浅论公文格式与结构的区别

      目前很多公文写作教材将公文格式与结构混为一谈，这对学习公文写作的人容易产生误导．区分这两个概念，搞清楚它们在公文写作中是如何体现的，对写好公文大有帮助．
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    首先要搞清楚什么是应用文的格式．
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3 c7 R: K% a& z, r" ?$ I0 X    应用文的格式就是应用文（包括公文）一定的规格式样，是文章的外在表现形式．这种外在表现形式从写作的角度来看就是撰稿人在撰写文稿时要把某些内容固定地写在书面的某些位置上，不能变动．例如写家信，称谓写在信纸上方左边顶格的位置，署名写在信纸下方右边，日期又在署名之下，等等．
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    其次要明白什么是文章的结构．文章的结构就是文章的框架，是对文章所选用的材料进行的编排组合，是文章内部的组织构造．写一篇文章，将文章分成几个部分，每个部分分几个层次，每个层次分几个自然段，将哪些材料安排在哪个部分哪个层次，这就是对文章材料进行编排组合，是搭建文章的结构．为了写好公文，有必要进一步弄清楚应用文结构与文学作品结构的区别．
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& e: D5 S7 |, H% ~     应用文的结构框架是平直的，也就是在文章中按事物自然地，正常的发展顺序来编排材料，而且要按单一线索编排材料，不能使读者觉得文章的头绪纷繁不清．这是因为应用文是处理工作，本文由老秘网推荐，解决问题的，它必须以提高工作效率为要旨．而文学作品的结构框架是曲折的，起伏的，有很多作品是双线索编排材料的．因为文学作品讲究故事情节波澜起伏，曲折离奇，引人入胜，要求作品中的人物富有性格，矛盾冲突时起时伏，这就需要在结构上刻意雕琢：或故布疑阵，给读者造成悬念或在前面埋下伏笔，引起后面的情节；或在疾风暴雨的斗争之后写一段抒情回忆，插入一段主人公的美好向往：等等．

& O# o$ U* n, L3 F( P3 {' P: Q" G. H    按照《国家行政机关公文处理办法》及《国家行政机关公文格式》的规定，公文格式各要素在公文的文面上都有固定的位置．如主送机关要写在标题之下，文面的左上方，且要顶格书写，发文字号，标题，正文，成文日期，附注，主题词，抄送机关，印发机关等在公文的文面上都有各自固定的位置，不能随意改变．公文的结构是指公文的开头，主体，结尾各个组成部分的搭配和排列．篇幅较长的公文，如会议纪要的正文可以分成若干个自然段，开头一般用一个自然段介绍会议概况，主体分若干自然段写会议内容，结尾一般用一个自然段写会议号召或要求．篇幅较短的公文，如果正文只有一个自然段，也要注意按照表述的先后次序安排好开头，主体和结尾．

    例如写请示，先写请示的原因，也就是请求上级批准的依据，包括事实和道理，这是开头；再写向上级请示什么，表明请示的目的，要写得具体，明确，这是主体；最后写＂当否，请批复＂，这是结尾．

5 K& B% r* r- f) x- ~   再如写批复，要先写批复的根据：根据之一是收到了下级机关请示，可引述对方来文的时间，标题，发文字号；根据之二是＂经研究批复如下＂，这是开头．然后写批复意见，意见要写得具体明确，这是主体．最后写＂特此批复＂，这是结尾．●刘中和