一段：发通知' B" L1 S9 v" ~1 a1 ^
用电子邮件或在黑板上发个通知，然后准备相关会议用品，并参加会议' t7 C' z6 q, w! B0 C3 y: q; F5 K0 o
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二段：抓落实1 o( {8 M, e, l# h+ _
发通知之后，再打一通电话与参会的人确认，确保每个人被及时通知到
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- j* H; x. k2 o* x& t$ a; m三段：重检查6 u; R6 `5 g1 X6 U4 E
发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒与会者参会，确定没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉缺席的人是否必须参加会议留下时间5 M) |( m3 W* Y4 L+ }+ y+ ~ j
8 P+ a' ?' B$ t6 `' c" G% K: J四段：勤准备, X2 {- k& Z! D. g
发通知，落实到人，会前通知后，去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条：此会议室明天几点到几点有会议
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3 }) w% j j) H0 [. C五段：细准备* \8 `) |* n7 c! x
发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，还先了解这个会议的性质是什么？总裁的议题是什么？然后给与会者发去过去与这个议题相关的资料，供他们参考（领导通常都是很健忘的，否则就不会经常对过去一些决定了的事，或者记不清的事争吵）# i1 x4 Q+ V, f* ~8 n3 r
% q. O J! l1 f" d, p3 Q. H六段：做记录; U1 M7 H' p. C% ~) S) Q
发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录（在得到允许的情况下，做一个录音备份）
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七段：发记录
. d2 X1 U" y2 ^! L* F5 X5 v会后整理好会议记录（录音）给总经理，然后请示总经理是否发给参加会议的人员，或者其他人员
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$ m* {6 j3 X* a5 E' C3 K八段：定责任0 b% Z+ p$ A7 k" f7 X L
将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给总经理与当事人一人一份，并定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理
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" L1 o% B4 W- ?九段：做流程
3 k3 T2 l7 u& ]5 j1 [% J H把上述过程做成标准化的“会议”流程，让任何一个秘书都可以根据这个流程，把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于任何人的会议服务体系: Q. i( D- r5 G9 T( Z; M$ P
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