组织会议应把握的六个基本环节

组织会议（或者活动）是基层办公室的一项基本职责，会议组织得成功与否直接检验办公室工作人员的能力和水平。组织会议看似简单，其实不简单。组织得不够好，与会者就会有看法，也会给办公室工作带来一些负面影响。会议组织需要一个基本程序，这个程序一般是不变的，个中有多少环节，每个环节做什么，达到什么要求，都有一定的规范。我觉得， 要把会议组织好，至少应把握以下六个环节。
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第一个环节，草拟通知。会议通知要在准确把握领导意图和会议主题的前提下，认真草拟。在拟定的会议通知中，何时开会，何地开会，哪些人员参加，这三个基本要素不可或缺。有些特殊会议的通知还要把相关的具体要求讲得更明确一些。如召开区委经济工作调度会，要求参加会议的乡镇街道和相关部门的“一把手”在会上发言，发言内容为前一阶段所做的工作，取得的成绩或呈现的特点特色，下一阶段工作思路、工作重点和工作举措，发言的时间不超过10分钟，等等，这些内容，在草拟通知的时候就要写进去，让参会人员做好相应的准备工作，不然的话参会人员到了会场就会不知所措。细节问题如果注意得不好，容易引起参会人员的不满。所以，必须提前将相关参会要求在通知里面写清楚，便于与会人员做好准备。
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# L) j  |" n8 z第二个环节，呈报签批。通知（或活动方案）拟定后，需要呈送相关领导签批。如乡街、局级单位组织会议，承办的站所、股室负责人要先签具请办公室审核的意见，然后交由办公室主任签具给分管副职或“一把手”审签。审签必须严格按程序办理，不能随意，不得省事。如区综治办召开全区综治工作会议，区综治办主任要在拟定的通知上签出意见，交区委办、区政府办审核，“两办”主任再呈报给区委书记或区长审批。

第三个环节，印发通知。会议通知这个环节尤为重要，召开一个会议如果人员到得不齐或代会的较多，会议精神就难以及时贯彻落实，会议也难以达到预期效果。在会议通知落实方面，切记注意通知应当参会的相关领导，特别是主要领导。因为领导工作头绪多，有时候难免忽略或遗忘。尽管有时办公室人员已把会议通知放到领导办公室，如因领导外出开会或处理其他事情没有回办公室审阅通知，以致可能缺席会议。因此，办公室要在下发书面会议通知的同时，还要采取其他渠道把通知搞到位，或电话通知，或短信提示。总之，在通知的落实问题上，大家要不嫌麻烦，确保万无一失。
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第四个环节，会场准备。一是要有会标。正规的会议一定要有会标，除非是临时召开的会议。二是要准备好会议资料，资料较多时要提前装袋。三是会场要有座位示意图，在座位背后贴上参会者（或参会单位）的名字，便于查到。要根据实际情况来编排座次，摆好领导牌、单位牌。四是要注意音响、茶水的准备。有些单位不够注意小的细节，开会使用的是些过时的茶叶，喝起来是苦涩味。建议开会的时候尽量用些新鲜茶叶，这样开会的人员喝得舒服，精神也饱满一些。音响在会前也要调试一下，听听效果怎样。
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第五个环节，会间服务。

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谢谢楼主，受教了！解释的很齐全，把会议从准备到执行到总结，讲的很到位