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众所周知，文字训练需要经历长期性的积累才能够有一定的提升。但实际上，如果我们利用一些技巧性事务也可使文字水平在短期内、在面貌上有很大的改观。本次讲座从“3、4、5”三个数字出发，将常见的公文写作技巧拆分成“会议记录3要素”、“电子邮件4提示”和“负分公文5宗罪”三个部分，并将结合实际，结合案例对公文写作进行讲解。
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一、会议记录3要素
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: S, Z0 M! z% X u2 p3 g& ?' w 1、准备工作细致到位（前期）
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; K( d+ L" Q9 v5 n 会前记录人要对会议议题、主要内容进行详细了解，对以往相关会议讨论情况，会议
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& v# U/ M8 o h' n8 V决议等做到心中有数。 " |& ^% J# m y: M9 {6 c( T9 j: E
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现场可采用文字纪录、录音记录等方法相结合，以确保内容全面准确，这实际上是对准备工作提出了更高的要求。 8 i* V, p* ^: i) j! L6 M& x/ Q
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记录人应提前到达会场，并事先做好调试设备等准备工作，更好地协调参会人入场就座。
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2、记录完整真实
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; [* S+ |+ m) F9 N 完整的会议记录包括会议名称、地点、起止时间、主持人、记录人、参会人员、列席人员、缺席人员、会议讨论议题、会议主体内容等等。 / O7 M v+ @+ S% [
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3 k# r l: B! w- g真实的会议记录要求记录人忠实记录会议召开时候的场景，强调真实性与客观性，不能夹杂个人观点，语言使用准确得当。 4 ?5 f% P7 T: f4 `
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3、整理准确及时
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会上记录只能是一个草稿，结束后应该尽快整理成稿，使要素完整、文通字顺、格式规范。主要有三方面的工作。 9 a! Z; M5 p/ G" F' o% O
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一是对记录内容查漏补缺； : e6 C2 F, k9 n+ A" U- |
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二是对人名、地名、机构名、事件名等专有名词逐一核实；
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三是对记录文稿进行全面整理，确保记录体例统一。 ) R9 F2 u, F! i! C1 x: h' L J
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二、电子邮件4提示
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/ d% E( ?, [" p" R _5 ]1 _. P: y 1、信箱名称
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首先要选择有公信力的运营商，不要使用QQ邮箱，而应使用163邮箱、pku邮箱等等。其次要避免使用不规范的邮箱名称，不应使用像“奶油小草莓”等非专业名称，邮箱名称应尽量使用姓名拼音或姓名拼音与出生年份的组合等。
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2、邮件标题
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邮件标题应直奔主题。汇总信息类邮件时要标明来源，例如加括弧或者FROM XX部门等。方便信息汇总时也给收件人更好地专业印象。倘若将这一点形成习惯还会带来很多意想不到的益处。 7 f9 y( ]* _9 F! }/ R" `5 I
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3、邮件正文 3 Y# @% q; c/ r0 i
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1 G# @+ @6 f3 r邮件正文应注意格式的完整度。对于一些连续完整的事务性工作，可适当简化落款和抬头。应时刻注意自己代表一个机构发言，因此规范的正文格式会给对方更好的专业印象。 5 v& p$ z0 b2 B u
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6 A% o' k" z# W3 V$ [' I行文语气根据不同对象考虑，尽量多用敬语。 - D7 ~9 P0 R3 r/ F# h
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$ u$ e7 C0 v+ y$ p Q1 l7 ~4、邮件附件 ( m& ]% p0 S' a8 Y! O
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/ M* H4 @) k, C' {, R* y名称清晰规范，注意反复核查。
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注意软件版本，不同版本在兼容性上可能会出现一系列问题。 3 ?2 s- K% m3 w* I/ Z4 u6 E. Q
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提前了解对方阅读习惯，如果在手机上阅读的话，可以直接发送而不要发送压缩包。
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三、负分公文5宗罪 & s6 e8 X4 _! O# p
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为什么会给一篇公文打负分？可能出现了以下几种问题，包括文种选择错误、核心词汇使用混乱、描述性词汇缺乏单调等。
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7 c) \) \+ v# d6 ~: i1.文种选择错误
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公文文种只有15种，分别为 【决议】、【决定】、【命令】、【公报】、【公告】、【通告】、【意见】、【通知】、【通报】、【报告】、【请示】、【批复】、【议案】、【函】、【纪要】。 ! e. }2 k! C( Q) U7 V% X$ `5 h
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公文分为上行文、平行文、下行文。上行文是下级向上级，平行文是平级单位，下行文是上级机关向下级发文。
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（1）文种选择的重要性 ; S2 F% h m7 C T3 p* r9 C) U" F" X
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% K$ q9 t1 p6 r0 C1 P+ P$ m在机关间运行有规律可循。上行文常用【议案】、【报告】、【请示】；平行文常用【通知】、【函】等；下行文常用【命令】、【指令】、【决定】等。特别的是，【意见】可用作三种文。名不正则事不顺。 1 W* d) Z' \( \8 E. O: q) [( x
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5 @1 \0 y! e+ |" r公文递交涉及来自不同机关的人，在过程中经办人员不同。文种选择错误可能会影响公文的流转和事务的办理。 7 S6 _4 S0 w' R& h% }1 { z3 c; e
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（2）常见错误例子
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( {5 _5 y. _& ^2 ~; q7 t, m& a如，【请示】错用成【报告】，以致经办人错分审批领域，导致问题无法及时得到回应。
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b.缺失 7 V4 G" w \7 D. M& S
0 l+ ~9 M2 o2 F8 k: ]0 d 公文应包含发文机关、事由、文中三个要素，缺一不可。例如把公文标题写成新闻标题，导致收文单位无法迅速判断出行文的目的。要判断公文内容是请示问题、提出建议还是报告工作，经办人所要处理的文件量很大，所耗费的时间也长，不利于下一步工作的展开。 + B$ h- n( ~ O$ z
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7 ]: D1 Q+ a3 e/ R6 m3 ^8 gc.非法 ! [- D$ U0 n z& U
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超出15个公文文种，使用【总结】、【要点】、【方案】、【答复】、【汇报】、【建议】等名称。虽然可能不会影响事件走向，但可能会被专业人员质疑工作水平与诚意。 0 _, g; l$ F; R- m, g* t6 U$ O
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d.重叠 * C& ~/ ]: r. O3 `* [: H) N. v
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5 h9 I; _; {3 a( o% i! t9 |1 G! R( J故意把多个文种重叠，让经办人难以处理“请示报告”。但当然也有例外，比如“关于印发《XXX意见》的通知”。 1 k/ e$ o7 q7 I3 w& Z4 Z- G. F: [
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8 M4 U8 C0 I1 e: q2.重要信息重复或者失误 ( M7 I. V) V0 k1 |5 ]/ G; [# R$ t
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% L! y3 D+ ~- J( m “一轮红日映朝阳”，同一项工作内容因类别鉴定不清，在工作总结中变换表达方法，反复出现在多个类别里；在一篇讲话稿中，在形式上分成几个大类，实际上内容大同小异。乍一看还可以，不过详细读下去会发现行文逻辑模糊，一篇文章读下来有不良的阅读感受。
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3.核心词汇使用混乱 7 M0 ?8 V" `0 p" }. G- w
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蔡明和潘长江的春晚小品：小菠萝、小骆驼、小陀螺。同一学院全称、简称、历史叫法、当下叫法在同一篇文章中反复使用，会使阅读者相当混乱。词语使用不规范大多数情况下确实不会导致读者理解文章出现偏差，但是会令读者质疑写作者的水平和诚意。
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4.内容冗长，关键信息严重滞后 & n$ A' E3 T" D
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% \0 U r2 I5 t: b5 Z3 \) L- }特别是写汇报请示类的公文，重要的问题应在最明显的地方点明，之后再对内容进行补充和展开。不要在读者心生厌烦之后再抛出主题。例如写简历的时候要控制内容长度，推己及人，注意精炼。
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5.修饰性词语贫乏单调
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一篇好的文章对核心词汇的要求是凝练统一，但描述性词汇最好丰富多样，形容词副词多一些。多参考之前的优秀名言和流传下来的句子，偶尔出现的不同点缀词汇可能会让人眼前一亮，。多多考虑“用户友好”，考虑受众的观感。一篇好的文章布局和逻辑固然很重要，但是在修辞上的功夫也不可偏废，争取“让全篇都能打进读者的脑筋”。
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" s+ [3 C/ ~) c) G四、结语 ( ?& l9 ^& A* [4 {
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& Z1 c8 B U7 s" Q希望助理们能将今天的培训内容运用在今后的实际写作当中，将这些代代相传的经验与方法更好地在实际运用中传承。不断提升自己的公文写作能力，让自己的工作水平up!up!up!
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