结构犹如文章的骨架,安排好文章的结构是公文写作的重要一环。结构好,主旨鲜明突出,内容层次清楚,线索清晰,材料衔接紧密,前后呼应,文章便显得集中、完整、统一、和谐,富有表现力和感染力。
4 V( B @! p7 J4 u# l6 x
; q1 _% x8 m' J& M1、段落。段落,又叫自然段,是行文中自然形成的最小的表意单位,是文章在表达思想内容时,由于问题、转折、强调等情况所造成的文字上的停顿。它有换行另起的标志。
! L* P7 M4 X+ P# a. w* ?8 B6 \5 n4 q$ G! K
公文划分段落要注意以下几点:
( ^) n) F U. ]; m9 _+ E* \. U7 p4 k; z8 T9 x
①要采用统一的完整的规范段,而且最好在自然段的首句中显示出段旨来,给人以鲜明、突出的印象。
( ]# j3 k( ^/ a) J$ l T8 j G2 M* E$ g# u% o% I
②注意段落之间的内在联系。多数情况下,本文由老秘网推荐,一篇公文中要含两个或两个以上的自然段,并且每个自然段说明一层意思。所以,既要注意段落的单一性和完整性,还要注意上下段之间要衔接得紧密、自然。5 A( o% q3 L ^( Z! B
1 e" p9 I9 Z+ E! I- r$ {, r8 L5 A③根据内容的需要,段落的长短要适当。划分公文段落,要考虑每段内容的分量和需要,既要避免过长,又不能太短,但也不能强求长短一致。
# \1 z5 X, h% j+ Q6 s% @# M1 f- L( g& l
④安排好段落里内容的次序。段落里的内容也有一个先写什么后写什么的问题,特别是有些文件的段落比较长,则更要注意段落内部结构的逻辑性。
- L) \7 L0 \, {' ^( B. _. [* Y4 t& W& v
⑤划分段落要适合文种的特点。有些公文全文就一句话,其自然段与“章”“层”“句”合一。所以,公文段落的划分,还应该具体问题具体分析。 [( s0 z e4 O% ]. S0 w# l
! s; T% c) Q- {+ m, n) B
2.过渡和照应
. ^7 _/ {, `/ X: U
# D2 x, g3 W' u. C V6 w5 [( O- \5 d过渡即上下文之间的衔接、转换,它是使文脉贯通的主要手段。一般来说,当文稿依内在逻辑展开,文断而意自然相续时,是不需过渡手段的;而在文意有所差别或截然相反时,为避免衔接不紧、结构松散,则要采取一定的过渡手段。以下几种情况需要注意:4 C& }% w' G' j2 i
C, {9 V# r) T2 @; l- E& \ |