0 O s$ K p 但这种方式并不就是死板一套。从总结写作的实际来看,它仍是富有变化的。这需要我们从实际出发,根据具体的要求,灵活掌握内容,有所侧重,有所发挥。比较理想的处理方法,是从工作实践中抽出几个重要问题,附着于工作讲体会,用实际材料把一个一个问题讲透。这样,总结的目的就自然达到了。 Z' `) ?+ U8 V
以《×钢公司创建质量效益型企业的总结》(节选)为例:; ]/ U9 y( D/ ]4 M
×钢公司是新中国成立后建设起来的大型钢铁联合企业。十年来依靠自己的努力,切实加强管理,坚持质量第一,走出了一条投入少、产出多、经济效益高的质量效益型的企业发展路子。十年来已累计实现利税120多亿元,其中后五年比前五年翻了一番。
1 I& X9 p8 ^+ x9 |改制以来,×钢已经连续7年产品质量稳定提高率达100%,钢的年产水平每年递增200万吨,能耗却比10年前下降13.7%。×钢产品质量创国优13项,其中金牌3枚,银牌10枚。已有12%的产品达到国际同类产品实物质量先进水平。去年获得冶金部质量管理奖,今年通过大型联合企业国家管理奖预评和国家一级企业预评,又获得全国企业管理优秀奖。# B) {1 i* b* X. G- d. b
10年前的×钢,产品质量也是个十分头痛的问题。产品仅有276万吨,钢和钢材的废品却有27.6万吨。公司针对企业管理基础差的状况,扎扎实实地开始了质量上台阶的努力,到90年代中期,生产的指导思想开始从以产量为中心转移到以质量为中心,抓企业管理由经济责任为中心转向全面质量管理为中心。两年前提出了“走质量效益型的发展道路”的口号,全面质量管理得到了不断的深化。
/ ~9 i" r' _6 k* e, o1 _ ×钢总结了企业十年的经验,认为最根本的是没有把质量管理仅仅看做是一种管理手段和方法,而是看做一种管理思想和管理体系。系统管理的中心只能是质量,而质量问题又是综合性强、难度大、需要各方面努力的工作。因此,要建设以质量为核心的生产经营管理体系,创建质量优先的企业精神,必须着眼于企业整体素质的提高。% i" Z+ N8 H5 z
十年来,根据这个认识,×钢主要做了七个方面的工作。
$ o7 g5 b; P2 _0 r, O3 n( L# e 一、提高思想认识,把质量问题提到企业生死存亡的高度来认识。反复对员工进行全局观念和质量意识的教育。强调重合同,讲信誉,保质量,作贡献。要以自觉执行政策的行动来稳定市场;决不能凭借大企业优势在市场上推波助澜,恶化经济环境。至今×钢已连续6年执行合同达100%。
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总结的正文一般由前言、主体、结语这样完整的三部分构成。。
4 W0 z) Y4 g% B6 R# ^2 }- ]' v+ G (二)主体 总结是从工作实践活动中产生的,而且又回到实践活动中指导新的工作。因此,总结主体部分的内容不外乎两个方面:实践过程中的各种情况和问题,这是总结的依据;对实践过程本质规律的揭示,这是总结的目的。具体说来,主体部分的内容主要包括:( W( w% P5 C; J7 p7 `1 Y
1.做了哪些工作,效果如何,取得了什么成绩,有哪些典型事例等。这些内容,是对前言部分有关内容的展开和具体化,进而围绕经验和体会予以陈述、说明,使之成为经验总结的依据。. M$ B: f$ H( M; g" S. F
从写作角度看,实践过程的各种情况,要写得具体、实在。要注意从实践中发掘出那些典型的事例、闪光的细节和来自群众和社会深处的一些活生生的语言。这些东西才会使一篇总结的内容显得充实、丰富多彩、生动活泼。反之,一篇总结缺少这些内容,即使经验再好,也是几条干筋,缺血少肉,索然无味,可读性差。
, J5 ?. ~# Q! k0 G- ? 2.工作过程中,采取了哪些做法( 措施、步骤、方法等 ),有些什么认识、体会。所谓做法、体会,其实就是经验,就是工作实践中获得的理性认识和规律性的东西。/ Q+ ^. z& X" ^8 X3 f7 Z
总结工作的做法、体会,要从分析研究事实入手。做法正确,效果好,就是经验;做法不对,效果差,甚至使工作受到损失,加以总结,那也是经验,不过那是反面的经验——教训。从分析研究事实入手,不等于就事论事,而是以此避免从现成的结论和抽象的定义出发观察和分析问题。总之,要有情况,有分析,有材料,有观点。要使材料和观点统一,理论和实际结合。, `7 o* C0 ?8 L* ~2 J3 w- t
以《×钢公司创建质量效益型企业的总结》为例,该文将工作情况和经验体会归纳成七个方面,以并列的方式一一陈述。每陈述一个方面,都是先概括出一条经验性的认识体会,再具体陈述工作的情况。前者是后者的理性概括,形成一个个分观点,后者则是对分观点的证明和展示。所谓夹叙夹议,就是这样。1 b4 u- K- S* Z1 w
就总结主体与前言的逻辑关系看,展开陈述工作情况和经验体会,是要回答取得工作成绩的原因。就文章结构的关系看,总结主体部分中所写的工作措施、方法、步骤,成效和事例以及议论分析,是对前言部分中的中心观点的充分证明和展示。
0 X& @; C- _5 N4 h' C* P 3.工作中存在的问题与教训。问题就是矛盾,就是工作中出现的新的矛盾、缺点和失误。提出问题,意味着问题已解决了一半。因此,需要正视问题,把它看做是总结的有机组成部分。
3 P8 ?8 P4 d7 b (三)结语 这一部分的内容,是承接上文,在总结的基础上,提出今后的努力方向和工作设想。所谓努力方向,是按工作的发展趋势,在已有经验教训的基础上,提出新的目标和任务。所谓工作设想,是针对问题和教训,提出改进的措施,并对下一步的工作作出计划、安排。此外,也可以表态度、决心,对前景作一番展望。文/孙和平9 f+ {9 D, I# r& V* [* S
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