职责是秘书人员在辅助管理的活动中所承担的具体的工作内容。它具有多样性和具体性的特征，解决的是秘书应当做什么的问题 & M( O3 x. i/ H7 Y4 T! ]
( d# \. R5 K }( _* a0 S
职能则是秘书人员在职责范围内一切活动所产生的整体功能，它具有宏观性和概括性的特征，它不仅解决秘书工作做什么的问题，还要解决秘书工作为什么做和应当怎样做的问题。
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一、秘书的职能
u1 h! {+ O# M0 d3 u$ c 1.辅助决策
! C6 I; Q# a# Q1 K: d5 R
( {5 I s" m3 i+ R5 Z （1）、辅助决策的含义：在决策过程中，在知识（包括理论）、能力（包括技术）、经验和精力等方面给予决策主体全面的补偿，以提高决策的科学性和时效性。
4 ?) ]0 N7 }0 I( Z2 g6 D/ j
* P' J$ ^: x7 F （2）、辅助决策的特征：体现在以下几个方面： ( O7 [& a" i+ n. {7 i& S4 f' u
" b T5 |( K. I. R# a 辅助内容的综合性 / m6 x1 P8 X' S- T7 y# j
9 `/ L: s0 ~, D1 q7 k6 m
辅助时间的经常性
+ D H" E5 L3 D& e4 L2 C
- n; Q# j. y0 N! | t( ? 辅助环节的全过程性 ' \' |' \2 \; W5 [2 R
& h4 O# X+ U5 c, e （3）、辅助决策的原则
3 X0 ^6 P2 N8 V1 J0 D7 Q: [
1 O3 N. _) F) h 超前原则 3 k0 s- q/ n% W' J
- x: C0 z' `1 a- O5 M0 `. [ 定位原则 0 i2 a! u. B- u( ]
& f! A5 O& ^9 m4 Z* q- D 信息原则 , x$ c( W1 ~ b& G7 H W8 L
; M6 C; j* @9 N2 v8 U 谏诤原则
5 X# L5 z+ J; ?, P) b! ?$ h A3 u2 w' Q5 g* z- l# `' @$ t; W
（4）、辅助决策的过程 + L. L1 |" Z( D0 v0 A3 L" S$ X- p
2 s* {6 p' G0 V+ {% }- F
协助领导确定目标 ; X& M/ n' ?% p: _; [- w3 O
# t d- y! S9 v) I
协助领导设计方案 ' P3 W2 H- H( I1 l. o( [
4 K. z% g# }5 G4 G3 t C. z
协助领导评优选优
" v7 d6 y% j% G
- ^; q5 f: [% v5 u4 e* G- m 协助领导实施反馈 7 m) u, ~+ L# }! T1 S+ J
2 F/ D% K6 U ~, c: w3 y+ Q" j% ~ 2、协调关系
( t! g+ ]3 f( C+ Q
: \. ]7 a& r% s9 z$ {' z （1）、协调关系的含义：秘书的协调是指秘书人员在自己的职权范围内，自觉地调整各类组织、各项工作、各个人员之间的关系，促进各项活动趋向同步化和和谐化，以实现组织目标的行为过程。
+ m" [; @0 e: K$ K
9 ?2 n% k5 x% g2 t& i （2）、协调关系的特征
% P5 U) x4 U0 O, H5 ~& H; R# b7 @9 m$ I0 U- `% E* U
从属性
' L* @& q5 G3 o% _* R) R4 h1 c" S2 `0 N) r
广泛性 ; Q8 ]' q' [( ]2 ^8 g5 _
- {2 V( T2 H4 f0 a0 h, n 间接性 " V5 ^, i) O7 ]0 M2 D' ~
4 u7 y/ d! o0 j' \# w( C1 g- [ （3）、协调关系的原则
* E3 n$ w0 `, i' \8 Z x
( ]2 ?6 q( j+ { {5 o 政策指导
! v5 O9 D! R; k' E
* n4 X/ j% ?7 @: Y5 n2 ` 客观公正 : h3 _0 a. Y% S5 O! j# \
- O' w( _+ L& a7 ^
平等协商 % J0 R0 u2 ~$ z3 g- x0 Z& }
' g% M+ a/ ^% X7 m* E
注重整体
/ |; m1 O2 g7 Y# C" ~+ O) C: Q9 o# b% C
灵活适度 7 Y. R5 w5 f) @$ } [$ |7 |
9 t+ u/ q/ X* t8 N' M# h$ Y4 S- F
（4）、协调关系的过程 * B7 z- G. t7 D* Q) ?( G- o
* }$ `# V$ [) C3 n8 q* L3 {7 ^" l0 x
摸清情况 : C$ @/ n4 b6 h0 X$ B; C/ i9 `
0 ^# }' {# S9 p1 l, u2 M# R" ~ 找出症结
+ @5 R5 E, K% f$ E+ k% j+ G3 A: C5 h" J, C" ]/ L) E0 u
恰当协调 ( ] y2 H& K" j4 `9 e$ s, c4 f$ U
9 t& e" y8 E* M7 Z! `, x6 F3 w 督促落实 ) {7 A& y0 O# y/ V, \
3 p0 z+ O, h# }; x6 Z3 \ t
检查反馈 A* y2 `' Y/ ^2 `* I' n# @" u
5 _! B0 R4 I1 \, s1 q. @* K
3、处理信息 E8 x: o# u) m; F
" K3 n4 D+ D8 Y$ D; C （1）、处理信息的含义：信息是指客观存在的一切事物通过物质载体发出信号、消息、情报、数据、图形、指令中所包含的一切有价值的内容。信息不是事物本身，而是表征事物消息和信号中的内容。 4 V& l! O1 s0 p* o! P: c3 x
- r, S; Q5 g1 R8 I
（2）、处理信息的原则
8 r: D$ }; l, H( A6 W8 u- [7 K, S
及时性原则 ; ~ t* b0 C* D6 ?' ? n+ z$ r
2 K5 E* Y/ G0 v9 I/ g9 r
保真性原则
; ^. c! @1 O& v5 R1 `8 ~0 H$ Z9 r8 @
适用性原则 8 J# ~! k$ u' k1 s
! I( A0 m/ ]- E1 z {, ~, t9 M0 `- i 预测性原则
9 C3 I9 l. b' T
# n$ j+ Z. o- y: }% p2 t （3）、处理信息的内容 1 A! K$ H& `! Z1 C% g' Z
1 }' V+ q3 D8 Y @% r
历史信息
$ t9 I$ u0 W3 D" E" [7 @9 M- u+ l
上级信息 ! F( t: m F2 e, \' g X- O6 Y
/ c7 f4 S* g- J8 F8 U 内部信息 4 F0 f8 D) j/ Y$ h+ V3 u
, n3 H( n; Y$ y" A% @ 公众信息 $ ~/ A2 C$ ~6 ?2 Q& q5 G- Y8 F- D ^
" X2 s1 D" h5 O9 i% _
社会信息
' f1 r* v; }" f4 D5 [) g5 q* ^+ G4 h5 R3 m# k
（4）、处理信息的过程
& [1 H+ ]2 P0 b: t! A, M
8 s1 Y( S# U* D 信息的收集 ! Y$ n& e$ k' H, R5 g
/ ~) j# ^0 Q& d 信息的加工 0 d! S, f- {( a* d! N
9 n! ?& k* i! G9 K 信息的传递 , Y' @% {$ Z8 C3 V/ x3 `4 t
5 L. H t f2 O+ ]% d 信息的反馈
+ C8 m. [% G! o* Q: r- G8 B/ A8 t/ A
; L a- G9 u! |% |2 g5 f 信息的储存
7 |+ F3 }6 ?8 b" f+ `
( b8 e# A; E' e" U5 B' P 4、办理事务
$ @' k) O+ \4 m* ~! y$ b3 q
, W' G6 b) X# Z! ?; R2 ^0 s0 q( v! k8 B （1）、办理事务的含义：事务是指一切同领导工作有关的日常具体工作。
% h# j6 J) S) ]& @$ b: Z7 T: s; R* y
（2）、办理事务的特征
) q7 t6 C3 e" W) L) s4 H
) i# K* O# |/ |6 U# {* k 综合性
) l E3 o+ L# j. ^" m9 L, [ x, f0 ]% x6 P& R2 ]# w
服务性 ) |! O: i) h) t" p4 f
! P% Z5 W& j( A6 K9 E
繁琐性
( |- M3 {* z% D- X" N% B+ C7 @, k' \ |: Y5 {
突击性
/ D# h! ~ W0 f7 i# B, a4 J( ^0 U% Z1 G, ^$ z/ T c. ]2 N" |
（3）、办理事务的原则
$ { V+ M( M/ {$ Z9 G$ |. u5 i9 {- P& j" s, |% R3 f" I. |: a. E
被动中求主动 0 W" r' R$ X" C0 Q+ E7 {
| G8 U6 T% ?$ B$ @1 X) J' |
原则中求灵活 / B% |" p6 l2 e- ?7 ^! r0 w: W
9 x0 K5 M5 V, o( G% i0 J0 h
繁杂中求规范 3 v* {* R0 E' Y8 ]
6 a6 P* ~, j9 m% s/ o; P; l
（4）、办理事务的程序 , L( n, m5 e( e* F
* z' a: c& e$ M1 G 自然程序
% p, S* v! R7 Z% G7 {' Y6 M" t' Y# @, U$ x
理论程序 8 J9 B$ z2 ] Y# X; c* ~) ?
% N2 J& j- }6 D3 S: p) I. \* O 指令程序
2 A; N3 W j4 d2 ^: D/ R) g/ h; _! C1 ]" u: T6 \4 L5 K% @
法定程序 ! v# N) |' N- ?: ?
: ^2 s! c! x" ]- W6 j
技术程序 ( x5 g/ z9 G+ m, `; {
+ s6 l( o$ b" `1 D
习惯程序 2 p r) ]3 h5 a8 j3 k2 |
7 X/ K/ s' b% ~4 n+ A& t/ q) ]
二、秘书的职责4 T! E$ I) l8 B2 }2 F! B
大致也有以下11个方面： & g3 e) s/ ]( ], N, R2 o8 l
) R& w2 ]# v& {/ q
日常事务管理（办公室管理、通信管理、值班事务、日程管理、印章管理） r7 `3 g6 r+ Y+ y/ M" X6 d
# E8 X+ F( a N/ S 接待事务（来访接待、安排服务等） ' Q* k) C V7 b# ]# u1 f' x! h( l
2 o' ] o; ~& B ? 会议事务（会议安排、会场布置、会议服务、会议文件的处理等） 5 K' R8 H4 H B: v. Y& P( w, R t
3 L ^- F C+ z1 x* e+ [ 行政事务
0 S0 c7 j5 I; P6 p) c( Z1 C
9 j0 @& t& I9 `! C9 [ 信访事务（群众的来信来访或顾客的投诉处理等） % e8 a7 f& i- ^6 X7 A
6 P- Q% W& X/ c4 n8 _ p1 ?
调查研究事务（搜集信息，提供可行性的方案供领导选择）
+ ^ J2 B! J4 ?& l) D% `" K4 g- k$ a& p- R* H3 z6 F$ u! Q# D9 c/ i& i
文书档案事务（文书撰写、制作、处理和档案管理）
0 n6 d: m% {" A2 n& m. X. y8 e' Q/ z) d% i0 d
写作事务（各种文体的写作） ; y1 B W: t4 j3 ^. S) z8 v
. Q) q- r4 b: M- I$ c( P v2 ~
协调工作（政策、工作、地区、部门、人际关系等)
5 J3 g- q# _7 E! D; i$ t
9 ]1 X" a8 X4 L3 J6 l: }* w3 h& M2 M 督察工作（督促、检查领导交办批办工作的落实情况） : v$ p* @9 K1 e
' [! E# s! Q! e" g( I 其他领导临时交办的任务 |
提升卡
置顶卡
沉默卡
喧嚣卡
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