在办公厅室工作,既便不是专职会务工作人员,也难免会参与一些会务准备工作,如布置会场和主席台、摆放桌签、就餐宴请、照相合影、发放会议材料、挂会标、试投影等等。说起来,这些工作都不复杂,没有多少“技术含量”,只需认真一些,谨慎一点,按照程序一步一步做就能完成好。其中,最需要秘书人员留心和注意的是桌签的摆放。
% Q. f$ z# N: n
+ S4 u( o) {- } 会务工作中,涉及到桌签摆放的主要有主席台、正式宴请和集体合影三个环节。
8 N; C3 E; y5 q: ]5 W
' U9 r% u, e/ I 一、主席台桌签的摆放
8 j6 \ b& n( D& }" I. t8 [/ ]. y# Z ^
会议主席台必须摆放桌签,以便于领导一目了然,对号入座,也避免领导在主席台上的互相谦让,既利于维护会场秩序,又增强了会议的严肃性。
+ p* X1 G" ~1 }! f* u4 d3 _( m# D5 Z
3 h& [1 ?' H; [# {9 A" w+ N 会议主席台,一般应面对会场入口。每位参会领导面前的桌子上,均要摆放双向桌签。桌签的摆放原则为前排高于后排,中间高于两侧,左侧高于右侧。此处须要注意的是,左右之分,要以主席台1号领导座位朝向做为参照标准。
& X9 r. d9 b, n* C$ G2 e
& I6 Q% s+ q- N) n8 h0 r1 P 当参会领导为单数时,主要领导居中(即主席台的中线位置),2号领导在1号领导左手位置,3号领导在1号领导右手位置,以下如此类推。8 f* h. r W& [% h
! {. h6 O% |/ A" L$ {4 r/ ?
当参会领导为偶数时,1、2号领导同时居中(分别放在主席台中线的右边和左边),2号领导依然在1号领导左手位置,3号领导依然在1号领导右手位置,以下如何类推。(示意图如下)
' G4 T `; g& `% q+ M$ l1 J$ E; S! ]# i- T6 c+ i
" U; y5 }6 ~& L3 S- H$ S) i0 q7 f" ?* |2 q, h3 B0 E% o
会议发言者发言时若不宜就座于原处,应设立发言席。发言席一般位于主席台的正前方或右前方,并摆上桌签。/ R: m0 i3 ~' _$ w& X K6 t- T1 G
# y( ?1 p) O; k9 a% G, n
圆桌会议通常能让参会者有轻松、友好、尊重之感,所以在开座谈会、沟通会、协调会时一般会采用此形式。摆放圆桌会议的桌签时,应该注意座位的朝向。一般面对门口的座位最具影响力,也最具有权力感,在这个位置摆上1号领导的桌签,其余顺序按主席台的桌签摆放顺序即可。
/ b5 P9 ]- V& G2 {. p, A
* X: _8 p$ |, w 二、正式宴请时的桌签摆放
; y5 [% J0 W! L+ ?5 k; z4 |- J; H, e E: W! H9 q2 T: E
宴会前,总能看到一些人谦来让去的,不为别的,只因没有桌签,无法确定座位,既不想“越位”,当然也不想不“到位”,只能在推让中达成一致。' K6 H7 ^3 c: a( }+ X& A
, R; C. X) u1 J/ |3 J
正式宴请时,一般都事先摆放桌签,以便参加宴会者入席时井然有序,同时也是对客人的一种礼貌。一般离门最远的、面对着门的位置是上座,离门最近的、背对着门的位置是下座。宴请时以右为尊,上座的右边是第二号位,左边是第三号位,依次类推。主陪坐主座,副主陪坐主陪的对面,1号客人在主陪的右手,2号客人在主陪的左手,3号客人在副主陪的右手,4号客人在副主陪的左手,按此顺序摆放桌签。以上主陪的位置是按普通圆桌宴席设计的,如果场景特殊,应视情况灵活确定。
1 ^- g5 \8 |$ `( @+ ]4 y4 X/ U5 n2 |) f
三、集体合影时的名签摆放9 x" e6 v/ j, w( x6 v: P! ~
) s6 M/ m4 `# F6 l |