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秘书的事务处理艺术

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爬格子 发表于 2012-9-19 06:44:51 | 显示全部楼层 |阅读模式 打印 上一主题 下一主题
 
    某大公司人力资源总监张先生说:老板对某些秘书在工作中的拖沓、松懈、低效作风确实感到难以容忍。他们需要的是工作井井有条,在办公室一呼即应的秘书;是在工作紧张时能自愿加班而毫无怨言的秘书;是用脑多于用手、善于管理时间,而不是整天忙忙碌碌、穷于应付而毫无成就的秘书。
1 A2 ?0 |6 {5 \4 d
$ x6 q  h& C! v- S4 V% N(一) 加强纵横两方面的密切联系
! K6 O" x$ w. [8 o1.纵向
$ ]9 m; m1 F8 ~2 G( `3 d2.横向. ^/ a7 \1 ^* G. F0 ]+ [; ]

* _. @& b" P6 r4 s8 U(二)把握事务处理的先后次序
% J  x! M0 o4 o& z% U( S1.事务工作系统分析法0 k8 x; |# ~2 O5 J% v( E9 M
2.用"5W1H"法来检查现行事务处理系统的的合理性。
6 y- K% C9 G" N1 J2 R8 V这"5W1H"法的含义为:
' R9 S- s+ B1 \(1)Why(为什么)--这是探求现行办法必要性的起点。就个别事务而言,要考察其处理方法是否合乎领导要求与企业目标,就整体事务而言,要分析这一系统是否合理,科学。
2 ?2 f& g  k! E( w5 @  H(2)What(做什么)--这是研究现行工作的每一具体内容,重点分析这些内容与目标间的联系。6 |; w" D. l* l0 @) Z' m, v
(3)Where(何地做)--这是研究现行事务处理的空间位置及相互关联性问题。, `% l6 I! C1 l7 @" @, ^  c
(4)when(何时做)--这是指对工作时间的分析,一是时机上是否合适,二是时间长度是否合理。* f" }+ V2 d' Y  |# I* t! f' s
(5)Who(何人做)-一这是指事务处理中的人员定位问题。
* ~: b; T6 D' o8 p$ Y(6)how(如何做)--这是指方法分析。如何做最好?有何注意事项?有无更好的做法等等。
# v9 O' z* f6 S2 e5 u9 H! V3.用"ABC分析法"来理顺事务处理的先后顺序。; E0 K: R0 X% F$ h" f/ N
"ABC分析法"是重点分析法的一种,它强调对一切事务应有根据其价值的不同而有不同的努力程度,以合乎经济原则的观念。"ABC法"又叫"主次因素排列图"或"巴雷特图"法,它有两个纵坐标、一个横坐标、几个矩形图和一条曲线组成。左边的纵坐标表示频数(具体数量),右边的纵坐标表示频率(以百分比表示),横坐标表示各种要素,主次因素图的习惯用法是把累计百分数分为三类:0-80%为A类,80-90%为B类,90一100%为C类。
! y: r$ I# F4 |7 x/ p试以某公司秘书事务处理系统进行分析:我们将该秘书所处理的事务概括为五大类:文书,会务,接待交际、临时交办、常规工作(办公室布置与整理、通讯、领导日程管理,档案管理等)。经统计,一月之中,该秘书所处理的各类工作时间为:文书3800,会务2180,交际接侍1020,临时交办1900,常规工作1870,总计10790分钟。各类工作占全部工作时间的比重为;文书35.4%,会务20.2%,交际接待9.45%,临时交办17.6%,常规工作 17.35%,累计100%。
: C. K: f& Z5 |& |, ~画出前述坐标图,将各类工作按比重从多到少,顺序在坐标上画出矩形图,然后,再标出各类工作时间的累积数,最后将累积数的坐标点连接起来,就得到了累积频率(百分比)的折线.5 h- g3 M( @6 d. I& i/ G9 L

9 a, Z4 ]0 u; c(三)妥善管理工作时间) L3 y8 V% C% D9 w' |
1.确立时间的资源观与效率观。
* x6 |% l+ s8 L5 d9 h: ?/ w) ]秘书工作效率=资源+效率4 i: ?4 L, [$ K+ `: X2 F2 L
2.学会时间诊断和制作计划。
8 }- R3 M0 m; B/ U+ I0 c: F3.营造良好的办公环境,挖掘时间潜力。
, Y; ?) S& e& h# Z1 f. j5 h[案例]:
! c( m8 u/ A! ^% q
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标签:秘书艺术
 
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