一会前筹备$ m! w/ }( X6 C9 ^# f( g
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) b$ }: v; Q8 p& H1．拟订会议方案。会议方案是组织安排会议的总纲，是会议意图、目标、计划实施的书面表现形式。内容包括：会议名称、时间、地点、规模、主要内容、议程、拟请出席领导、参会范围、日程安排、文件材料目录、宣传报道、食宿行安排、安全保卫、工作班子组成及职责分工等。制订会议方案要坚持复杂程序简明表述、简单问题慎重对待的原则，增强方案的指导性和可操作性。方案报送相关领导审定后，要立即召集相关单位负责人召开协调会，对各项任务进行分解。
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1 z H1 d0 {( Z8 t4 R2．起草、审核会议通知。会议通知是会议组织者向参会人员传递会议信息的主要方式，也是参会人员反馈信息的前提和条件。起草会议通知要做到表达准确、条理清楚、言简意赅、一目了然。通知的内容包括：会议名称、主送单位、主要内容、报到时间和地点、参会范围、报名要求、有关事项等。会议通知一般由会议的承办单位负责起草，然后报有关部门和领导审核签批。做好这项工作，关键在于落实会签制度与提高效率相结合，既要严格按程序逐级审核把关，又要迅速及时。
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9 W" k0 l$ ^2 Q( Q# G W3．下发会议通知。要把握好两点：一是及时，使参会人员有充裕时间做好准备；二是准确，防止重发、错发、漏发。在召开紧急会议需要电话通知时，要注意语言的使用，避免出现“明天”“后天”等字眼，必要时说明“星期几”，防止产生歧义。6 z& p9 w' G" D
3 t: r4 r- s/ U4．落实与会人员。按照会议通知要求的时间，对与会人员逐一落实并做好登记，必要的进行电话核查、督促，统计汇总后拉出请假人员名单，并及时向有关领导报告。
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5．协调出席领导。根据会议性质拟写领导出席安排，报请秘书长同意后，逐一进行电话通知。内容包括：会议时间、地点、议程。并帮助衔接、督促讲话稿或主持词的起草与报送，确保及时送到相关领导手中。会前半小时再对出席领导进行一次手机短信提醒。9 g5 {1 {6 {' Z$ q
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6．预订会议室。会议时间确定之后，要立即与会议场所联系沟通，预订会议室，并安排做好先期准备工作。# Y2 d% s7 V/ I6 E" `
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7．编印会议须知。与会者通过会议通知得到召开会议的信息，但会议的有关安排、要求，需要通过会议须知来了解和掌握。大型会议活动需要编印会议须知，须知编排要求准确、周密、合理、简洁。内容包括：日程安排、与会人员名单、分组名单、食宿安排、乘车安排、值班电话、作息时间、注意事项等。
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6 u! c) a% y2 j! a9 ~, J( m8．制作会议证件。有些会议需要制作会议证件，包括出席证、列席证、工作证、车辆通行证等。证件制作要根据会议主题，从易于识别、方便管理、利于安全的原则设计制作。
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9．布置主席台。主席台是会场的重点和中心部位，是会议性质、规格和气氛的集中体现。主席台的布置要从会议性质、领导人数、主席台大小以及方便领导出入席等方面综合考虑。8 l9 f4 [" y2 E2 x4 a% R- @
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10．制作会标。会标体现会议的主题，会标制作一定要准确无误，并注意把握会标的长度、字体与会场是否协调一致。某些法定会议，还需要悬挂党徽。
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. X9 ]" S; Y( m# @% C3 _7 I11．检查音响和灯光。根据会议议程安排话筒的数量和摆放位置，并严格落实“三检查”：布置会场时检查；会前半小时检查；会前十分钟检查。某些法定会议播放《国歌》《国际歌》，要提前进行演练并做好备份，确保万无一失。检查会场内是否有灯泡损坏，如有损坏，提前进行更换，有投影演示时需及时调节灯光。
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, Z) o5 T) e" e# N12．编制座区图，摆放座签。根据统计整理后的与会人员名单，合理安排与会人员的会场座次。座区图和座签要反复进行核对，防止遗漏、重复，防止出现错别字。
, A& K5 ^4 w# T4 ]- Q4 x13．组织调度会议用车。大型会议活动，需要借用或租用车辆。要安排专人负责车辆的召集和调度，车辆较多时要编排乘车分组，并对车辆进行编号。 |
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