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众所周知，文字训练需要经历长期性的积累才能够有一定的提升。但实际上，如果我们利用一些技巧性事务也可使文字水平在短期内、在面貌上有很大的改观。本次讲座从“3、4、5”三个数字出发，将常见的公文写作技巧拆分成“会议记录3要素”、“电子邮件4提示”和“负分公文5宗罪”三个部分，并将结合实际，结合案例对公文写作进行讲解。
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! Y- Y3 a/ x1 \# k! U, `4 O! F/ e一、会议记录3要素 & J8 \# D }# f" h
E6 f& b; ]( @2 }8 m* U 1、准备工作细致到位（前期）
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, C. O, C I; | 会前记录人要对会议议题、主要内容进行详细了解，对以往相关会议讨论情况，会议 5 j% F% E# o+ ^) Q0 F. y
' W: [% ^& \8 p决议等做到心中有数。 2 D$ N4 y& z* U1 ^# v( Y: C8 P
/ p6 d7 a7 u1 V z 现场可采用文字纪录、录音记录等方法相结合，以确保内容全面准确，这实际上是对准备工作提出了更高的要求。
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记录人应提前到达会场，并事先做好调试设备等准备工作，更好地协调参会人入场就座。
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; _+ X$ \+ u$ l) l. _) l R# S* Y Z3 d; E2、记录完整真实 4 m! Y; c$ r4 F4 X! A5 q! l/ O
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完整的会议记录包括会议名称、地点、起止时间、主持人、记录人、参会人员、列席人员、缺席人员、会议讨论议题、会议主体内容等等。
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真实的会议记录要求记录人忠实记录会议召开时候的场景，强调真实性与客观性，不能夹杂个人观点，语言使用准确得当。
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3 j% ?; e2 O' ^; D4 L) } 3、整理准确及时 " c$ @. w; N6 y: J& Q# b5 x
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- \3 {: d& g2 X* D会上记录只能是一个草稿，结束后应该尽快整理成稿，使要素完整、文通字顺、格式规范。主要有三方面的工作。 . l$ P5 ?" d3 E3 a3 o
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一是对记录内容查漏补缺；
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二是对人名、地名、机构名、事件名等专有名词逐一核实； ( B, m; k- W6 d( {
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三是对记录文稿进行全面整理，确保记录体例统一。 $ c% \+ P. W/ E
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二、电子邮件4提示 + J s8 m9 }4 G( Z0 ^- v
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1、信箱名称 g G5 p7 V# a! B- i$ N, ?# C
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! H' ^2 Y3 l" p8 \( Y0 r: v/ X) D首先要选择有公信力的运营商，不要使用QQ邮箱，而应使用163邮箱、pku邮箱等等。其次要避免使用不规范的邮箱名称，不应使用像“奶油小草莓”等非专业名称，邮箱名称应尽量使用姓名拼音或姓名拼音与出生年份的组合等。 4 }) L7 A* p$ t2 Z
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; x8 v+ e" N! A! d9 j8 P& ~2、邮件标题
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邮件标题应直奔主题。汇总信息类邮件时要标明来源，例如加括弧或者FROM XX部门等。方便信息汇总时也给收件人更好地专业印象。倘若将这一点形成习惯还会带来很多意想不到的益处。
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3、邮件正文
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邮件正文应注意格式的完整度。对于一些连续完整的事务性工作，可适当简化落款和抬头。应时刻注意自己代表一个机构发言，因此规范的正文格式会给对方更好的专业印象。
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m. Z9 p* l6 I行文语气根据不同对象考虑，尽量多用敬语。
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4、邮件附件
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名称清晰规范，注意反复核查。 5 [8 B7 U% Q" a% M# b
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5 E9 [ Q8 B c% W# I5 c注意软件版本，不同版本在兼容性上可能会出现一系列问题。
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提前了解对方阅读习惯，如果在手机上阅读的话，可以直接发送而不要发送压缩包。 4 k L3 Y" F- j' b9 O; }# e
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/ V. H5 a7 l; }3 N, W& n) r三、负分公文5宗罪
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9 R! _! r4 F+ i7 x为什么会给一篇公文打负分？可能出现了以下几种问题，包括文种选择错误、核心词汇使用混乱、描述性词汇缺乏单调等。 0 x; Z) v, q2 C6 b: f* M; y& L9 U
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1.文种选择错误 . b& s5 m+ s# h3 N) Q
0 g% b$ g6 N" r7 [) K( @ 公文文种只有15种，分别为 【决议】、【决定】、【命令】、【公报】、【公告】、【通告】、【意见】、【通知】、【通报】、【报告】、【请示】、【批复】、【议案】、【函】、【纪要】。 $ n' H1 g/ G' C1 U
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/ t. V1 |' i) _6 [. S7 g2 n公文分为上行文、平行文、下行文。上行文是下级向上级，平行文是平级单位，下行文是上级机关向下级发文。 0 a) \% ~4 Q7 Z& [8 a) S( _* `$ I
7 {5 t; w3 ?; y' w A6 n# K （1）文种选择的重要性 Y, [; i+ Z. Q+ {( v
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在机关间运行有规律可循。上行文常用【议案】、【报告】、【请示】；平行文常用【通知】、【函】等；下行文常用【命令】、【指令】、【决定】等。特别的是，【意见】可用作三种文。名不正则事不顺。
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公文递交涉及来自不同机关的人，在过程中经办人员不同。文种选择错误可能会影响公文的流转和事务的办理。 0 g! B j e P5 X
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& h O4 t1 M" M- r# D（2）常见错误例子 : }$ B4 U( N& ^3 B4 t! `/ j
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: X- m: B- Q" }" U3 ca.错乱 ; x' }' \. k0 a6 m
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如，【请示】错用成【报告】，以致经办人错分审批领域，导致问题无法及时得到回应。 3 ?. v( u4 e: J6 }9 Y% Y
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6 V6 a1 W0 [& D. O9 l8 hb.缺失 - X) P3 L9 M$ M) v9 @
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公文应包含发文机关、事由、文中三个要素，缺一不可。例如把公文标题写成新闻标题，导致收文单位无法迅速判断出行文的目的。要判断公文内容是请示问题、提出建议还是报告工作，经办人所要处理的文件量很大，所耗费的时间也长，不利于下一步工作的展开。
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1 Q+ h9 Q# Z! T3 ec.非法
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超出15个公文文种，使用【总结】、【要点】、【方案】、【答复】、【汇报】、【建议】等名称。虽然可能不会影响事件走向，但可能会被专业人员质疑工作水平与诚意。
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) I' s( |. w& g; gd.重叠
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故意把多个文种重叠，让经办人难以处理“请示报告”。但当然也有例外，比如“关于印发《XXX意见》的通知”。 ) H6 o! Z7 m _7 X
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2.重要信息重复或者失误
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“一轮红日映朝阳”，同一项工作内容因类别鉴定不清，在工作总结中变换表达方法，反复出现在多个类别里；在一篇讲话稿中，在形式上分成几个大类，实际上内容大同小异。乍一看还可以，不过详细读下去会发现行文逻辑模糊，一篇文章读下来有不良的阅读感受。 6 s* J- F; c, Z1 @, C" ]$ R
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3.核心词汇使用混乱 " _; C- [/ H) f2 E* T4 m/ n
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; R4 q2 t6 S: b) v蔡明和潘长江的春晚小品：小菠萝、小骆驼、小陀螺。同一学院全称、简称、历史叫法、当下叫法在同一篇文章中反复使用，会使阅读者相当混乱。词语使用不规范大多数情况下确实不会导致读者理解文章出现偏差，但是会令读者质疑写作者的水平和诚意。
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4.内容冗长，关键信息严重滞后
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5 A4 r, U! ]4 o4 U特别是写汇报请示类的公文，重要的问题应在最明显的地方点明，之后再对内容进行补充和展开。不要在读者心生厌烦之后再抛出主题。例如写简历的时候要控制内容长度，推己及人，注意精炼。 $ H; r, Y# r1 }
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5.修饰性词语贫乏单调
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一篇好的文章对核心词汇的要求是凝练统一，但描述性词汇最好丰富多样，形容词副词多一些。多参考之前的优秀名言和流传下来的句子，偶尔出现的不同点缀词汇可能会让人眼前一亮，。多多考虑“用户友好”，考虑受众的观感。一篇好的文章布局和逻辑固然很重要，但是在修辞上的功夫也不可偏废，争取“让全篇都能打进读者的脑筋”。
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0 }) O8 Q, I! R8 u四、结语 ; V" Q' W- ]* H2 l& e& {
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希望助理们能将今天的培训内容运用在今后的实际写作当中，将这些代代相传的经验与方法更好地在实际运用中传承。不断提升自己的公文写作能力，让自己的工作水平up!up!up! 0 P8 t; \7 S. I ?0 ^
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