办公室工作规范与技巧培训班讲稿：加强办公室建设与管理

第三专题
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加强办公室建设与管理
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一、办公室人员岗位认知与基本职责

二、加强办公室建设
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三、办公室办会工作基本规范
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1 `6 k+ ]5 h) p$ l7 |" F( h四、加强办公室的日常管理
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6 u4 E, G3 j# t1 b一、办公室人员岗位认知与基本职责
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（一）办公室的地位与职能重要地位：中心：管理运转中心、信息处理中心、文档管理中心、会议管理中心、综合统计中心、信访接待中心。枢纽：联结决策层与执行层的纽带。

联结各职能部门的纽带。窗口：经常与外界接触，办事效率和工作质量及其工作人员的礼仪风范、精神面貌，在很大程度上代表社会组织的形象。
4 r- j; P) d2 \2 B0 T% \& z  j% w: [5 N- J
& |/ A2 u4 C3 D* a# m6 ]4 Z职能定位：

行政助手、信息传输、综合协调、参谋辅助。

一、办公室人员岗位认知与基本职责
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（二）办公室工作内容与特点工作内容：
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2 {/ e5 c9 ?) d/ Q- h$ A" ]. \3 I按性质分：

+ F3 ^3 Q, ]3 y程序性工作；智囊性工作；临时性工作。
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按内容分：
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: }$ X  L- V% c, T办文；办会；办事。（简称“三办”）工作特点：
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. l* ?0 J" P  ?# {  R$ B1 K综合性；服务性；程序性；被动性；机要性。

一、办公室人员岗位认知与基本职责（

三）办公室人员角色定位

, ^, ~9 @' J, `9 ^' R/ b办事员、笔杆子、领导助手、参谋智囊
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# I, H: i, D. J2 F( j. J（四）办公室工作对人员的要求

6 Z: C9 J1 i7 c. y4 x2003年2月6月在中央办公厅工作会议上，王刚主任传达了江泽民同志对中办工作的几条指示：
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一、要讲事业心和责任感；

3 H1 N/ K4 h! Y% o$ G二、要认真细致；

, E# ~  k, ?$ I9 O! ^+ b: D三、要讲究程序(不要打乱仗)；
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四、要讲工作效率。
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（四）办公室工作对人员的要求

+ U) G  W; b! e7 k3 Q1、思想素养
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. Q" `0 S; Y9 [热爱本职。干一行，爱一行，专一行。
. S( Y1 c. G' n6 h+ Q4 I
+ _. G- @1 ]5 B% h8 P政治敏锐。从政治角度、大局高度看问题，处理办公室工作，听招呼，能自律，严保密。
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责任感强。将自己的工作职责与单位的发展、集体利益联系在一起。这是思想政治水准的一种表现。

" V* O& i/ N4 X( K, Z+ F3 n踏实肯干。舍得为工作投入。

（四）办公室工作对人员的要求

& z8 A! z+ F7 X( n8 _' O2、业务素养具备较高的政策水平。具有较强的综合分析能力。

调研能力。善于通过调研掌握大量情况。

思维能力。善于思考问题，抓住关键。
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/ u1 S8 \, t! Q& ]4 {( T/ D表达能力。能准确简明地阐述己见。良好的协调能力。较强的应变能力。
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（四）办公室工作对人员的要求

0 ], W) c+ U" u3 ]* m$ Z3、心理素养

6 q) k9 x4 p. J" f% v3 p3 x1 y9 A心理素养，指人对环境及其相互关系的适应能力。

注意力。由于办公室工作的特殊性，要求对事物具有职业的注意力。
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5 A  W* k8 k; D/ E5 x. I调控力(控制情绪的能力)。

意志力。

（四）办公室工作对人员的要求
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4、角色意识
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; `+ A! d! R. I/ U1 I做好办公室工作，必须强化以下角色意识：服从意识

全局意识

6 o* O4 Y. T" [: s; [责任意识
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- A- A8 k6 W( R* d: B创新意识

$ j, m, W9 l( U1 g( q. T2 S, ~' M奉献意识
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% I6 t% O$ [( W0 i, ^4 ^3 ?信息意识
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程序意识

. z  F% B9 d4 P# x) n2 ~6 T$ ^学习意识

* X- C8 j& T4 s. l% o（五）领导对办公室人员的期待
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领导测评办公室人员的20道题目
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1．他知道你在组织中的职责范围和全部活动吗?
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他是否了解你的目标和意向?

# V1 K7 r* b- w) @他怎样将目标和意向同组织的总目标相结合?

6 L, H4 _* V: G2．你外出2～3周，是否深信他仍能认真负责地处理你交办的各项工作?
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3 c3 D, G; I1 @% _7 Y/ j3．他是否帮你安排活动日程、协调约会，使你如期践约，一切不用你催促?
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% z- f5 r5 U4 |8 C, m- K1 y! }他是否很会安排时间?
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  r( p% a4 z# ]4．别人不提醒，他能否主动完成你交给的任务?
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! {0 l* j  N. D; x  [( N# {领导测评办公室人员的20道题目

5．他对待你的同事、来访者是否有礼貌?

能尊重人、肯帮助人、把别人的事放在心上吗?
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6．他是一个富有想象力和创造力的人吗?

能否提出一些新的设想和建议供你参考，能否经常采用新方法改进工作?

  o/ H/ `) ]  r1 R' D( j& O4 f能否制订新的工作制度或工作程序?

2 N4 T- B: }4 C9 Q+ h- A他的工作有条理吗?
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7．他是一个机智的人吗?

& A" [' ]3 G- \! w  H0 D6 V5 Q能否主动地解决一些问题而不麻烦你?他害怕困难吗?

8．他能否提高文件运转效率?
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* F  k+ s+ A0 @, B8 B5 P' C8 j  y' v9 j% h能否及时发现你办公桌上搁置很久而其他领导人正等着看的文件?
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0 Z0 ^# Z. V9 }- Z能否及时地从其他领导那里取来你正需要的文件?
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领导测评办公室人员的20道题目
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9．他所具备的办公技能(例如电脑操作、文字处理、文件归档、接打电话、接待服务等)是否无可指责?
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& b# d, P, V6 I+ E+ H% |/ X10．他在危急关头是否沉着冷静?

当你承受压力而沉不住气或发脾气时，他是否仍能平静地继续工作?
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11．他对你的忠诚值得信赖吗?

你能把一些机密信息资料委托给他吗?

7 c% ]5 M2 h# }. L" U. T12．他是否有较广的阅读面和知识面?

是否经常提醒你注意本单位及与你个人有关的出版物?

+ T4 d! @$ t4 K4 H$ S9 l领导测评办公室人员的20道题目
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13．他是否成为本单位有价值的信息来源?

, f6 R* y! h7 P6 y* H9 i而这些信息靠你自己很难获得、不便获得或不能获得?

14．他是否有个人学习计划?

% y" ~; P' T1 M5 [6 N% ^. p% M是否学习管理方面的知识或参与管理活动?
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是否愿意更多地了解你的工作、你的同事、你的顾客，你的行业?
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) h' S3 {* B& H15．他语言表达是否清晰?

, B% I6 F' E- ^能否以书面或口头方式简要汇报情况?

$ c, M, a! J- W8 J2 g# n% h- h能否准确地传达你的指示?
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能否了解你关于某项政策和行动的想法，并把它准确地传达给别人?
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) j' U0 u* ^9 _16．他是否按时完成每天的工作?
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是否根据需要自愿在休息时间加班?
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' R9 }  v9 I- E# m6 B% K( {  H领导测评办公室人员的20道题目

9 I3 n  }/ c0 B# q* N2 k9 Y+ p) t17．他能否像管理者那样，必要时将未做完的工作委托他人，并督促他人完成?
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18．在你不插手的情况下，他能否替你处理好每日的例行公事?

  f/ L9 B4 y& R; x19．在调研工作中他是否称职?

0 b1 j9 M& r: q4 h能否收集资料、调查事情经过，并写出有事实、有分析、有建议的调查报告?

20．他是一个细心的人吗？能否记住一些重要日期(如纪念日、某人生日、传统节日、假期等)，代你为上级、家庭或顾客安排好庆祝、慰问或相应活动?

# ]' ~# `$ q5 n& C( h& ~启示……
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二、加强办公室建设

% V5 Q3 B4 R% g* j（一）办公室建设方向
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  b. u: x3 z9 A! b- C2 `3 e* a0 `; r1、不断优化硬件和工作环境
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8 F) Z* S0 i  @% D7 q2、积极推进建章立制工作

3、努力营造和谐人文氛围
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4、大力倡导团队精神
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（二）建设“形象工程”——办公室礼仪常规
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良好的礼仪形象

良好的电话形象
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良好的文字形象
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7 p: d. |  {, X" R% c3 h良好的语言形象

二、加强办公室建设
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1 C6 I  O  Y' ?（三）人人争作办公室受欢迎的人员

8 C5 X. n: z" L" l5 [7 \2 |1、分内工作决不推托，并主动协助同事工作；

2、掌握自己的情绪，做情绪的主人；
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3、把同事当作客人，尽力做到同事满意；

! B# |* M: S, s+ N3 u4、懂得鼓励他人，用赞扬代替批评；

5、随时让同事知道你对他的感激；
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: ^6 I6 n9 K5 G" T/ `6、尊重个人隐私，公私之间分明；
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' l0 _6 v& }# T/ F( M: l+ m) N" x, d7、乐于向同事提供资讯与经验，分享成功快乐；
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/ M: J9 s, p$ u) _- i9 l8、不居功自傲，有容人雅量。

9 m( y6 p7 h3 l1 {, _. y# t; X三、办公室办会工作基本规范

（一）会议服务的基本内容会前准备工作
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3 b" O5 o- [3 l4 j$ I1、设立会议承办部门和服务机构

2、协助领导确定会议目标和议题
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（1）确定会议目标

（2）拟订会议议题
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" C' _' Y4 w4 ~$ N3、拟订会议财务预算和会议方案
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（1）拟订会议财务预算
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* ^6 n% a( i8 I（2）拟定办会方案

! j) Z) D8 y3 p- y3 Y（一）会议服务的基本内容

会前准备工作
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6 ~5 j1 Y" b6 o' C, V8 w/ O4、确定会议的议程、日程和程序
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7 T; J9 U. c, w8 X- b0 D, h5 \5、分工撰写会议文件

( J, @8 _' w5 u, U6、确定与会人员名单以及会议编组方案

7、会场的布置工作

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" V+ ~  @; _" S4 K9 A3 h衷心感谢各位领导和同志欢迎大家批评指正愿与大家更多交流。

/ ]5 z7 k1 v: `4 R' a5 y6 V/ m; L主讲：姬瑞环

{:soso_e100:}{:soso_e100:}

办公室管理！！！！！！！！！

办公室工作这么复杂，原来如此，又学一招，感谢小编的文章

学习了~~~~~~~~~~~~~~~