办公室工作规范与技巧培训班讲稿：加强办公室建设与管理

第三专题

9 ?, }# I$ [8 Y0 |/ H5 L& H加强办公室建设与管理
+ p* R0 B; a, K7 d
一、办公室人员岗位认知与基本职责
" I0 d" _% b9 B# s+ c% j
二、加强办公室建设
# I% R$ Q* X( E5 M% z- L
  X  H8 P4 @  f! K# ^6 q三、办公室办会工作基本规范
6 U1 H& |+ j# c7 b3 B
/ r1 |* R/ c1 N! Z* x% _四、加强办公室的日常管理

一、办公室人员岗位认知与基本职责
5 O- D# S+ C6 M& b' N6 e
（一）办公室的地位与职能重要地位：中心：管理运转中心、信息处理中心、文档管理中心、会议管理中心、综合统计中心、信访接待中心。枢纽：联结决策层与执行层的纽带。
. O2 @# f0 i$ ^0 V+ m5 y8 y
9 S2 Y; L& M' Y* |联结各职能部门的纽带。窗口：经常与外界接触，办事效率和工作质量及其工作人员的礼仪风范、精神面貌，在很大程度上代表社会组织的形象。

5 V% Q4 n& n0 |职能定位：

/ R3 N7 g- v& v8 S行政助手、信息传输、综合协调、参谋辅助。
2 |1 U6 j# ~# `- A3 k
一、办公室人员岗位认知与基本职责

（二）办公室工作内容与特点工作内容：
7 [$ c1 m- L8 v9 p% g, T) R
按性质分：

程序性工作；智囊性工作；临时性工作。

按内容分：

; @! i5 [$ d$ d办文；办会；办事。（简称“三办”）工作特点：
+ V' Z5 }% {9 f0 V
$ ]: e. ]5 }. x综合性；服务性；程序性；被动性；机要性。
; c7 A! j) J& Y( P
, b/ V0 z: s3 i1 [8 k一、办公室人员岗位认知与基本职责（

三）办公室人员角色定位
* ]9 B- U' J1 u% ?6 g# Q1 f- R4 ^8 W
6 h9 L" X0 Z- h6 z办事员、笔杆子、领导助手、参谋智囊
$ L# y$ X0 H: ~3 a
. u5 k; H- d) `% _9 k/ y9 B9 L（四）办公室工作对人员的要求

# q0 w# G) @! w' x% K% O2003年2月6月在中央办公厅工作会议上，王刚主任传达了江泽民同志对中办工作的几条指示：
+ E7 L2 V; @1 @4 K# h9 U$ w- Y1 n
/ f  S, n) V2 @9 D! I* w  F/ V+ \一、要讲事业心和责任感；
% v: ^& |! U1 X( z
8 X  C* o) L5 T7 a! n* ?9 r二、要认真细致；
. G! ^( _3 _8 s9 W7 h
三、要讲究程序(不要打乱仗)；

四、要讲工作效率。
3 g. o& c6 Y# `  l6 Z2 Q
（四）办公室工作对人员的要求

3 J1 z4 B2 r* D: r1、思想素养
& l) M% M& ?" i5 Y' ?
9 i: _' v/ g4 C0 `2 m6 l% x+ }热爱本职。干一行，爱一行，专一行。
4 [% h, ?$ K" _7 _( C) t
; Y4 e9 g+ H# i政治敏锐。从政治角度、大局高度看问题，处理办公室工作，听招呼，能自律，严保密。

' c. @6 h, M& n; r责任感强。将自己的工作职责与单位的发展、集体利益联系在一起。这是思想政治水准的一种表现。
- s2 m7 |4 q% V" ^* O' `$ J0 L
踏实肯干。舍得为工作投入。

（四）办公室工作对人员的要求

! W0 y) ~% X$ r0 }4 a2、业务素养具备较高的政策水平。具有较强的综合分析能力。

7 s2 P& |, C- |7 ^' C1 t调研能力。善于通过调研掌握大量情况。

思维能力。善于思考问题，抓住关键。
6 {) P: \" Q6 |$ {
表达能力。能准确简明地阐述己见。良好的协调能力。较强的应变能力。
+ a6 c  }# K7 F/ ~0 d: M7 {
2 I; D: c+ y$ R5 [9 U! C+ J( L. q（四）办公室工作对人员的要求
% v/ ~4 m: M+ r6 K
3、心理素养
& c" S" C2 A! s8 B/ _' W2 ?
! y- i* [* C( W- t6 a3 S心理素养，指人对环境及其相互关系的适应能力。
7 B, ^! R" H( Q" P
5 I- p7 v- [' \/ d注意力。由于办公室工作的特殊性，要求对事物具有职业的注意力。

调控力(控制情绪的能力)。
! p- P" }3 U8 G3 q; @) W# u  C
# W# h% b8 ?0 @' `' N& e意志力。

: t* M- z0 O8 T（四）办公室工作对人员的要求

+ p8 J9 l+ h; O+ B. r: f4、角色意识

做好办公室工作，必须强化以下角色意识：服从意识
# i/ ?2 c$ K* t6 n5 T
: V& f( O5 J! ~4 V8 [全局意识
8 W+ i; d  x1 s/ m  U
责任意识

- V. o! W6 [; J8 Y7 T6 F创新意识
" \6 W. Z/ S9 g% s
奉献意识

信息意识
' M* {0 k7 S+ l* e2 c% r
程序意识

学习意识

（五）领导对办公室人员的期待

( M& S% \3 s. `' \+ }2 H. ?领导测评办公室人员的20道题目

9 N! d  Z3 i9 C1．他知道你在组织中的职责范围和全部活动吗?

他是否了解你的目标和意向?
  N7 I/ i% H% V+ n3 M* W: L6 K
他怎样将目标和意向同组织的总目标相结合?
, U6 w; z7 }" k$ ^( z
2．你外出2～3周，是否深信他仍能认真负责地处理你交办的各项工作?
8 [% b) t' U2 S6 w% B+ C/ F
% {! a1 @/ t! J/ w( L: ~. e0 K0 \# b3．他是否帮你安排活动日程、协调约会，使你如期践约，一切不用你催促?

他是否很会安排时间?
3 S( ~8 O' K8 ^$ W! E$ f- i* f4 Z
4．别人不提醒，他能否主动完成你交给的任务?
/ l, R; f- ~! t4 i( _5 ?7 t
领导测评办公室人员的20道题目
3 H" x' f/ y3 v* H0 i' M6 e
5．他对待你的同事、来访者是否有礼貌?

能尊重人、肯帮助人、把别人的事放在心上吗?

0 t8 F3 w* p. b  j. O' e* B6 U6．他是一个富有想象力和创造力的人吗?
# w" Q0 G8 ^% C8 \! Z
能否提出一些新的设想和建议供你参考，能否经常采用新方法改进工作?

& u" p1 E. F8 L5 |' I7 I5 C: L能否制订新的工作制度或工作程序?
3 C  i7 q/ d- H: Y' Q
他的工作有条理吗?
- @9 W% b7 g0 p( c2 S
4 F' s; i/ W) c7．他是一个机智的人吗?

8 Q$ E2 J3 z$ v# `  r能否主动地解决一些问题而不麻烦你?他害怕困难吗?

8 ?# k4 O$ N6 ?; G, _. x8．他能否提高文件运转效率?
, G+ I2 ?: n1 m. M( j) J
$ c* q  [5 Z' E能否及时发现你办公桌上搁置很久而其他领导人正等着看的文件?

7 Q6 g& w6 Y2 d. i4 ]# C: m能否及时地从其他领导那里取来你正需要的文件?
  b9 ]. R, l% s2 _; H4 T
6 `) O0 f/ [& ?& b3 z领导测评办公室人员的20道题目
' V# z( B5 x1 J: Z* {& s$ r
9．他所具备的办公技能(例如电脑操作、文字处理、文件归档、接打电话、接待服务等)是否无可指责?
$ \4 F) u2 N2 q) z) A- c( n1 Z. P
10．他在危急关头是否沉着冷静?
) w1 I1 m- ^" O, |5 t1 T
7 R( |$ M, I5 f2 k当你承受压力而沉不住气或发脾气时，他是否仍能平静地继续工作?
2 ^6 X# Q9 F$ j
11．他对你的忠诚值得信赖吗?

3 }* `$ H% m- A) \5 y) u你能把一些机密信息资料委托给他吗?

12．他是否有较广的阅读面和知识面?
  ?2 b- l5 v0 o% A9 T, O
6 L3 [1 X+ ^/ M( U) Q4 {  s是否经常提醒你注意本单位及与你个人有关的出版物?

领导测评办公室人员的20道题目

13．他是否成为本单位有价值的信息来源?
% A8 c7 U( h4 l" G- w4 ]
! }+ t8 R& n6 l而这些信息靠你自己很难获得、不便获得或不能获得?

7 j' E9 y0 i/ r. A1 ^14．他是否有个人学习计划?

是否学习管理方面的知识或参与管理活动?
  W9 X+ y: L$ q+ [% \
, A/ y8 A( U7 R# o! ]' o; Z0 Y$ A是否愿意更多地了解你的工作、你的同事、你的顾客，你的行业?

8 I/ ?# s1 N+ G6 C15．他语言表达是否清晰?

6 c1 A& F. `# O( ~! X% l' L7 ?能否以书面或口头方式简要汇报情况?
% f9 m  j* d5 }+ w
5 T; x0 }7 `8 a7 |* C7 M, ?能否准确地传达你的指示?
9 t8 [* X* `! e
能否了解你关于某项政策和行动的想法，并把它准确地传达给别人?
+ u; H7 A$ {' A" m3 Z5 I) l, I
1 }0 f. ~& b7 d1 S4 e7 w0 Z) j16．他是否按时完成每天的工作?

是否根据需要自愿在休息时间加班?

领导测评办公室人员的20道题目

9 N: D* Z* A7 s: X) @' Y17．他能否像管理者那样，必要时将未做完的工作委托他人，并督促他人完成?
9 [# C( y, Y. |' t
5 p% X# p: Q0 H  {+ g18．在你不插手的情况下，他能否替你处理好每日的例行公事?
5 j( [- B8 P3 ~0 T$ x
9 [# g  h4 }& F- X, t2 Z( X% e19．在调研工作中他是否称职?

8 c2 n: M2 ^9 m0 {1 _3 v2 _9 I能否收集资料、调查事情经过，并写出有事实、有分析、有建议的调查报告?
+ M7 h% `& c2 y0 d- ]% P8 N: ]
20．他是一个细心的人吗？能否记住一些重要日期(如纪念日、某人生日、传统节日、假期等)，代你为上级、家庭或顾客安排好庆祝、慰问或相应活动?
3 K7 J% o: B$ V& E) i  M
$ ]6 z. B: }& r" C. l  r启示……
0 S; m; J3 g( r" `3 _# p/ G
1 ^8 B9 a* z8 p9 m- d二、加强办公室建设
) E6 u7 L+ m$ i+ B* j% _  u8 h+ w
/ q  U- m/ K+ _: q$ m- d（一）办公室建设方向

1、不断优化硬件和工作环境
1 `; O0 v3 _, u! {6 g
2、积极推进建章立制工作

: n- ]$ K7 l* }3、努力营造和谐人文氛围

4、大力倡导团队精神
7 V* r( `+ A, k. u& t( E
  u; K! O5 }, w（二）建设“形象工程”——办公室礼仪常规

' r7 K" x. ?3 R& I* h: V) {良好的礼仪形象
" p/ C/ I/ F9 ]$ z
& x" p% Y/ w' |0 w2 T良好的电话形象

; L7 J" o% V- m% l# g7 @8 b/ L良好的文字形象
8 w& p7 `- z( C0 B; f; I
良好的语言形象

# A) d; X6 F8 _, u# k- t二、加强办公室建设

; D* ]! p4 o  z（三）人人争作办公室受欢迎的人员

1、分内工作决不推托，并主动协助同事工作；

5 U# J. \: G: L2、掌握自己的情绪，做情绪的主人；
& y6 L  \' f6 L2 G. ]* j7 l2 N
3、把同事当作客人，尽力做到同事满意；

4、懂得鼓励他人，用赞扬代替批评；

" t+ k9 V" l# o# H5、随时让同事知道你对他的感激；

6、尊重个人隐私，公私之间分明；

. r1 i( |6 g; I+ e* q- j) i7、乐于向同事提供资讯与经验，分享成功快乐；

8 O$ p8 I/ C1 o+ D+ k- A# X2 a8、不居功自傲，有容人雅量。

% L, t3 S$ \4 n1 ^8 }三、办公室办会工作基本规范
, b0 h* d, c4 p
0 [  k" T& U. i* R+ W' ?* p) Q6 c（一）会议服务的基本内容会前准备工作
. B. a! ~( Z$ t6 F. H/ X; \
6 F  ]3 O* q6 F1、设立会议承办部门和服务机构

2、协助领导确定会议目标和议题
; F+ F4 l, q4 S7 j* i. h
2 \" B+ s/ y) V) a4 T+ d- B（1）确定会议目标

' B" P5 d( T2 x* H& {（2）拟订会议议题
) R" o2 n: z( i# w
3、拟订会议财务预算和会议方案

（1）拟订会议财务预算
/ E2 J: |) F3 x
% C9 x/ O4 P+ Q) B2 T5 `6 J（2）拟定办会方案
8 U# l' `* r7 E5 X% ?. k2 Y& u
（一）会议服务的基本内容

会前准备工作

4、确定会议的议程、日程和程序

9 r8 Y" N6 b% D) L$ w# m5、分工撰写会议文件
/ g! G4 N) u3 z2 |' ~; ~: u9 P. W
6、确定与会人员名单以及会议编组方案

7、会场的布置工作

游客，如果您要查看本帖隐藏内容请回复

$ u% P# c: k8 L3 t$ A
) Q$ ?/ e( J6 A' M& i衷心感谢各位领导和同志欢迎大家批评指正愿与大家更多交流。

主讲：姬瑞环
6 f3 P, z  [. T3 M5 \+ y

{:soso_e100:}{:soso_e100:}

办公室管理！！！！！！！！！

办公室工作这么复杂，原来如此，又学一招，感谢小编的文章

学习了~~~~~~~~~~~~~~~