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众所周知，文字训练需要经历长期性的积累才能够有一定的提升。但实际上，如果我们利用一些技巧性事务也可使文字水平在短期内、在面貌上有很大的改观。本次讲座从“3、4、5”三个数字出发，将常见的公文写作技巧拆分成“会议记录3要素”、“电子邮件4提示”和“负分公文5宗罪”三个部分，并将结合实际，结合案例对公文写作进行讲解。 " X2 v* |( R' O5 v/ {
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6 G5 g2 r. h8 j* Y9 t一、会议记录3要素
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1、准备工作细致到位（前期） 2 ~7 ?+ {, N _% X
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会前记录人要对会议议题、主要内容进行详细了解，对以往相关会议讨论情况，会议 , m4 w6 ^5 ?3 H2 B2 b H
$ J# e. \5 S6 g决议等做到心中有数。
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3 z; Z E: g+ \( a q 现场可采用文字纪录、录音记录等方法相结合，以确保内容全面准确，这实际上是对准备工作提出了更高的要求。 # o, B f1 F0 `3 D, x& l
( O+ p. x, i" G0 ^# ?4 \ 记录人应提前到达会场，并事先做好调试设备等准备工作，更好地协调参会人入场就座。 / O9 ]/ {* O7 ~/ e" B
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2、记录完整真实 9 p; j/ }6 N( y" d; _* V
X: R+ J- i) t9 G2 W% h 完整的会议记录包括会议名称、地点、起止时间、主持人、记录人、参会人员、列席人员、缺席人员、会议讨论议题、会议主体内容等等。
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4 R) n( q b/ h0 e; M真实的会议记录要求记录人忠实记录会议召开时候的场景，强调真实性与客观性，不能夹杂个人观点，语言使用准确得当。 e3 m9 L i3 [. [7 g
3 S p# K( N$ t/ G5 `& J2 p 3、整理准确及时
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$ C8 d* ], v/ k3 N* C9 A9 y会上记录只能是一个草稿，结束后应该尽快整理成稿，使要素完整、文通字顺、格式规范。主要有三方面的工作。 8 y6 c" `# t$ t" h B# x
6 ~" @' g9 x d+ p4 Y# W 一是对记录内容查漏补缺；
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* k8 Y O- A. n, F! T9 g二是对人名、地名、机构名、事件名等专有名词逐一核实；
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三是对记录文稿进行全面整理，确保记录体例统一。
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7 ]3 { {$ `* W二、电子邮件4提示
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) e# ]) P' A! z9 a$ R5 `8 _ 1、信箱名称 ~9 I4 N3 G4 n" C2 t, L! I8 o
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( a, X: I( _/ \; L( A. Z首先要选择有公信力的运营商，不要使用QQ邮箱，而应使用163邮箱、pku邮箱等等。其次要避免使用不规范的邮箱名称，不应使用像“奶油小草莓”等非专业名称，邮箱名称应尽量使用姓名拼音或姓名拼音与出生年份的组合等。 + q+ o9 f4 b/ a' @5 G& K# L
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2、邮件标题
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邮件标题应直奔主题。汇总信息类邮件时要标明来源，例如加括弧或者FROM XX部门等。方便信息汇总时也给收件人更好地专业印象。倘若将这一点形成习惯还会带来很多意想不到的益处。
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& L. F% w' q3 u" |, _" @ 3、邮件正文
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邮件正文应注意格式的完整度。对于一些连续完整的事务性工作，可适当简化落款和抬头。应时刻注意自己代表一个机构发言，因此规范的正文格式会给对方更好的专业印象。 ( ?5 [6 Y3 C L; G; a
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! q# E9 j) I" Y- Z, ~4 L! p" x行文语气根据不同对象考虑，尽量多用敬语。 / @5 d" V! ]% W
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4、邮件附件
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" n5 o; j" ~4 I5 S名称清晰规范，注意反复核查。 ! s9 C# F8 O3 h. |8 o
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注意软件版本，不同版本在兼容性上可能会出现一系列问题。 ( P$ M) W) T# K0 e1 ?* c
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提前了解对方阅读习惯，如果在手机上阅读的话，可以直接发送而不要发送压缩包。 9 U0 u, `' ]; \7 @5 T
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3 ]0 {0 Z* O1 {+ [0 x8 n6 k; m三、负分公文5宗罪
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* X1 l$ [0 s8 F$ S. |- m) G4 Z为什么会给一篇公文打负分？可能出现了以下几种问题，包括文种选择错误、核心词汇使用混乱、描述性词汇缺乏单调等。 7 r$ H" C3 L; j7 N, r5 Y0 R+ A
. n0 A; o; B' Y8 U _5 J1.文种选择错误
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B* t8 n% Y- O2 v' p* O3 r! I 公文文种只有15种，分别为 【决议】、【决定】、【命令】、【公报】、【公告】、【通告】、【意见】、【通知】、【通报】、【报告】、【请示】、【批复】、【议案】、【函】、【纪要】。 / e9 [5 p& `! D) V# @
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公文分为上行文、平行文、下行文。上行文是下级向上级，平行文是平级单位，下行文是上级机关向下级发文。 ' @' N, F$ @% o5 i' `1 G
4 f- _: k/ @1 o5 L （1）文种选择的重要性 8 O* s/ C, f4 c b
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# m# i1 O* w0 J5 L7 d在机关间运行有规律可循。上行文常用【议案】、【报告】、【请示】；平行文常用【通知】、【函】等；下行文常用【命令】、【指令】、【决定】等。特别的是，【意见】可用作三种文。名不正则事不顺。
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公文递交涉及来自不同机关的人，在过程中经办人员不同。文种选择错误可能会影响公文的流转和事务的办理。 5 T7 j. d* Q* s; D8 g
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（2）常见错误例子
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a.错乱 2 \" E. A7 y1 a: g
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如，【请示】错用成【报告】，以致经办人错分审批领域，导致问题无法及时得到回应。 / I6 i3 f3 D. D/ z/ P$ H1 Y
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9 o: a8 V- D4 W' ]8 u& J1 `b.缺失
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公文应包含发文机关、事由、文中三个要素，缺一不可。例如把公文标题写成新闻标题，导致收文单位无法迅速判断出行文的目的。要判断公文内容是请示问题、提出建议还是报告工作，经办人所要处理的文件量很大，所耗费的时间也长，不利于下一步工作的展开。 ( a! Q& o6 m$ z' k
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# @, i: c7 @9 B! t7 d" { E/ H7 Zc.非法 ; \+ A( f4 `* D1 k
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3 q0 D2 S- Q- A7 I5 F% @+ h超出15个公文文种，使用【总结】、【要点】、【方案】、【答复】、【汇报】、【建议】等名称。虽然可能不会影响事件走向，但可能会被专业人员质疑工作水平与诚意。 + p& A. _' b$ i k! k
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. |) y0 C$ z2 {4 P. `d.重叠 % c8 v2 T& f8 R d
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* S/ }! F% q. O4 L) Z' X! m( R故意把多个文种重叠，让经办人难以处理“请示报告”。但当然也有例外，比如“关于印发《XXX意见》的通知”。 ' a) |! Z; w$ T& r# T/ K7 D
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2.重要信息重复或者失误
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" b7 J. u- u a1 y' k, e" Q# | “一轮红日映朝阳”，同一项工作内容因类别鉴定不清，在工作总结中变换表达方法，反复出现在多个类别里；在一篇讲话稿中，在形式上分成几个大类，实际上内容大同小异。乍一看还可以，不过详细读下去会发现行文逻辑模糊，一篇文章读下来有不良的阅读感受。 , W. t+ R. f+ f& l% A! y9 ], P) r
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3 j6 I5 U j' U4 E3 ^3.核心词汇使用混乱 3 S; K5 x% x5 J5 X/ K* _: G
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蔡明和潘长江的春晚小品：小菠萝、小骆驼、小陀螺。同一学院全称、简称、历史叫法、当下叫法在同一篇文章中反复使用，会使阅读者相当混乱。词语使用不规范大多数情况下确实不会导致读者理解文章出现偏差，但是会令读者质疑写作者的水平和诚意。
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4.内容冗长，关键信息严重滞后 / M1 R3 _0 O5 z1 q6 u8 Y
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0 _5 y, C- V q/ _+ o$ F; L) J特别是写汇报请示类的公文，重要的问题应在最明显的地方点明，之后再对内容进行补充和展开。不要在读者心生厌烦之后再抛出主题。例如写简历的时候要控制内容长度，推己及人，注意精炼。
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5.修饰性词语贫乏单调
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7 m# G; f' P9 l 一篇好的文章对核心词汇的要求是凝练统一，但描述性词汇最好丰富多样，形容词副词多一些。多参考之前的优秀名言和流传下来的句子，偶尔出现的不同点缀词汇可能会让人眼前一亮，。多多考虑“用户友好”，考虑受众的观感。一篇好的文章布局和逻辑固然很重要，但是在修辞上的功夫也不可偏废，争取“让全篇都能打进读者的脑筋”。 ' h& C- h" s, [- O$ i+ Q
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3 T7 K- k a; y4 p6 f' E四、结语
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$ _3 M' \6 `2 _7 l$ H! Z希望助理们能将今天的培训内容运用在今后的实际写作当中，将这些代代相传的经验与方法更好地在实际运用中传承。不断提升自己的公文写作能力，让自己的工作水平up!up!up!
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